Untuk menjamin proses perbendaharaan di kampus lebih akuntabel, kali ini Tim eCampuz ingin mengelaborasi terkait kapabilitas, fungsi-fungsi, dan fitur yang ada di solusi keuangan eFinansi milik eCampuz. Hal ini diharapkan agar segala bentuk masalah yang biasa ditemui dalam proses perbendaharaan bisa menjadi lebih rapi dan dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan pengalaman tim implementer, di lapangan sering terjadi pembelanjaan barang oleh unit anggaran tidak sesuai dengan rencana anggaran yang telah disusun. Seperti menetapkan anggaran untuk pembelian komputer tetapi dibelanjakan untuk hal lain. Tanpa alat bantu, kejadian semacam ini menjadi sulit dilacak. Selain itu, tanpa alat bantu, tim keuangan di rektorat sering kesulitan untuk mengumpulkan dokumen pendukung (Surat Pertanggungjawaban—SPJ/SPBy) dari unit, untuk menerbitkan Surat Perintah Pembayaran (SPP).
Baca juga: Pengalaman Implementasi Sistem Pengelolaan Anggaran di Perguruan Tinggi
Kampus yang telah memiliki standar panduan lengkap terkait alur-prosedur perbendaharaan sampai menentukan dokumen pendukung yang diperlukan, akan mempermudah unit kerja dan tim pengembang sistem dalam mengembangkan aplikasi keuangan. Kelengkapan standar panduan ini akan membantu unit kerja untuk memahami dokumen-dokumen apa saja yang perlu diserahkan ke rektorat sebagai pertanggungjawaban. Dokumen pendukung ini terkait dengan beragamnya jenis pertanggungjawaban, misal belanja honor perlu ada bukti potong pajak penghasilan, belanja barang mungkin perlu faktur pajak terkait PPN, dan sebagainya.
Sistem Berperan untuk Membantu Kampus Lebih Akuntabel
Rektorat berisiko mengalami kelelahan ketika memproses berbagai dokumen pertanggungjawaban yang banyak dan beragam dari unit kerja tanpa alat bantu sehingga rentan terjadi human error. Sistem dapat menjadi alat bantu yang digunakan sebagai alat kontrol, monitor, dan evaluasi terhadap pemberkasan unit kerja ke rektorat. Sebagai contoh, Tim eCampuz akan menjelaskan model atau fitur di aplikasi eFinansi yang dapat membantu pemberkasan. Aplikasi eFinansi sudah tersusun sedemikian rupa agar alur pemberkasan perbendaharaan tidak ada yang ‘berlubang’.
Dimulai dari menu Pagu Anggaran tiap Mata Anggaran Kegiatan (MAK), semua pagu definitif yang sudah ‘diketok palu’ dan menjadi Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) tidak mungkin salah kamar. Kasus anggaran untuk pembelian komputer yang dibelanjakan untuk hal lain sudah tidak mungkin terjadi karena belanja hanya akan sesuai dengan MAK yang dibuat.
Proses selanjutnya dilakukan di menu Transaksi SPBy. Menu ini ‘terhubung’ dengan menu Pagu Anggaran per MAK, sehingga SPBy yang dibuat tidak bisa di luar hal yang sudah direncanakan. Ketika SPBy dientri oleh unit, mereka tidak sekedar entri ke dalam sistem, akan tetapi juga melampirkan berkas saat proses pengajuan SPBy, seperti misal untuk kegiatan pembentukan tim, Surat Keputusan (SK) pembentukan tim harus dilampirkan. Ketika unit membuat SPJ/SPBy dan akan berlanjut ke pembuatan Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri (SPTB), terdapat proses pemeriksaan dokumen pendukung. Pemeriksaan ini dilakukan di Menu Verifikasi. Bentuknya check list daftar dokumen oleh petugas, dengan bukti dokumen (yang tidak dibuat di dalam sistem) tetap dilampirkan secara fisik.
Ketika membuat SPTB, SPJ/SPBy yang sudah dibuat akan muncul di menu SPTB dan dapat direkapitulasi menjadi satu SPTB sesuai dengan MAK. Jika dibandingkan dengan proses manual, proses rekapitulasi SPTB melalui sistem ini dapat meminimalisir human error. Di dalam sistem, SPTB yang sudah dibuat harus melalui proses persetujuan oleh atasan sebelum masuk ke menu SPP. Pemegang peran untuk proses persetujuan biasanya tergantung keputusan kampus. Jika kampus sudah memiliki banyak unit kerja, persetujuan dilakukan oleh kepala unit kerja masing-masing, akan tetapi jika unit kerja masih sedikit biasanya rektorat masih bisa mengambil alih peran untuk melakukan persetujuan. Sistem sudah dibuat fleksibel agar Menu Persetujuan ini dapat diberikan ke pihak yang sudah disepakati oleh kampus.
Baca juga: Implementasi Sistem Informasi Aset di Berbagai Perguruan Tinggi
Dalam menu Persetujuan SPTB, pemegang peran approver dapat meninggalkan catatan. Jika sudah disetujui dan dokumen berjalan diserahkan, petugas dapat lanjut membuat SPP. SPTB yang sudah disetujui akan langsung muncul di halaman petugas pembuat SPP. Secara kolektif, dari unit kerja sudah mendapatkan informasi dari sistem sampai di mana berkas SPJ yang dikirim. Tanpa alat bantu alias proses manual, rektorat juga perlu waktu untuk melacak sudah sampai mana berkas yang dikirim oleh unit kerja. Selain itu, akses antar unit kerja di aplikasi juga terbatas sehingga tidak memungkinkan unit kerja untuk saling intip, kecuali rektorat yang diberikan akses untuk melihat seluruh proses perbendaharaan unit kerja.
Terkait penomoran Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diberikan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) melalui aplikasi negara, saat ini aplikasi eFinansi sudah memiliki fitur untuk rekapitulasi nomor SPM dan SP2D agar proses perbendaharaan tidak hanya berhenti sampai pada proses SPP. Rekapitulasi nomor SPM yang dientri ke dalam aplikasi eFinansi juga masih mengambil referensi SPP terkait sehingga proses tetap runut.
Demikian hal ini semoga cukup untuk memberikan gambaran kepada teman-teman bendahara kampus, bahwa pengelolaan keuangan di kampus dapat menjadi akuntabel karena ada peran teknologi yang mampu mencatat, memonitor, dan dapat dijadikan rujukan bersama. Rujukan bersama yang dimaksud adalah semua pihak dapat melihat proses berjalannya dokumen agar muncul rasa percaya (trust) bahwa tidak ada proses yang ‘dimainkan’.
