Apa saja yang eCampuz lakukan secara bertahap, ketika akan melakukan setup Sistem Informasi Akademik versi Cloud yang kami branding dengan nama eCampuz Cloud itu? Di tulisan kali ini, semoga rasa penasaran Bapak Ibu terpuaskan. Tahapan demi tahapan yang akan kami ceritakan adalah aktivitas aktual yang kami lakukan.
Namun, sebelum kita bahas apa saja tahapannya, pendahuluan dulu ya pak buk 😁 Versi demo aplikasi akan selalu tersedia di laman cloud.ecampuz.com sehingga siapapun dapat melakukan registrasi mandiri dan menikmati sajian demo yang kami kondisikan dengan cukup apik agar Anda tidak perlu login ke satu per satu aplikasi. Singkat cerita, ketika sudah merasa cocok dan deal secara verbal, Bapak dan Ibu akan kami bawa ke tahap no 2.
Alur Setup eCampuz Cloud
1. Memastikan Kesepakatan Kontrak Kerjasama
Tentunya di tahapan paling awal, Account Manager (AM) kami akan memproses dokumen kontrak kerjasama terlebih dahulu. Pada momen ini juga, AM akan meminta informasi Person In Charge (PIC) dari klien, siapa yang dapat menjadi informan pada waktu persiapan teknis setup aplikasi.
2. Inisiasi Grup Whatsapp
AM membentuk grup Whatsapp (WA) untuk implementasi eCampuz. Yang diundang di dalam grup tersebut adalah tim teknis internal eCampuz dan PIC kampus (diset sebagai admin). Tak terbatas hanya itu saja, pihak kampus diperkenankan untuk menambahkan anggota baru jika memang diperlukan.
3. Collecting Data Requirement
Tahapan selanjutnya kita mulai masuk ke hal teknis nih sobat eCampuz, yaitu tahap collecting data requirement. Tim eCampuz Cloud akan menghubungi PIC kampus untuk mendapatkan data master milik kampus. Data master ini adalah data akademik yang dapat juga berupa data transaksi yang akan digunakan untuk proses selanjutnya, yaitu konversi data. Jenis data yang dapat diserahkan ke kami ada dua macam, yaitu:
Data XLS
Data ini berupa file berformat xls yang sudah kami buat sedemikian rupa templatenya agar bisa diinputkan ke aplikasi melalui proses konversi data. File ini akan kami serahkan jika pihak kampus lebih berkenan memberikan data master dengan melengkapi file excel template konversi dari kami. Apabila kampus bapak ibu sudah secara tertib melakukan pelaporan data ke PDDIKTI, jenis data selanjutnya tentunya terdengar lebih menyenangkan 😁
Data Prefill PDDIKTI
Data Prefill PDDIKTI adalah data yang memuat seluruh informasi tentang perguruan tinggi sejak masa awal pelaporan EPSBED (2002) sampai dengan saat ini.
4. Konversi Data
Aktor dalam tahap ini adalah Database Engineer (DBE) eCampuz. Jika data yang diserahkan berupa file excel template konversi, maka file excel akan langsung diserahkan kepada DBE untuk direstorasi ke dalam database dan dilakukan konversi data. Namun, apabila data yang diserahkan berupa file prefill PDDIKTI, maka Application Specialist kami akan melakukan konversi file prefill menggunakan tools eFeeder Konverter (aplikasi khusus milik eCampuz) ke dalam bentuk DDL (Data Definition Language, berformat ekstensi .SQL) yang nanti akan diserahkan kepada DBE untuk dikonversikan ke dalam database aplikasi eCampuz.
5. Setup Virtual Machine (VM) dan Environment Server
Aktor pada tahap ini adalah Sysadmin. Data yang akan diberikan ke tim Sysadmin adalah :
- Jumlah mahasiswa aktif
- Pemberian nama url aplikasi ecampuz, based on url website kampus
- Aplikasi apa saja dalam package eCampuz yang perlu disiapkan
Apabila konversi data telah selesai dilakukan, maka DBE akan menginformasikan nama database yg telah terbuat itu kepada lead eCampuz, yang selanjutnya akan dimintakan kepada tim sysadmin untuk merestore-nya ke VM Client (atau server Production).
Baca juga: Review Layanan Cloud Server untuk Kampus Anda
6. Personalisasi Aplikasi eCampuz
Tahapan ini dilakukan oleh Application Specialist (AS) eCampuz yang ditunjuk sebagai lead implementor untuk klien tersebut. Proses personalisasi aplikasi eCampuz sebuah klien dilakukan secara mandiri oleh lead implementor melalui halaman setup eCampuz. Kendali atas atribut organisasi, pada setiap aplikasi, ditangani oleh aplikasi ini.
Pada tahap ini, lead implementor juga akan membuatkan akun login Super User untuk PIC yang ditunjuk oleh kampus, agar kemudian ia dapat membuat secara mandiri akun login untuk user lainnya yang ditunjuk sebagai penanggung jawab setiap aplikasi yang ada.
7. Penerbitan Dokumen Informasi Akun
Setelah tahap personalisasi aplikasi eCampuz selesai dilakukan, lead implementor akan menerbitkan dan mengirimkan dokumen URL Akses dan Account Aplikasi kepada PIC Kampus.
8. Pelatihan Penggunaan Aplikasi
Lead implementor akan menyampaikan jadwal pelatihan penggunaan aplikasi melalui grup Whatsapp kepada PIC Kampus dan seluruh user yang nantinya akan menjalankan masing-masing aplikasi. Pelatihan penggunaan aplikasi dapat dilakukan secara onsite di kampus klien atau secara daring (menggunakan aplikasi Zoom). Materi pendukung berupa video tutorial juga disiapkan.
Baca juga: 5 Alasan Penting Transfer Knowledge eCampuz
9. Pendampingan Penggunaan Aplikasi Saat Implementasi
Setelah proses pelatihan penggunaan aplikasi telah dilaksanakan, pendampingan penggunaan aplikasi, tanya jawab, dan diskusi dilaksanakan melalui WA grup.
Selama masa pendampingan dan implementasi eCampuz, lead implementor dapat secara mandiri melakukan update aplikasi di server client melalui halaman setup eCampuz.
Baca juga: Pentingnya Pendampingan Saat Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi Akademik
Log Akses dan Aktifitas Akses dalam Aplikasi eAkademik
Last but not least, pada halaman root aplikasi, terdapat fitur untuk mengetahui log akses dan aktifitas yang dilakukan oleh semua user aplikasi. Log dapat difilter berdasarkan bulan dan tahun yang ingin diketahui oleh seorang administrator.
Jadi, itu dia ritual di dapur eCampuz Cloud untuk aksi setup aplikasi. Bila ada yang ingin didiskusikan, jangan sungkan hubungi kami ya. Tetap semangat 😎
