Membangun SIAKAD (Sistem Akademik) Kampus Secara Mandiri

Tahun-tahun belakangan ini hampir segala proses sudah terkomputerisasi, termasuk proses belajar-mengajar di kampus. Kampus mulai beralih dari pendaftaran, pembayaran uang semester, pengajuan KRS, dan manajemen akademik lainnya yang sebelumnya manual menjadi sebuah sistem terintegrasi. Sebagian kampus menggunakan jasa pihak ketiga untuk membangun sistem akademik, sebagian lainnya lebih tertarik membangun SIAKAD secara mandiri.

Membangun sistem sendiri atau menggunakan pihak ketiga, manakah yang lebih baik? Keduanya pasti memiliki kelebihan dan kekurangan. Nah, jika sobat eCampuz termasuk yang memilih untuk membangun SIAKAD secara mandiri, tim eCampuz memiliki beberapa tips persiapan untuk dipertimbangkan.

1. Perencanaan

Apakah kampus sudah memiliki rencana induk dan rencana strategis? Jika jawabannya adalah ‘ya’, maka kampus sudah satu langkah lebih siap untuk membangun sistem sendiri. Rencana-rencana tersebut diperlukan sebagai koridor dalam menyiapkan sistem. RITIK atau master plan IT seharusnya masuk di dalam rencana induk, dan tetap dikawal agar selaras dengan renstra.

Seperti yang sudah pernah dijelaskan di salah satu postingan eCampuz (Blueprint Kampus, 3 Tips Agar Tidak Sia-Sia),  masterplan IT digunakan untuk memperjelas “desain arsitektur setiap domain yang ada dalam implementasi TIK. Diantaranya terkait dengan sistem informasi, data, infrastruktur, sumber daya manusia, tata kelola dan layanan-layanan penting yang menjadi tugas pokok dan fungsi dari institusi pendidikan tinggi.”

Perencanaan dalam membangun SIAKAD yang baik tentu akan melihat sistem dari helicopter view, yaitu melihat dari sudut pandangan yang luas dan sistematik. Sehingga setiap prosedur yang dibuatkan programnya akan bisa saling terhubung. Misal, jika kampus ingin membangun aplikasi akademik online dan aplikasi pembayaran online yang terintegrasi, maka kampus juga perlu menjalin kerja sama dengan pihak bank tertentu terkait dengan pembayaran otomatis. Jika pembayaran masih dilakukan manual, maka kampus hanya akan membuang-buang waktu dan dana.

Hal lain terkait perencanaan juga termasuk dengan mempertimbangkan aplikasi mana yang perlu dibangun terlebih dahulu, karena aplikasi lain akan menggunakan keluaran (output) dari aplikasi tersebut.

Tentu perencanaan seperti ini bukan hal yang mudah. Selain hal yang telah disebutkan di atas, kampus juga perlu memutuskan teknologi apa yang cocok dengan kebutuhan aplikasi kampus, mengikuti perkembangan zaman, dan mempertimbangkan aspek keamanan. Jika sobat eCampuz mengalami kesulitan dalam proses perencanaan, tim eCampuz dengan pengalaman sebagai konsultan selama lebih dari 15 tahun, dengan terbuka menawarkan bantuan untuk menyusun masterplan.

2. Pengawalan implementasi

Setelah memiliki rencana yang matang dan sesuai kebutuhan kampus serta perkembangan teknologi, hal lain yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan adalah proses implementasi. Dalam membangun sebuah sistem akademik yang baik, kampus perlu mengawasi proses pembangunan sistem, termasuk dengan menyediakan SDM dengan kompetensi yang mumpuni.

SDM dalam membantu implementasi ini bukan hanya tim IT yang bertugas membangun sistem tetapi juga staf akademik/non-akademik yang akan menggunakan aplikasi. Aplikasi yang canggih dan mutakhir akan tidak berguna jika tidak digunakan.

Pengalaman tim eCampuz, tahap implementasi sama sulitnya dengan tahap perencanaan. Aplikasi hanyalah alat, tetap manusia (SDM) yang terlibat di baliknya. SDM dapat digerakkan dengan aturan-aturan atau SOP yang dibuat kampus. Dengan rajin meninjau proses implementasi, kampus dapat menjalankan masterplan melalui proses trial and error seminimal mungkin.

3. Konsistensi, perawatan, dan pembaruan

Orang bilang mendapat sesuatu itu lebih mudah daripada mempertahankannya. Jika tahap pertama dan kedua telah berhasil, kampus harus kembali mengerahkan tenaga dalam rangka mempertahankan sistem yang telah dibangun dan berjalan. Tanpa itu, sistem yang dibangun bukan tidak mungkin ditinggalkan setelah beberapa waktu.

Sistem yang sudah dibangun dipertahankan dengan cara terus digunakan dan diperbarui. Sistem yang tertinggal atau tidak diperbarui tentu tidak bisa lagi digunakan. Kampus tetap perlu memantau bagaimana kebutuhan berkembang, baik dari sisi teknologi maupun dari sisi operasional. Misal pada suatu saat, mungkin terjadi perubahan kebijakan kampus terkait pembayaran uang pangkal kuliah. Uang pangkal kuliah berubah jadi bisa dibayarkan menggunakan skema kredit, dibayarkan dengan e-wallet dan bekerja sama pihak fintech. Saat itu tentu aplikasi yang sudah ada perlu dilakukan penyesuaian karena mungkin sebelumnya kampus hanya menerima pembayaran tunai dan pembayaran hanya boleh dilakukan melalui bank konvensional.

Teknologi yang terus bergerak memaksa kita untuk terus meningkatkan kemampuan. Tim IT internal kampus yang membangun sistem juga harus terus mengikuti perkembangan teknologi. Sobat eCampuz juga dapat mempercayakan tim IT sobat eCampus kepada tim eCampuz untuk ikut dalam pelatihan SDM yang kami sediakan.

Setelah membaca beberapa tips dari tim eCampuz, semoga sobat eCampuz dapat semakin jelas untuk menyiapkan hal-hal terkait membangun SIAKAD secara mandiri. Kelebihan sistem yang dibangun sendiri adalah kampus dapat lebih fleksibel dalam mengatur timeline pengerjaan dan memiliki kontrol penuh selama pembangunan sistem. Sedangkan kekurangannya adalah biaya yang mungkin lebih besar dari sisi energi, dan mungkin juga dana.

Jika sobat eCampuz sudah memutuskan untuk membangun sistem secara mandiri dengan segala pertimbangan dan persiapan, dan membutuhkan bantuan baik dalam proses penyusunan masterplan maupun dalam proses pengembangan SDM IT, sobat eCampuz jangan sungkan untuk menghubungi kami. Baca juga: Kisah Sukses SIM KKN UIN SUSKA : Tips Install Aplikasi di Server Minimalis