eFeeder merupakan sistem layanan informasi berbasis web untuk memudahkan kampus dalam mengelola pelaporan data akademik. Artikel eCampuz kali ini akan mengulik mengenai eFeeder dalam perspektif seorang Manager Software as a Service (SaaS), Mbak Rosalia Erminia. Beliau telah bergabung bersama Tim eCampuz sejak Tahun 2005. Berbekal berbagai pengalaman di perguruan tinggi, beliau mengisahkan ketika menjadi seorang application support untuk pengembangan Sistem Informasi Akademik di Universitas Gadjah Mada (UGM). Sembari mengembangkan aplikasi, Mbak Rosa dan tim juga melakukan riset agar setiap program studi (prodi) dapat melakukan pengelolaan data akademik secara universal dan terintegrasi. Setiap prodi dapat melaporkan data riil akademik kepada executive kampus, yaitu Rektor dan jajaran pimpinan.
Pekerjaan inilah awal sejarah Tim Solusi Kampus Indonesia memiliki pengetahuan dan produk aplikasi akademik terintegrasi. Saat itu, pelaporan data akademik ke Forlap DIKTI masih berbentuk Borang SK-034 atau EPSBED layar biru. Prosesnya adalah file diekspor dahulu ke DBF kemudian disalin ke folder tempat instalasi aplikasi EPSBED. Dilanjutkan dengan login ke aplikasi dan otomatis file akan terunggah. Seiring berjalannya waktu, DIKTI mengembangkan sistem dengan jangkauan lebih luas dan memudahkan tim operator untuk pelaporan. Yaitu, berupa web-loader atau uploader sebelum adanya Feeder PDDikti.
Suka duka dalam implementasi eFeeder
Menurut Mbak Rosa, kampus baru dengan pengelolaan administrasi akademik belum kompleks dan jumlah mahasiswa yang belum begitu banyak. Biasanya memiliki tim operator eFeeder baru dan masih minim pengalaman dalam mengelola data. Sehingga Mbak Rosa dan tim eCampuz membutuhkan effort lebih untuk mendampingi tim operator kampus dari awal. Seperti, menjelaskan cara melengkapi data, alur pelaporan, cara penggunaan sistem, dan lainnya.
Kemudian untuk kampus eksisting, tantangannya adalah data mahasiswa yang kurang lengkap. Hal ini terjadi karena adanya aturan baru, sehingga tim operator harus bekerja ekstra melengkapi data yang kurang. Namun, dengan eFeeder semuanya tersolusikan. Terdapat sebuah fitur dalam eFeeder untuk identifikasi data kurang lengkap sebelum dilaporkan ke Forlap. Dengan demikian tim operator bisa melengkapi data dengan mudah dan cepat.
Kampus yang mengimplementasikan sistem eFeeder, menyampaikan bahwa sistem ini sangat membantu pekerjaan tim operator. Dalam pelaporan data pada periode tertentu, terkadang diperlukan waktu lama. Mulai dari seminggu bahkan sebulan, tergantung jumlah data yang tidak lengkap. Dengan eFeeder tim operator dimudahkan dalam pelaporan, hanya dengan tekan tombol “synchronize” saja tanpa ribet.
“Bagaimana peran eFeeder dalam perbaikan data terdahulu?”
Di dalam eFeeder ada data bersifat terkunci dan tidak dapat diubah. Jika ingin mengubah data, maka harus melapor kepada pimpinan dengan memenuhi beberapa persyaratan. Di dalam eFeeder terdapat fitur untuk melakukan perubahan data. Misalnya, Tahun ini ada aturan baru Nomor Induk Kependudukan (NIK) wajib diisi. Sementara ada data mahasiswa lama yang belum terisi NIK-nya, padahal sudah terlapor di Forlap Dikti. Maka langkah yang harus dilakukan adalah masuk ke aplikasi eFeeder untuk mengisi data. Setelah data terisi, selanjutnya menarik data untuk dimasukkan ke PDDikti. Tim operator hanya perlu menyingkronkan data antara PDDikti dengan Forlap. Sehingga data lama yang sudah terlapor di Forlap dapat diperbarui. Selain itu, eFeeder juga memberikan notifikasi untuk mengetahui jumlah data NIK mahasiswa yang belum terisi.
Mbak Rosa menyampaikan, sebuah aturan baru yang datang tiba-tiba secara mendadak menjadi sebuah momok bagi kampus. Seperti kasus NIK di atas, aturan baru menyatakan bahwa data NIK harus diisi. Otomatis data mahasiswa lama dan yang akan lulus, harus terisi semua dengan lengkap untuk memenuhi syarat kelulusan. Aturan tersebut berimbas kepada tim operator, mereka harus bekerja ekstra dan cepat untuk memperbarui data karena dikejar deadline pelaporan.
Tim IT yang melakukan proses tersebut secara manual, akan sangat kewalahan. Mereka harus rela lembur untuk mencari lembaran file data lama hanya untuk mengisi kelengkapan. Hal ini tentu membutuhkan waktu lama. Namun bagi kampus yang telah memiliki sebuah sistem terintegrasi akan lebih siap menghadapi aturan-aturan baru. Perbaikan data dapat dikerjakan dengan cepat dan mudah. Bagi perguruan tinggi pelanggan eCampuz, kustomisasi eFeeder karena adanya aturan baru tidak dikenakan biaya.
Baca juga: 4 Model Pelaporan Kampus ke Feeder DIKTI
Apa saja upaya kampus agar pelaporan dapat berjalan lancar?
1.Kesiapan Data
Pihak kampus sebelum melaporkan harus memiliki data valid dan lengkap. Seperti, biodata mahasiswa, NIK, dan lainnya. Dalam aplikasi eFeeder, ketika proses mengisi kelengkapan data, terdapat notifikasi atau tanda berbintang untuk pengisian data wajib sesuai ketentuan Forlap Dikti. Sehingga pihak operator mengetahui mana saja data yang belum lengkap.
2.Tepat Waktu
Alangkah baiknya jika tim operator kampus melaporkan data dengan tertib. Tidak terlalu mendekati deadline, hal ini untuk mengurangi kepanikan. Tim operator dapat menyiapkan data jauh-jauh hari agar pekerjaan lebih ringan.
Kenapa perguruan tinggi harus menggunakan eFeeder dari eCampuz?
Pertama, memudahkan pekerjaan dan menyingkat waktu. Dengan menggunakan sistem, tim operator kampus dapat mengelola data lebih mudah dan efisien. Tidak perlu mengalami kesulitan untuk membuka lembaran data lampau secara manual. Apabila menggunakan sistem terintegrasi, tim operator hanya perlu menekan tombol dan secara otomatis sistem akan mencarikan data yang dibutuhkan dengan cepat. Hal tersebut sudah terjadi lengkap dalam aplikasi eFeeder.
Kedua, konsultan bagi operator kampus. Tim eCampuz tidak hanya bertugas sebagai pengembang sebuah sistem. Namun juga sebagai konsultan jika kampus mengalami berbagai macam kendala dalam mengelola data. Baik berupa data yang kurang jelas, adanya aturan baru, atau hal lain pun bisa dikonsultasikan kepada tim eCampuz untuk mencari solusi bersama.
