Integrasi bank mitra merupakan topik yang selalu menarik untuk dibahas bersama klien-klien baru eCampuz. Begitu juga dalam artikel kali ini, bersama narasumber salah satu Tim eCampuz, Pak Urip akan menjelaskan mengenai integrasi bank mitra saat proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), registrasi dan herregistrasi kampus. Beliau akan membantu pengguna aplikasi eCampuz agar lebih memahami proses pengelolaan pembayaran kampus yang disediakan oleh aplikasi dan telah terintegrasi dengan sistem informasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Online SIMPONI milik Kementerian Keuangan (Kemenkeu) serta seluruh bank nasional di Indonesia. Setidaknya terdapat beberapa pertanyaan yang dapat menjawab persoalan-persoalan terkait proses eAdmisi hingga alur pembayaran registrasi saat proses PMB. 

Baca juga: Tantangan Implementasi ePembayaran Terintegrasi dengan Bank di Perguruan Tinggi

Berapa institusi bank mitra atau institusi pembayaran yang telah eCampuz support sejauh ini?

Sejauh ini ada 15 bank mitra telah didukung proses integrasinya dalam aplikasi eCampuz, baik itu bank nasional maupun bank daerah. Mencakup pula integrasi dengan kanal-kanal pembayaran seperti SIMPONI atau LinkAja. Khusus SIMPONI, diperuntukkan bagi kampus-kampus di bawah struktural Kemenkeu. SIMPONI memiliki kekhasan tersendiri yaitu proses pembayaran seluruh atau antar institusi harus berada dalam satu jaringan. Misalnya, seluruh politeknik kesehatan (poltekkes) akan bergabung dengan SIMPONI. Hal ini dimaksudkan agar pelaporan PNBP dari poltekkes dapat langsung terlapor dan terhubung jaringannya dengan kementerian kesehatan. Meskipun demikian, SIMPONI juga memiliki sistem pembayaran cukup fleksibel dan hampir semua bank memiliki dukungan untuk proses pembayarannya. Bahkan pembayaran menggunakan SIMPONI dapat dilakukan melalui kantor pos, Indomaret, dan kanal-kanal lainnya yang terhubung.

Bagaimana variasi dari teknologi lain yang eCampuz kembangkan dengan setiap bank mitra?

Pak Urip menjelaskan bahwa variasi teknologi pembayaran dengan mitra bank cukup banyak. Namun, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melaksanakan Memorandum of Understanding (MoU) antara pihak kampus dengan mitra bank. Dalam MoU tersebut terdapat kesepakatan teknis, dimana setiap bank memiliki penawaran teknologi yang berbeda-beda. Misalnya, bank nasional yang telah memiliki standar integrasi tersendiri atau standar untuk pertukaran data. Hal tersebut biasanya muncul dengan nama virtual account. Sementara itu, eCampuz juga memiliki standar yang dikembangkan sendiri dan telah berjalan cukup lama. Contohnya, payment gateway seperti payment.gamatechno.com. Payment gateway tersebut menggunakan standar eCampuz dan telah banyak terintegrasi, kurang lebih 10 bank mitra dari 15 bank nasional.

Baca juga: Sistem Informasi Pembayaran Mahasiswa

Bagaimana proses PMB pada Aplikasi eAdmisi mulai dari pembuatan tagihan sampai diterimanya status pembayaran formulir?

Pak Urip menjelaskan secara umum bahwa proses di Aplikasi ePembayaran berfungsi untuk mendukung proses PMB pada Aplikasi eAdmisi, yaitu setting tarif pendaftaran. Setting tarif pendaftaran akan disesuaikan dengan supply data dari Aplikasi eRegistrasi yang menjadi back office dari eAdmisi. Contohnya, supply data jalur pendaftaran yang akan dibuka dengan menargetkan tanggal pembukaan jalur tersebut hingga tanggal penutupan, serta menampilkan pilihan program studi yang ditawarkan. Setelah itu, proses registrasi pada Aplikasi ePembayaran akan menampilkan detail tarif pendaftaran yang berbeda-beda, tergantung dari gelombang dan jalur masuknya.

Selain itu, tahap selanjutnya ialah pada nomor pendaftaran. Generate nomor pendaftaran nantinya akan menampilkan nomor pendaftaran beserta tagihan dan password yang selanjutnya akan digunakan untuk proses log-in ke eAdmisi. Selanjutnya username atau nomor pendaftaran beserta password akan ditampilkan secara otomatis pada lama eAdmisi. Kemudian setelah status pembayaran berubah, mahasiswa dapat dengan mudah log-in ke laman eAdmisi untuk mengisi data-data yang diperlukan. 

Pak Urip juga menambahkan bahwa variasi yang dilakukan terdapat pada cara memperoleh nomor pendaftaran. Yang pertama, Tim eCampuz merancang host to host (H2H) sebagai standar integrasi dengan bank dan telah berhasil diimplementasikan. Proses dimulai dari kampus mengumumkan jadwal pembukaan pendaftaran beserta jalur atau pun gelombang pendaftaran dengan menampilkan empat digit kode. Empat digit kode tersebut akan digunakan dalam proses pembayaran ke bank yang bekerja sama dengan kampus. Setelah menyebutkan empat digit kode melalui teller bank mitra dan melakukan pembayaran, mahasiswa akan menerima bukti pembayaran yang menampilkan nomor pendaftaran beserta password untuk log-in ke eAdmisi. 

Baca juga: Asiknya PMB Online Pakai eCampuz

Sedangkan cara yang kedua adalah menggunakan virtual account (VA). Cara kedua ini ditempuh karena banyaknya bank mitra yang menuntut untuk melakukan integrasi dengan menggunakan standar VA bank itu sendiri. Hal ini berarti tim eCampuz tidak dapat memaksakan proses pertama untuk dijalankan, maka alur akan berubah dan ada tambahan fasilitas untuk melakukan booking atau pesan nomor pendaftaran. Nomor tagihan yang didapatkan akan digabungkan bersama dengan nomor VA untuk proses pembayaran ke bank. Setelah proses pembayaran selesai, mahasiswa kemudian memperoleh nomor pendaftaran disertai password untuk log-in ke eAdmisi.

Apa permasalahan yang biasanya terjadi saat proses implementasi?

Pak Urip mengatakan bahwa untuk kebutuhan eAdmisi tidak terlalu banyak menghadapi masalah berarti. Biasanya permasalahan ada pada bukti pembayaran yang diterima, yaitu cetak informasi yang kurang jelas terbaca dari pihak bank. Pak Urip menambahkan, untuk saat ini proses pendaftaran atau eAdmisi relatif lancar. Mahasiswa melakukan proses booking dan melakukan pembayaran hingga log-in biasanya hanya membutuhkan waktu satu menit, baik menggunakan standar VA maupun standar H2H.. 

Baca juga: Jangan Khawatir Jalankan PMB Online Saat Pandemi Corona

Bagaimana skema alur pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP)? Apakah memiliki alur konteks yang sama dengan proses eAdmisi?

Untuk proses pembayaran SPP, Pak Urip mengatakan bahwa registrasi mahasiswa baru dilakukan setelah proses pada aplikasi eAdmisi selesai. Proses herregistrasi atau pembayaran tiap semester menggunakan alur yang sama, yaitu dengan menampilkan setting tarif. Setting tarif sebelumnya berupa generate nomor pendaftaran akan digantikan dengan generate tagihan yang akan dibayarkan tiap semester. Pak Urip menambahkan bahwa apapun standar yang digunakan, Tim eCampuz akan menghubungkan tagihan dengan nomor pendaftaran atau NIM. 

Simak videonya: Integrasi Bank Mitra Saat Proses PMB, Registrasi dan Herregistrasi