Ingin membuat pertanyaan kuisioner tracer study untuk alumni, tapi mulai dari mana ya? ― Sobat eCampuz, semoga kita semua selalu dalam keadaan baik dan sehat yaa. Pelacakan jejak alumni atau yang biasa kita kenal dengan istilah tracer study menurut Kepala LLDikti Wilayah III, Dr. Paristiyanti Nurwardani, M.P., adalah sebuah riset untuk melacak dan mengevaluasi kinerja alumni dalam mencari pekerjaan setelah ia lulus dari perguruan tinggi. Cara yang umum dilakukan adalah melalui pengisian kuisioner yang ditujukan kepada alumni kampus beberapa saat ketika mereka telah lulus.
Dalam artikel kali ini kita akan membahas mengenai seperti apa contoh pertanyaan tracer study di perguruan tinggi dan apa kesimpulan yang bisa diperoleh dari setiap pertanyaan yang diajukan. Kami mencoba rangkum dari materi presentasi Bapak Ir. Ahmad Syafiq, M.Sc, Ph.D., dan Bapak Dr. Bambang Setia Budi, S.T., M.Eng., dalam situs Universitas HKBP Nommensen Medan yang berjudul “Sosialisasi dan Workshop Penelusuran Lulusan melalui Tracer Study – Analisis dan Interpretasi”.
Proses tracer study ini dapat dianggap sebagai sebuah riset menggunakan kuisioner yang ditujukan kepada para alumnus perguruan tinggi mengenai pencarian kerja, situasi pekerjaan dan pengaplikasian kompetensi yang diperoleh selama mereka kuliah. Hal ini biasanya dilakukan oleh kampus setiap 2 tahun sekali.
Apa tujuan dilaksanakannya tracer study bagi kampus?
Tracer Study bagi kampus bertujuan untuk mengetahui bagaimana kabar terakhir dari para alumnus yang dihasilkan pasca kelulusan dan sejauh apa kontribusi perguruan tinggi terhadap kompetensi alumni. Data tersebut kemudian akan menjadi bahan evaluasi bagi kampus dalam perbaikan kurikulum pelajaran untuk menyesuaikan terhadap karir selanjutnya yang sesuai atau selaras dengan program studi yang ditawarkan oleh kampus. Selain itu, hasil dari tracer study tersebut nantinya juga akan dilaporkan ke Dikti untuk membantu program pemerintah dalam rangka memetakan kebutuhan dunia kerja dengan pembangunan pendidikan di Indonesia. Ini juga menjadi nilai tambah bagi kampus dalam proses akreditasi perguruan tinggi oleh BAN-PT.
Lalu, bagaimana bentuk format dan contoh kuisioner yang wajib ada dalam tracer study?
Nah, untuk bentuk format dan contoh kuisioner dapat kita lihat melalui tabel di bawah ini. Sebagai catatan, seluruh informasi yang tersaji dalam tabel tersebut bersumber dari materi presentasi kedua tokoh yang telah kami sebutkan di paragraf awal di atas. Berikut uraian penjelasan lengkapnya.
| Pertanyaan Kuisioner | Analisis dan Interpretasi |
|---|---|
| Identitas Alumni • Nomor Mahasiswa • Kode PT • Tahun Lulus • Nama • No. Telepon/HP • Alamat Email • NIK • NPWP | Pertanyaan pertama kali yang diberikan adalah identifikasi responden untuk kepentingan kroscek database. NIK dan NPWP perlu ditanyakan dalam rangka memungkinkan integrasi dengan sistem data yang lain. Tetapi responden tetap dapat melanjutkan kuisioner meski tidak mengisi NPWP. |
| Jelaskan status Anda saat ini? • Bekerja (full time/part time) • Wiraswasta • Melanjutkan Pendidikan (lanjut ke pertanyaan ke-3) • Tidak Kerja tetapi sedang mencari kerja (lanjut ke pertanyaan ke-4) • Belum memungkinkan bekerja* (lanjut ke pertanyaan ke-4) • Menikah/wajib militer/mengurus keluarga | Pertanyaan untuk mengukur tingkat kebekerjaan lulusan (Graduate Employment Rate) yaitu mengukur berapa proporsi lulusan yang sedang bekerja dengan mengeluarkan mereka yang sedang melanjutkan studi atau belum memungkinkan bekerja (termasuk menikah/wajib militer/mengurus keluarga). Formula yang digunakan adalah: Employment rate = Jumlah mereka yang bekerja penuh waktu dan paruh waktu (termasuk wirawasta)/ Jumlah mereka yang bekerja penuh waktu dan paruh waktu (termasuk wirawasta) + Jumlah mereka yang tidak kerja tapi sedang mencari kerja Data ini juga dapat digunakan untuk mengukur angka pengangguran (catatan: menurut ILO, mereka yang sedang mencari pekerjaan dalam 4 minggu terakhir dihitung sebagai bekerja). Analisis sederhana dapat dikeluarkan persentase dari masing-masing pilihan. Untuk menjawab indikator Kokin adalah pilihan melanjutkan studi dan wiraswasta. |
| Bekerja & Wirausaha (lanjut ke pertanyaan ke-4) Apakah anda telah mendapatkan pekerjaan termasuk bekerja sebelum lulus? • Ya o Dalam berapa bulan anda mendapatkan pekerjaan ? (untuk yg bekerja sebelum lulus diisi 0) – (kriteria : tidak boleh lebih dari 6) o Berapa rata-rata pendapatan anda per bulan ? (take home pay) • Tidak o Berapa bulan waktu untuk mendapatkan pekerjaan pertama Dimana lokasi tempat Anda bekerja? ….. (Drop Down List Provinsi dan Kab.) | Pertanyaan untuk menjawab indikator dalam Kontrak Kinerja mengenai persentase lulusan setahun terakhir yang pernah bekerja dalam 1-6 bulan setalah lulus dan pertanyaan mengenai penghasilan >1.2 UMR. Untuk menjawab indikator Kokin mengenai masa tunggu kerja, tampilkan persentase yang memilih “Ya”. Untuk menjawab indikator Kokin mengenai penghasilan, cek dulu UMR tempat bekerja (sesuai dengan pilihan responden pada pertanyaan Lokasi bekerja), kemudian bandingkan dengan penghasilan yang ditulis oleh responden, tampilkan persentase yang penghasilannya >1.2 x UMR. Untuk menghitung rata-rata masa tunggu kerja, maka hitung rata-rata dari jawaban atas pertanyaan berapa bulan mendapatkan pekerjaan baik pada mereka yang menjawab “Ya” maupun “Tidak” pada pertanyaan “Apakah anda telah mendapatkan pekerjaan/termasuk bekerja sebelum lulus?”. Perhatikan bahwa median biasa digunakan sebagai ukuran nilai tengah karena biasanya masa tunggu kerja tidakberdistribusi normal. Jika berdistribusi normal dapat digunakan mean. |
| Bekerja & Wirausaha (lanjut ke pertanyaan ke-4) (Lanjutan) Kategori tempat bekerja? ….. (Perusahaan Swasta, Nirlaba, Institusi/Organisasi Multilateral, Lembaga Pemerintah, BUMN/BUMD, Wirausaha) • Apa nama perusahaan/kantor tempat Anda bekerja? ….. • Bila berwiraswasta, apa posisi/jabatan Anda saat ini ? ….. (Drop Down List) : o Founder, Co-Founder, Staff, Freelance • Apa tingkat tempat kerja Anda? o Lokal/wilayah/wiraswasta tidak berbadan hukum o Nasional/wiraswasta berbadan hukum o Multinasional/internacional | Pertanyaan untuk menjawab indikator dalam Kontrak Kinerja mengenai persentase lulusan setahun terakhir yang pernah bekerja dalam 1-6 bulan setalah lulus dan pertanyaan mengenai penghasilan >1.2 UMR. Untuk menjawab indikator Kokin mengenai masa tunggu kerja, tampilkan persentase yang memilih “Ya” Untuk menjawab indikator Kokin mengenai penghasilan, cek dulu UMR tempat bekerja (sesuai dengan pilihan responden pada pertanyaan Lokasi bekerja), kemudian bandingkan dengan penghasilan yang ditulis oleh responden, tampilkan persentase yang penghasilannya >1.2 x UMR. Untuk menghitung rata-rata masa tunggu kerja, maka hitung rata-rata dari jawaban atas pertanyaan berapa bulan mendapatkan pekerjaan baik pada mereka yang menjawab “Ya” maupun “Tidak” pada pertanyaan “Apakah anda telah mendapatkan pekerjaan/termasuk bekerja sebelum lulus?”. Perhatikan bahwa median biasa digunakan sebagai ukuran nilai tengah karena biasanya masa tunggu kerja tidakberdistribusi normal. Jika berdistribusi normal dapat digunakan mean. |
| Bila Anda melanjutkan studi …… • Darimana sumber biaya (sendiri/beasiswa) • Apakah Nama Perguruan Tinggi • Jenis Program Studi • Tanggal Masuk / Mulai Masuk Studi Lanjut • Kode PT & Prodi (Drop Down) | Pertanyaan yang menggali lebih jauh mengenai situasi mereka yang melanjutkan studi. Analisis dapat dilakukan dengan menampilkan langsung persentase dari masing-masing pilihan. |
| Sebutkan sumber dana dalam pembiayaan kuliah? • Biaya sendiri/keluarga • Beasiswa ADik (Afirmasi Pendidikan Tinggi) • Beasiswa KIP-K (Kartu Indonesia Pintar Kuliah)/Bidikmisi • Beasiswa PPA (Peningkatan Prestasi Akademik) • Beasiswa Afirmasi • Beasiswa Perusahaan/swasta • Lainnya, tuliskan:………… | Pertanyaan yang sama seperti sebelumnya namun pilihan jawaban dari pertanyaan ini dapat digunakan sebagai break variable (stratifying variable) untuk mengukur keberhasilan suatu program beasiswa. |
| Seberapa erat hubungan antara bidang studi dengan pekerjaan/studi lanjut Anda? • Sangat erat • Erat • Cukup erat • Kurang erat • Tidak sama sekali | Pertanyaan untuk mengukur keselarasan horizontal (kesesuaian pekerjaan dengan disiplin keilmuan). Keselarasan horizontal dalam TS diukur berdasarkan self-assessment dengan menggunakan skala Likert murni. Perlu konsensus yang disebut selaras (saran skor 3-5 = selaras; 1 & 2= tidak selaras), perlu buat variabel baru berdasarkan pengelompokan tersebut. |
| Tingkat pendidikan apa yang paling tepat/sesuai untuk pekerjaan Anda saat ini? • Setingkat lebih tinggi • Tingkat yang sama • Setingkat lebih rendah • Tidak perlu pendidikan tinggi | Pertanyaan untuk mengukur keselarasan vertikal (kesesuaian pekerjaan dengan jenjang kesarjanaan. Kategorisasi respons dibagi menjadi 3: 1 • Selaras (bekerja sesuai dengan level pendidikan) 2 • Under-qualification (bekerja untuk pekerjaan yang membutuhkan level pendidikan lebih tinggi) 3 • Over-qualification (bekerja untuk pekerjaan yang membutuhkan level pendidikan lebih rendah) Biasanya yang dianggap negatif: over-qualification |
| (A) Pada saat lulus, pada tingkat mana kompetensi di bawah ini yang Anda kuasai? (B) Pada saat ini, pada tingkat mana kompetensi di bawah ini diperlukan dalam pekerjaan? Kompetensi yang dimaksud adalah sebagai berikut: • Etika • Keahlian berdasarkan bidang ilmu • Bahasa Inggris • Penggunaan teknologi informasi • Komunikasi • Kerja sama tim • Pengembangan diri | Pertanyaan ini mengukur secara self-assessment mengenai sejumlah item kompetensi utama bagi lulusan perguruan tinggi dari 2 aspek yaitu penguasaan dan kebutuhan dalam pekerjaan. Berguna sebagai masukan bagi perbaikan sistem pembelajaran di perguruan tinggi. |
| Menurut Anda seberapa besar penekanan pada metode pembelajaran di bawah ini dilaksanakan di program studi Anda? Metode pembelajaran yang dimaksud adalah sebagai berikut: • Kuliah • Responsi dan tutorial • Seminar • Praktikum • Penelitian, perancangan, atau pengembangan • Pelatihan militer • Pertukaran pelajar • Magang • Wirausaha • Bentuk lain pengabdian kepada masyarakat | Pertanyaan ini menilai aspek-aspek dalam metode pembelajaran. Berguna sebagai masukan bagi perbaikan sistem pembelajaran di perguruan tinggi termasuk dan terutama mengenai komponen-komponen dalam Kampus Merdeka dan Merdeka Belajar. |
| Bagaimana Anda mencari pekerjaan tersebut? Jawaban bisa lebih dari satu • Melalui iklan di koran/majalah, brosur • Melamar ke perusahaan tanpa mengetahui lowongan yang ada • Pergi ke bursa/pameran kerja • Mencari lewat internet/iklan online/milis • Dihubungi oleh perusahaan • Menghubungi Kemenakertrans • Menghubungi agen tenaga kerja komersial/swasta • Memperoleh informasi dari pusat pengembangan karir fakultas/universitas • Menghubungi kantor kemahasiswaan/ hubungan alumni • Membangun jejaring (network) sejak masih kuliah • Melalui relasi (misalnya dosen, orang tua, saudara, teman, dll) • Membangun bisnis sendiri • Melalui penempatan kerja atau magang • Bekerja di tempat yang sama dengan tempat kerja semasa kuliah • Lainnya: ……………. | Pertanyaan ini menggali metode pencarian kerja dari lulusan. Berguna sebagai masukan bagi evaluasi dan perbaikan sistem pusat karir, terutama aspek rekrutmen. Analisis dapat dilakukan dengan menyajikan persentase dari masing-masing pilihanjawaban. |
| Berapa perusahaan/instansi/institusi yang sudah Anda lamar (lewat surat atau email) sebelum Anda memperoleh pekerjaan? …………. Perusahaan/instansi/institusi Berapa banyak perusahaan/instansi/institusi yang merespon lamaran Anda? …………. Perusahaan/instansi/institusi Berapa banyak perusahaan/instansi/institusi yang mengundang Anda untuk wawancara? ………. Perusahaan/instansi/institusi | Pertanyaan ini mengukur kemulusan transisi (smoothness of transition) dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja yang diukur melalui tiga variabel yaitu: • Banyaknya perusahaan yang dilamar • Banyaknya perusahaan yang merespons • Banyaknya perusahaan yang mengundang wawancara Analisis dilakukan dengan menyajikan persentase dari masing-masing pilihan jawaban. Perbandingan antar berbagai program studi dapat dilakukan untuk membantu penilaian mengenai saturasi dunia kerja untuk program studi tertentu. Pertanyaan ini juga mengindikasikan situasi pasar kerja (semakin banyak lamaran artinya semakin sulit situasi pasar kerja) dan indikasi dari seberapa “berat” upaya yang harus dilakukan oleh lulusan untuk menembus dunia kerja (employability). Intensitas upaya di level individu dapat dilihat dengan membandingkan jumlah lamaran dengan lama masa tunggu kerja. |
| Apakah Anda aktif mencari pekerjaan dalam 4 minggu terakhir? Pilihlah satu jawaban, kemudian lanjut ke • Tidak • Tidak, tapi saya sedang menunggu hasil lamaran kerja • Ya, saya akan mulai bekerja dalam 2 minggu ke depan • Ya, tapi saya belum pasti akan bekerja dalam 2 minggu ke depan • Lainnya………………. | Pertanyaan ini mengukur pengangguran terbuka menurut definisi ILO yaitu mereka yang saat ini tidak bekerja dan tidak aktif mencari kerja dalam 4 minggu terakhir. Karena itu meskipun di pertanyaan situasi kerja menjawab tidak bekerja, tetapi jika di keaktifan mencari kerja dalam 4 minggu terakhir menjawab “ya”, tidak digolongkan sebagai pengangguran terbuka. |
| Jika menurut Anda pekerjaan Anda saat ini tidak sesuai dengan pendidikan Anda, mengapa Anda mengambilnya? Jawaban bisa lebih dari satu • Pertanyaan tidak sesuai, pekerjaan saya saat ini sudah sesuai dengan pendidikan saya • Saya belum mendapatkan pekerjaan yang lebih sesuai dengan pendidikan saya • Di pekerjaan ini saya memperoleh prospek karir yang baik • Saya lebih suka bekerja di area pekerjaan yang tidak ada hubungannya dengan pendidikan saya • Saya dipromosikan ke posisi yang kurang berhubungan dengan pendidikan saya dibanding posisi sebelumnya • Saya dapat memperoleh pendapatan yang lebih tinggi di pekerjaan ini • Pekerjaan saya saat ini lebih aman/terjamin/secure • Pekerjaan saya saat ini lebih menarik • Pekerjaan saya saat ini lebih memungkinkan saya mengambil pekerjaan tambahan/jadwal yang fleksibel, dll • Pekerjaan saya saat ini lokasinya lebih dekat dari rumah saya • Pekerjaan saya saat ini dpt lebih menjamin kebutuhan kel. • Pada awal meniti karir ini, saya harus menerima pekerjaan yang tidak berhubungan dengan pendidikan saya • Lainnya: …………………………… | Pertanyaan-pertanyaan di atas menggali lebih jauh penyebab dari ketidakselarasan baik horizontal maupun vertikal sehingga dapat diperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai situasi ketidakselarasan tersebut. |
Kegiatan tracer study yang dilaksanakan oleh kampus sejatinya adalah untuk kebaikan kampus dan mahasiswa. Melihat masih sering kami jumpai kampus yang mengalami kendala dalam melakukan pelacakan jejak alumni atau tracer study, eCampuz turut hadir menawarkan solusi untuk memudahkan kampus menjalankan aktivitas ini melalui aplikasi eAlumni. Aplikasi tersebut adalah sistem informasi pengelolaan data alumni perguruan tinggi agar database yang dimiliki kampus dapat terstruktur dengan baik. eAlumni berfungsi sebagai media interaksi melalui fitur tracer study.
Tracer study di perguruan tinggi seringkali sulit dilakukan karena beberapa faktor. Pertama, kendala dalam mengumpulkan data dari alumni yang mungkin sudah tersebar di berbagai lokasi. Kedua, kurangnya partisipasi dari lulusan yang sibuk dengan karier atau kehidupan pribadi mereka. Ketiga, keterbatasan sumber daya dan teknologi untuk melacak jejak alumni dengan akurat. Keempat, tingkat perubahan pekerjaan dan karier yang tinggi membuat sulit untuk memahami dampak lulusan perguruan tinggi dalam jangka panjang. Oleh karena itu, perlu adanya strategi yang efektif dan inovatif dalam melaksanakan tracer study guna meminimalkan hambatan-hambatan tersebut.
Fitur-fitur yang tersedia di aplikasi eAlumni salah satunya telah mendukung pelaporan data tracer study ke tracerstudy.kemdikbud.go.id. Selain itu, terdapat fitur lain berupa fleksibilitas untuk input jenis pertanyaan apakah pertanyaan untuk jawaban pilihan ganda atau jawaban kalimat panjang. Penggunaan aplikasi eAlumni tentu sangat mudah bagi yang baru mencoba dan tidak ribet digunakan karena semua sudah ada panduan penggunaan aplikasi.
Demikian sobat eCampuz penjelasan yang dapat kami sampaikan seputar tracer study. Untuk informasi selengkapnya terkait aplikasi eAlumni, sobat eCampuz kami persilahkan untuk menuju etalase produk yang ada di sini. Namun, jika dirasa masih kurang, dapat juga menghubungi melalu chat ke WA official eCampuz. Semoga artikel ini bermanfaat, sampai jumpa di artikel selanjutnya 👋
