Artikel kali ini akan mengulas mengenai apa saja instrumen penilaian akreditasi perpustakaan. Memiliki perpustakaan yang nyaman dengan fasilitas lengkap dapat menjadi penunjang aktivitas civitas akademika dan tentu menjadi nilai tambah tersendiri bagi perguruan tinggi. Kualitas perpustakaan perguruan tinggi dapat dibuktikan dengan akreditasi. Akreditasi perpustakaan, seperti yang tertulis dalam situs JDIH Perpusnas, adalah rangkaian kegiatan proses pengakuan formal oleh Lembaga Akreditasi Perpustakaan, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (LAP-PNRI) yang menyatakan bahwa suatu lembaga perpustakaan telah memenuhi persyaratan minimal untuk melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Semakin tinggi skor akreditasi artinya semakin baik perpustakaan tersebut.
Perpustakaan yang baik bukan hanya dilihat dari seberapa besar atau seberapa mewah gedungnya. Dilansir dari pasal 2 Perka No.10 Tahun 2018 tentang Instrumen Akreditasi Perpustakaan Perguruan Tinggi, terdapat 6 komponen instrumen akreditasi perguruan tinggi. 6 komponen tersebut yaitu:
- Koleksi Perpustakaan dengan 26 indikator kunci
- Sarana dan Prasarana Perpustakaan dengan 33 indikator kunci
- Pelayanan Perpustakaan dengan 14 indikator kunci
- Tenaga Perpustakaan dengan 9 indikator kunci
- Penyelenggara dan Pengelolaan Perpustakaan dengan 10 indikator kunci
- Penguat dengan 6 indikator kunci
Seiring dengan kemajuan zaman dan berkembangnya teknologi, penilaian akreditasi perpustakaan juga mempertimbangkan aspek komputerisasi/otomasi pada pelayanan perpustakaan. Pada komponen Koleksi Perpustakaan, misal terdapat indikator kunci pengolahan buku atau monograf. Pilihan paling utama adalah apabila perpustakaan melakukan inventarisasi, klasifikasi, pengkatalogan, labelling, secara otomasi dan memiliki cadangan data tercetak. Masih dari komponen yang sama, terdapat indikator kunci Sistem Otomasi Pengolahan, dengan penilaian utama jika perpustakaan memiliki aplikasi otomasi dengan LAN terkoneksi internet. Juga dari komponen penilaian yang sama, terdapat indikator kunci “Kelengkapan Buku” dengan penilaian utama jika perpustakaan memiliki kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali, label buku, stempel, barcode/chip/RFID (sebagai perangkat otomasi).
Pada komponen penilaian Sarana dan Prasarana Perpustakaan, ada indikator kunci tersendiri untuk Aplikasi Otomasi Perpustakaan. Selain itu, di komponen lain, indikator kunci yang juga terkait dengan komputerisasi adalah Sistem Peminjaman/Pengembalian Bahan Perpustakaan, Penelusuran Informasi ke Koleksi, dan Website Perpustakaan. Dalam indikator kunci Penelusuran Informasi ke Koleksi, yang menjadi poin paling utama adalah jika perpustakaan memiliki Online Public Access Catalog (OPAC) dan katalog manual.
Selain alasan sebagai bahan pertimbangan akreditasi, komputerisasi/otomasi pelayanan perpustakaan perlu dilakukan juga demi meningkatkan kualitas pelayanan. Perpustakaan yang besar dan mewah tanpa komputer yang memiliki OPAC sama saja dengan menyiksa dan membunuh pengunjung secara halus. Kasihan sekali kalau pengunjung harus menelusuri buku atau kartu daftar koleksi perpustakaan yang jumlahnya mungkin ribuan. Belum lagi jika perguruan tinggi memiliki beberapa perpustakaan terpisah, dengan perpustakaan kecil di setiap fakultas dan satu perpustakaan pusat. Pengunjung biasanya akan merasa lebih senang jika bisa mencari koleksi perpustakaan dengan mudah melalui katalog online. Jika katalog online atau OPAC terhubung dengan sistem sirkulasi perpustakaan, pengunjung akan bisa mengetahui apakah koleksi tersebut tersedia atau sedang dipinjam.
Sistem OPAC yang terhubung dengan sistem sirkulasi adalah fitur yang sudah disediakan oleh ePustaka, aplikasi pengelola perpustakaan dari eCampuz berbasis web. Dilengkapi dengan modul koleksi perpustakaan dan modul pengelolaan sirkulasi perpustakaan, pengunjung bisa mencari koleksi perpustakaan, melihat riwayat peminjaman koleksi, dan memesan koleksi untuk dipinjam. Dengan kemudahan ini, pelayanan perpustakaan diharapkan bisa meningkat dan bertambah sudah beberapa indikator penilaian akreditasi.
Bagi perguruan tinggi yang memiliki lebih dari satu perpustakaan, aplikasi ePustaka juga bisa membantu untuk mengelola beberapa perpustakaan. Pengunjung dari Fakultas Hukum, misal, bisa melakukan pencarian buku di perpustakaan Fakultas Ekonomi. Dan jika kebijakan perpustakaan memungkinkan untuk melakukan peminjaman buku antar fakultas, kebijakan tersebut juga sudah bisa didukung oleh ePustaka dengan aplikasi ini sudah mendukung pengelolaan multi library.
Selain ePustaka, eCampuz juga menyediakan mLibrary. Aplikasi berbasis ponsel android yang dapat membantu pencarian koleksi dan peminjaman koleksi. Aplikasi ini juga dapat membantu pengunjung dengan menjadi pengingat tanggal pengembalian buku, agar pengunjung/pemustaka dapat terhindar dari denda.
Dua aplikasi dari eCampuz di atas dapat membantu perpustakaan perguruan tinggi mencentang setidaknya dua indikator kunci akreditasi, yaitu sistem peminjaman/pengembalian bahan perpustakaan jadi sudah terotomasi, dan penelusuran informasi ke koleksi sudah melalui OPAC.
Komponen akreditasi lainnya yang juga dapat diceklis dengan keberadaan aplikasi ePustaka adalah survey kebutuhan koleksi setiap tahun yang dilakukan secara daring (online). Portal aplikasi ePustaka menyediakan fitur usulan buku baru, voting buku, dan kritik saran. Poin penilaian akreditasi tertinggi adalah jika perpustakaan melakukan survey kebutuhan koleksi, dilakukan rutin dengan menyebarkan kuesioner tercetak dan online, serta wawancara. Fitur kritik dan saran dari ePustaka dapat memenuhi indikator kunci kegiatan peningkatan pelayanan perpustakaan dalam survey kebutuhan layanan pemustaka dan kepuasan pemustaka, diversifikasi layanan, pelibatan mahasiswa dalam layanan, dan layanan ekstensi.
Dengan ePustaka dan mLibrary, perguruan tinggi akan semakin mudah memiliki perpustakaan nyaman yang dapat menjadi penunjang aktivitas civitas akademika dan mengejar akreditasi.
