Sistem Penentuan UKT di Perguruan Tinggi Negeri 

Apa itu UKT?

Uang Kuliah Tunggal atau yang biasa disebut dengan UKT adalah biaya kuliah yang ditanggung oleh setiap mahasiswa dan disesuaikan dengan kemampuan ekonominya. UKT dibagi ke dalam beberapa kelompok, mulai dari yang terendah hingga tertinggi (UKT 1 sampai dengan UKT 5). Setiap mahasiswa akan terdaftar pada kelompok UKT sesuai dengan kemampuan ekonominya sehingga nominal pembayaran antara satu mahasiswa dengan mahasiswa lainnya berbeda.

Sistem UKT merupakan salah satu kebijakan pemerintah yang bertujuan untuk meringankan beban mahasiswa terhadap pembayaran uang kuliah dan diterapkan di seluruh Perguruan Tinggi Negeri (PTN) di Indonesia. PTN tidak diperbolehkan lagi untuk memungut uang BOP, biaya KKN, biaya wisuda, dll karena semua komponen biaya tersebut sudah “dilebur” menjadi satu komponen pembayaran, yaitu UKT. Kebijakan terkait dengan UKT ini tertuang dalam Permendikbud No.55 Tahun 2013 pasal 1 ayat 3.

Penerapan UKT

Salah satu PTN yang menerapkan sistem UKT adalah Universitas Riau (UNRI). UNRI merupakan PTN yang memiliki lebih dari 10 Fakultas dengan lebih dari 50 pilihan program studi. Dalam setiap periode penerimaan, UNRI menerima lebih dari 8.000 mahasiswa baru. Dengan banyaknya jumlah mahasiswa baru, penentuan UKT dapat menjadi suatu hal yang sangat rumit karena penentuan kelompok UKT tidak hanya ditentukan berdasarkan nominal pendapatan orang tua.

8000 orang mahasiswa baru, sungguh merepotkan jika penentuan UKT-nya dilakukan manual satu persatu.

UNRI memiliki banyak komponen penentu kelompok UKT, antara lain: jenis pekerjaan orang tua, jumlah penghasilan kotor orang tua, jumlah tanggungan anak, jumlah tagihan listrik, dll. Yang kemudian komponen-komponen tersebut akan dikonversi menjadi bobot nilai yang akan diolah ke dalam suatu rumus perhitungan untuk menentukan kelompok UKT mahasiswa baru. Bayangkan, apabila penentuan kelompok UKT dari 8.000 mahasiswa baru dilakukan secara manual. Tentu saja akan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk dapat mengolah data dari mahasiswa baru yang begitu banyak itu 😭

Adakah solusi untuk mempermudah proses penetapan UKT?

UNRI merupakan salah satu PTN yang sudah bekerjasama dengan eCampuz sejak tahun 2013. Salah satu sistem yang dibangun di UNRI adalah sistem untuk Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) yang terdiri dari  eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran. Hingga saat ini, sudah banyak fitur pada sistem PMB yang dikembangkan oleh tim eCampuz guna memenuhi kebutuhan UNRI. Pengembangan sistem dilakukan secara berkala sesuai dengan dibuatnya kebijakan baru yang ada di UNRI. Salah satu fitur yang telah dikembangkan adalah fitur penentuan UKT.

Baca juga: Jangan Khawatir Jalankan PMB Online Saat Pandemi Corona

Proses Penentuan UKT (Dulu)

Secara alur aplikasi, aplikasi yang dikembangkan di tahun 2013 ini bisa dibilang cukup sederhana. Pertama-tama, kelompok UKT yang berlaku harus didefinisikan ke dalam aplikasi eRegistrasi, sebagai contoh kelompok UKT 1, 2, 3, 4, dan 5. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan kelompok-kelompok per komponen penentu UKT. Sebagai contoh, komponen penghasilan orang tua dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok rentang penghasilan: kelompok penghasilan 1.000.000 – 2.000.000, kelompok penghasilan 2.000.000 – 3.000.000, dst. Setiap kelompok penghasilan tersebut akan diberikan bobot nilai tertentu yang akan diolah menggunakan suatu rumus penentu UKT untuk menghasilkan index kemampuan orang tua.

Perhitungan index kemampuan orang tua dilakukan secara otomatis oleh sistem setelah calon mahasiswa melengkapi data-data pada saat melakukan pendaftaran melalui eAdmisi. Hasil perhitungan otomatis index kemampuan orang tua ini akan digunakan sebagai acuan untuk menentukan kelompok UKT dari mahasiswa baru (sebagai pendukung keputusan). Karena itu setelah melengkapi data-data komponen penentu UKT, calon mahasiswa baru tidak langsung mendapatkan informasi kelompok UKT yang didapatkannya.

Proses Penentuan UKT (Sekarang)

Melanjutkan pengembangan yang lebih advance, pada tahun 2016 menyesuaikan dengan kebijakan baru ada 3 fitur unggulan yang dikembangkan. Fitur yang pertama adalah penyesuaian komponen dan rumus penentuan UKT sesuai dengan kebijakan yang terbaru. Yang kedua adalah perubahan alur penentuan kelompok UKT. Disini sistem tidak lagi diposisikan sebagai pendukung keputusan saja, tetapi sebagai decision maker. Setelah calon mahasiswa baru melengkapi data-data komponen penentu UKT (finalisasi data), sistem akan langsung melakukan perhitungan index kemampuan orang tua sehingga aplikasi eAdmisi akan langsung menampilkan kelompok UKT yang didapatkannya. Yang ketiga adalah aplikasi eAdmisi dan eRegistrasi diintegrasikan dengan ePembayaran untuk menentukan tarif UKT yang harus dibayarkan oleh calon mahasiswa baru. Setelah melakukan finalisasi data, selain dapat langsung mengetahui kelompok UKT-nya, calon mahasiswa baru juga dapat langsung mengetahui berapa nominal yang harus dibayarkan. Tagihan otomatis ter-generate saat finalisasi data sehingga UKT dapat langsung dibayarkan melalui bank yang sudah bekerja sama dengan UNRI.

Baca juga: eCampuz Memudahkan Kampus dalam Mengelola Registrasi dan Heregistrasi 

Kesimpulan

Apabila kampus menginginkan sistem penentuan UKT yang dapat menghitung index kemampuan orang tua secara otomatis, maka diperlukan komponen dan rumus penentuan kelompok UKT yang telah terdefinisi secara detil. Dengan harapan tim eCampuz dapat membangun sistem yang sesuai dengan kebijakan yang ada. Namun pada kenyataannya, menentukan komponen dan rumus perhitungan index kemampuan orang tua tidak semudah yang dibayangkan. Banyak hal yang perlu dipertimbangkan sehingga tujuan utama dari sistem UKT yaitu meringankan beban mahasiswa terhadap pembayaran uang kuliah dapat tercapai.

Otomasi penentuan UKT memerlukan  komponen dan rumus penentuan kelompok UKT yang telah terdefinisi secara detil.

Namun apabila pihak PTN belum memiliki rumus baku untuk menghitung index kemampuan orang tua, aplikasi eRegistrasi tetap menyediakan fitur penentuan kelompok UKT secara manual. Tarif pembayaran pun tetap bisa dikelompokkan berdasarkan kelompok UKT dan Program Studi mahasiswa sehingga mahasiswa dapat membayar sesuai dengan UKT yang didapatkannya. Salah satu PTN yang telah menerapkannya adalah Universitas Cenderawasih (UNCEN).