Uang Kuliah Tunggal (UKT) dalam Sistem Informasi Akademik eCampuz 

Uang Kuliah Tunggal (UKT) merupakan besaran uang yang dibebankan kepada mahasiswa untuk keperluan biaya perkuliahan berdasarkan golongan dan telah melalui proses seleksi oleh pihak kampus. Secara umum, parameter yang ada pada PTN dalam pembayaran adalah program studi, angkatan studi, dan UKT. Pengelompokan  besaran UKT tergantung pada kebijakan kampus yang biasanya disusun saat rapat pleno.

Uang Kuliah Tunggal adalah biaya kuliah yang ditanggung oleh setiap mahasiswa dan disesuaikan dengan kemampuan ekonomi mahasiswa yang bersangkutan. UKT dibagi ke dalam beberapa kelompok, mulai dari yang terendah hingga tertinggi (UKT 1 sampai dengan UKT 5). Setiap mahasiswa akan terdaftar pada kelompok Uang Kuliah Tunggal sesuai dengan kemampuan ekonomi. Sehingga nominal pembayaran antara satu mahasiswa dengan mahasiswa lainnya berbeda.

Baca juga: Sistem Penentuan UKT di Perguruan Tinggi Negeri

Sistem Uang Kuliah Tunggal merupakan salah satu kebijakan pemerintah yang bertujuan untuk meringankan beban mahasiswa terhadap pembayaran uang kuliah dan diterapkan di seluruh Perguruan Tinggi Negeri (PTN) di Indonesia. PTN tidak diperbolehkan lagi untuk memungut uang BOP, biaya KKN, biaya wisuda, dan lainnya karena semua komponen biaya tersebut sudah “dilebur” menjadi satu komponen pembayaran, yaitu UKT. Kebijakan terkait dengan Uang Kuliah Tunggal ini tertuang dalam Permendikbud No.55 Tahun 2013 tentang Biaya Kuliah Tunggal dan Uang Kuliah Tunggal pada Perguruan Tinggi Negeri, Pasal 1 ayat (3). Berbunyi,

Uang kuliah tunggal merupakan sebagian biaya kuliah tunggal yang ditanggung setiap mahasiswa berdasarkan kemampuan ekonominya.

Pengelolaan data Uang Kuliah Tunggal tentu jauh akan lebih mudah jika tersistem dan terkomputerisasi, seperti kegiatan dalam perguruan tinggi lainnya. Berbicara komputerisasi UKT, jika kebijakan pembagian besaran UKT mahasiswa yang dibuat kampus diimplementasikan ke dalam aplikasi pembayaran milik eCampuz yaitu aplikasi ePembayaran, penyesuaiannya akan sangat mudah. ePembayaran merupakan sistem informasi untuk mengelola pembayaran mahasiswa di perguruan tinggi. Aplikasi ini sudah dapat mengakomodir kebijakan terkait UKT yang ada di kampus, seperti: pembagian Uang Kuliah Tunggal berdasarkan program studi, angkatan studi, jalur masuk, jumlah mahasiswa berdasarkan presentasi, bahkan perbedaan tarif sesuai jam kuliah—misal jika ada pembagian kelas malam dan kelas reguler di kampus.

Baca juga: PMB Online, Kampus Harus Pakai Gak Sih?

Pada tahap registrasi melalui aplikasi eRegistrasi, biasanya mahasiswa akan ditentukan masuk dalam kategori golongan berapa. Faktor-faktor penentu Uang Kuliah Tunggal berada di formulir atau aplikasi pendaftaran mahasiswa. Meskipun besaran UKT ditentukan pada rapat pimpinan, akan tetapi bagian akademik yang menerima ketentuan besaran UKT. Kemudian, berdasarkan skema integrasi aplikasi eCampuz, untuk realisasi tagihan UKT akan tercatat dalam aplikasi keuangan.

Mas Urip, selaku owner salah satu produk sistem informasi di eCampuz, berbagi pengalaman selama mengimplementasikan aplikasi terutama pada pembayaran UKT. Menurut Mas Urip, memang banyak variasi dan parameter dalam menentukan golongan Uang Kuliah Tunggal mahasiswa. Ada kampus yang memiliki 10 parameter, bahkan ada kampus yang memiliki 13 parameter untuk menentukan UKT mahasiswa. Yang paling umum biasanya adalah jumlah pendapatan orang tua, jumlah tanggungan, luas bangunan atau tagihan listrik, dan biasanya disertai slip pembayaran sebagai bukti yang kemudian diunggah. Setelah calon mahasiswa mengisi formulir pada aplikasi registrasi, otomatis pada aplikasi akan langsung memunculkan hasil penentuan besaran Uang Kuliah Tunggal berdasarkan parameter yang ditentukan kampus, walaupun hasil akhir penentuan UKT tetap ditentukan pada saat pleno. Output atau keluaran data registrasi ini, dan semua data yang telah tersedia di dalam aplikasi, dapat digunakan sebagai rekomendasi atau referensi pada rapat pleno.

Baca juga: Tantangan Implementasi ePembayaran Terintegrasi dengan Bank di Perguruan Tinggi

Hampir tidak ada kendala berarti sejauh pengalaman Mas Urip dan Tim eCampuz dalam mengimplementasikan sistem pembayaran (ePembayaran) selama ini. Jika kebijakan pembayaran sudah ditetapkan, aplikasi tinggal diatur (setting) sesuai dengan kebijakan kampus. Jika terjadi perubahan peraturan pada pembayaran, misal setiap tahun terjadi kenaikan tarif UKT, aplikasi ePembayaran tinggal menyesuaikan kenaikan tarif tersebut sebab aplikasi ini sangat fleksibel.