Seberapa lama rata-rata durasi implementasi Sistem Informasi Akademik, atau eAkademik atau Academic Management System secara umum?

Pertanyaan yang sungguh dinantikan dan jawaban kami adalah, tergantung. Tergantung dari beberapa aspek yang perlu diperiksa dan dipastikan. Bukan jawaban yang asik memang.

 

Aspek pertama implementasi Sistem Informasi Akademik adalah tentang keberadaan SOP

Ketiadaannya berarti mengindikasikan ketidakjelasan peran dan tanggung jawab dalam kegiatan admisi, registrasi, pembayaran mahasiswa, hingga keadministrasian akademik yang tentu sedikit banyak bakal mengganggu harmonisasi integrasi.

 

Aspek kedua terkait Konversi/Migrasi Data

Dari 69 pelanggan eCampuz Cloud yang kami layani, sebagian besar tidak ada kendala dalam proses migrasi data, karena sumber data dipastikan diambil dari Forlap DIKTI. Dari sumber data Forlap, eCampuz rata-rata membutuhkan waktu 1 hari kerja untuk selesaikan migrasi data, dan 1 hari berikutnya untuk menikmati datanya di Sistem Informasi Akademik. Tapi kisah ini tidak selalu terjadi pada awal awal pengembangan di pelanggan eCampuz Suite kami, dengan ragam platform Database Management System yang mereka dapati. Plus, kompleksitas struktur dan ketersediaan Kamus Data (data dictionary). Mendapati tables yang tidak mendukung constraint/relational, juga jadi tantangan tersendiri. Kami sangat dorong konversi data dilakukan dengan data sumber tunggal Forlap DIKTI. Itu akan menyenangkan untuk eCampuz, karena apapun kondisi datanya, pada Forlap DIKTI lagi lah semua data itu berakhir. So mari nanti sama-sama rapihkan data.

 

Aspek ketiga terkait Kerapihan Data

Nyambung dengan kalimat pamungkas di pembahasan aspek sebelumnya, aspek ini salah satu yang penting agar pada kemudian hari, pelaporan Forlap DIKTI benar-benar enak dijalani. Struktur mapping mata kuliah (MK) dengan kurikulum, yang ada di Forlap dengan Sistem Informasi Akademik atau eAkademik, sedikit berbeda. Jangan khawatirkan tentang proses transfer datanya ke Feeder DIKTI, it is all well-handed. eCampuz, dengan ciamik, lakukan otomasinya dengan luar biasa. Maksudnya adalah, tidak ada fleksibiltas data master ketika sebuah master MK sudah terlaporkan. Kode sama untuk nama MK berbeda, pun hanya berbeda huruf, gak possible. Pada dasarnya, kok rasanya Sistem Informasi Akademik doesn’t matter ya hingga pada derajat tertentu, karena pada akhirnya data matters a lot. (Baca juga: Harga Sistem Informasi Akademik Terpadu?)

 

Aspek keempat terkait Integrasi dengan Legacy System atau Pihak Ketiga

Hidup berdampingan dalam damai adalah prinsip yang eCampuz pegang. Sistem Informasi Akademik termasuk aplikasi yang menjadi acuan dan dijaga benar. Sistem Informasi Akademik mendapatkan supply/intake dan juga menyediakan data, dari dan untuk unit kerja lain yang sangat mungkin direpresentasikan oleh sebuah legacy app. Kami sampaikan dalam power points saja biar lebih enak di cerna ya:

  1. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan bank mitra perguruan tinggi, untuk online student payment, dengan segala variasinya baik H2H atau gunakan Virtual Account.
  2. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan Sistem Informasi Keuangan Akuntansi, terkait dengan setiap aktivitas pembuatan tagihan dan pembayaran tagihan yang langsung men-generate aksi perjurnalan.
  3. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan aplikasi pustaka, SLIM misalnya, untuk data anggota, status pinjam dan pembayaran denda, serta status bebas Pustaka yang dibutuhkan sebagai salah satu syarat yudisium.
  4. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan aplikasi Manajemen Aset. Setiap aset yang ada di Perguruan Tinggi, adalah menjadi kewenangan BAU/BAUK/Direktorat Aset terkait penentuan guna ruang. Dalam derajat tertentu, integrasi ini dapat saja diabaikan, namun seiring bertumbuhnya data, integrasi justru jadi wajib ditegakkan. Sistem Informasi Akademik, pun memiliki fitur crud Pengelolaan Ruang, perlu tunduk dengan data ruangan yang dikelola oleh Bagian Aset Universitas, yang diwakili oleh aplikasinya tersebut.
  5. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan platform Learning Management System (LMS), untuk integrasi data students, courses dan lecturers, serta untuk case tertentu, aktivitas mahasiswa pada LMS tersebut.

 

Aspek kelima terkait dengan Organisasi dan Komitmen

Kami taruh aspek ini di pungkasan, agar menjadi perhatian. Mendapati Puskom / TIPD sebagai lembaga adhoc atau menjadi lembaga setara direktorat, tentu saja sudah beda feel-nya, kekuatan negosiasi nya, dan kapasitasnya. Ini nanti berdampak pada kekuatan pengaruh ketika implementasi berjalan. Demokratisasi adalah hal baik, dan itu satu hal. Terkadang pada satu waktu, diperlukan kekuatan pengaruh either berdasarkan komitmen tinggi atau simply, tangan besi. Dapat kami katakan implementasi selalu berhasil ketika pemangku tertinggi, beliau Rektor dan jajarannya, yang memimpin sendiri transformasi itu. Sebuah app, dalam konteks ini Sistem Informasi Akademik, atau bisa apapun, berdiri di atas sebuah sistem kerja, yang dijalankan oleh organisasi. Tingkat kematangan organisasi berpengaruh pada kecepatan implementasi, atau bahkan ketika proses pengembangannya sendiri masih berlangsung.

 

Kembali lagi pada pertanyaan awal: Seberapa lama rata-rata implementasi Sistem Informasi Akademik ? 3-6 bulan, maksimal. Jawaban ini ditetapkan berdasarkan akumulasi implementasi dari 230 perguruan tinggi pelanggan Gamatechno/Solusi Kampus Indonesia. Apakah pakem 3-6 bulan ini? Bisa saja meleset. Cara paling bijak adalah kita bersama melakukan assessment cepat dari 5 aspek di atas. ^^.

 

Kindly visit ke cloud.ecampuz.com ya untuk mendapati apakah kami penyedia saja yang tepat untuk Anda. Features dan self demo tersedia, dan kami siap disapa untuk penjelasan lebih lanjut. Boleh juga baca tulisan kami tentang Sistem Informasi Akademik kami di sini.