Seberapa lama rata-rata durasi implementasi Sistem Informasi Akademik, atau eAkademik atau Academic Management System secara umum?

Pertanyaan yang sungguh dinantikan. Dan jawaban kami adalah: tergantung.

Tergantung dari beberapa aspek yang perlu diperiksa dan dipastikan sebelum proses implementasi sistem informasi akademik dilakukan. Bukan jawaban yang paling menyenangkan memang, tetapi itulah kenyataannya.

Aspek Pertama: Keberadaan SOP dalam Sistem Informasi Akademik

Aspek pertama dalam implementasi sistem informasi akademik adalah keberadaan Standard Operating Procedure (SOP).

Ketiadaan SOP mengindikasikan ketidakjelasan peran dan tanggung jawab dalam berbagai aktivitas, mulai dari admisi mahasiswa, registrasi, pembayaran, hingga proses administrasi akademik lainnya. Ketidakjelasan tersebut tentu sedikit banyak akan mengganggu harmonisasi proses dan integrasi sistem informasi akademik secara menyeluruh.

Sebuah sistem informasi akademik yang baik tetap membutuhkan fondasi proses kerja yang matang. Aplikasi yang canggih tidak akan memberikan hasil maksimal apabila proses bisnis yang dijalankan di dalam organisasi belum memiliki aturan yang jelas.

Aspek Kedua: Konversi dan Migrasi Data Sistem Informasi Akademik

Lebih dari 230 pelanggan eCampuz Cloud yang kami layani, sebagian besar tidak mengalami kendala dalam proses migrasi data karena sumber data dipastikan berasal dari Feeder PDDikti.

Dari sumber data tersebut, eCampuz rata-rata hanya membutuhkan waktu satu hari kerja untuk menyelesaikan migrasi data, dan satu hari berikutnya pelanggan sudah dapat menikmati data tersebut di sistem informasi akademik.

Namun, cerita ini tidak selalu sama, terutama pada masa awal pengembangan pelanggan eCampuz Suite. Kami menghadapi berbagai jenis Database Management System (DBMS), kompleksitas struktur database, hingga ketersediaan kamus data (data dictionary). Menemukan tabel yang tidak mendukung constraint atau relasi antar data juga menjadi tantangan tersendiri.

Karena itulah kami sangat mendorong konversi data dilakukan menggunakan sumber data tunggal dari Feeder PDDikti. Akan lebih menyenangkan bagi kami, karena pada akhirnya, apa pun kondisi datanya, Feeder PDDikti adalah tempat seluruh data tersebut bermuara. Jadi, mari kita rapikan data bersama.

Aspek Ketiga: Kerapihan Data pada Sistem Informasi Akademik

Masih berkaitan dengan aspek sebelumnya, kerapihan data menjadi salah satu faktor paling penting dalam keberhasilan implementasi sistem informasi akademik.

Dengan data yang rapi sejak awal, proses pelaporan ke Feeder PDDikti akan jauh lebih nyaman untuk dijalankan. Struktur mapping mata kuliah dengan kurikulum pada Feeder dan sistem informasi akademik memang memiliki sedikit perbedaan. Jangan khawatir tentang proses transfer data menuju Feeder PDDikti—It is all well handled. eCampuz dengan ciamik melakukan otomatisasi proses tersebut.

Hal yang perlu diperhatikan adalah keterbatasan fleksibilitas data master ketika sebuah mata kuliah sudah terlaporkan. Kode yang sama untuk nama mata kuliah berbeda, bahkan hanya berbeda satu huruf, tentu tidak memungkinkan.

Pada akhirnya, sampai pada tingkat tertentu, rasanya sistem informasi akademik tidak terlalu menjadi isu utama. Yang jauh lebih menentukan adalah kualitas data. Karena pada akhirnya, data matters a lot.

Baca juga: Harga Sistem Informasi Akademik Terpadu?

Aspek Keempat: Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan Legacy System dan Pihak Ketiga

Hidup berdampingan dalam damai adalah prinsip yang eCampuz pegang.

Sistem informasi akademik adalah aplikasi utama yang menjadi acuan dan harus dijaga konsistensi datanya. Namun, sistem informasi akademik juga menerima data dari berbagai unit kerja sekaligus menyediakan data untuk sistem lain yang sangat mungkin direpresentasikan oleh aplikasi legacy.

Beberapa contoh integrasi sistem informasi akademik adalah sebagai berikut:

  • Integrasi dengan bank mitra perguruan tinggi untuk online student payment, baik menggunakan skema Host-to-Host (H2H) maupun Virtual Account.
  • Integrasi dengan Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi terkait pembuatan tagihan, pembayaran, serta proses otomatis pembentukan jurnal transaksi.
  • Integrasi dengan aplikasi perpustakaan seperti SLiMS untuk sinkronisasi data anggota, status peminjaman, pembayaran denda, hingga status bebas pustaka sebagai syarat yudisium.
  • Integrasi dengan aplikasi Manajemen Aset yang mengelola data ruang dan fasilitas kampus. Dalam skala kecil integrasi ini mungkin bisa diabaikan, tetapi seiring pertumbuhan data, integrasi menjadi kebutuhan yang tidak dapat ditawar.
  • Integrasi dengan platform Learning Management System (LMS) untuk sinkronisasi data mahasiswa, mata kuliah, dosen, dan dalam kasus tertentu aktivitas pembelajaran mahasiswa.

Semakin banyak sistem yang berjalan dalam lingkungan perguruan tinggi, semakin penting peran sistem informasi akademik sebagai pusat data akademik.

Aspek Kelima: Organisasi dan Komitmen dalam Implementasi Sistem Informasi Akademik

Kami sengaja menaruh aspek ini di bagian akhir agar menjadi perhatian utama.

Mendapati Puskom atau TIPD sebagai lembaga adhoc tentu berbeda rasanya dengan organisasi yang memiliki posisi setara direktorat. Perbedaan ini memengaruhi kekuatan koordinasi, kapasitas pengambilan keputusan, dan pengaruh ketika implementasi sistem informasi akademik berjalan.

Demokratisasi dalam organisasi adalah hal yang baik. Namun dalam beberapa kondisi, dibutuhkan kekuatan pengaruh yang berasal dari komitmen tinggi atau, dalam istilah sederhana, tangan besi untuk memastikan transformasi berjalan sesuai arah.

Dari pengalaman kami, implementasi sistem informasi akademik hampir selalu berhasil ketika pemangku kepentingan tertinggi, yaitu Rektor beserta jajarannya, memimpin sendiri transformasi tersebut.

Karena sejatinya, sistem informasi akademik hanyalah sebuah aplikasi yang berdiri di atas sistem kerja yang dijalankan oleh organisasi. Tingkat kematangan organisasi akan sangat memengaruhi kecepatan implementasi, bahkan ketika proses pengembangannya masih berlangsung.

Jadi, Berapa Lama Implementasi Sistem Informasi Akademik?

Kembali lagi ke pertanyaan awal: seberapa lama rata-rata implementasi sistem informasi akademik?

Jawaban kami adalah 3 hingga 10 hari, maksimal.

Jawaban ini ditetapkan berdasarkan akumulasi pengalaman implementasi pada 230 perguruan tinggi pelanggan Solusi Kampus Indonesia.

Apakah angka 3 hingga 10 hari ini menjadi sebuah pakem yang tidak bisa berubah? Tentu tidak.

Implementasi sistem informasi akademik sangat mungkin membutuhkan waktu berbeda tergantung kondisi masing-masing perguruan tinggi. Cara paling bijak adalah melakukan assessment cepat berdasarkan lima aspek yang telah dibahas sebelumnya.

Kindly visit ecampuz.com untuk mengetahui apakah eCampuz adalah penyedia sistem informasi akademik yang tepat untuk Anda. Fitur dan demo tersedia, dan kami siap disapa untuk memberikan penjelasan lebih lanjut.

Boleh juga membaca tulisan kami lainnya mengenai sistem informasi akademik dan transformasi digital perguruan tinggi.