Penyebaran virus Corona yang masif menyebabkan sebagian besar aktivitas masyarakat menjadi lumpuh. Salah satunya adalah proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) di berbagai perguruan tinggi. Namun dengan adanya sistem, proses PMB dapat dilakukan secara online sehingga calon pendaftar dapat melakukan pendaftaran tanpa harus datang ke lokasi perguruan tinggi yang dituju. Seperti yang telah berlangsung di Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Malang (POLKESMA).
POLKESMA adalah Pendidikan Tinggi Profesional bidang Kesehatan milik Kementerian Kesehatan RI. Berdasarkan SK Menkes RI Nomor: 1207/Menkes/SK/X/2001, Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang merupakan salah satu dari 32 (tiga puluh dua) Politeknik Kesehatan milik Kementerian Kesehatan yang berada di Indonesia. Merupakan gabungan dari 7 (tujuh) Akademi Kesehatan yaitu Akademi Keperawatan Malang, Akademi Keperawatan Lawang, Akademi Keperawatan Blitar, Akademi Kebidanan Malang, Akademi Kebidanan Kediri, Akademi Kebidanan Jember, dan Akademi Gizi Malang yang berpusat di Jalan Ijen No. 77 C, Malang.
Sejak tahun 2019 hingga saat ini, POLKESMA telah bekerja sama dengan eCampuz untuk memberikan pelayanan bagi para calon pendaftarnya melalui aplikasi eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran terintegerasi. Untuk melakukan pendaftaran online, calon pendaftar dapat mengakses website sipenmaru.poltekkes-malang.ac.id dimanapun dan kapanpun selama periode pendaftaran masih dibuka.
Fitur Unggulan PMB Online di POLKESMA
Ada lima fitur unggulan dari sistem terintegrasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan proses PMB di POLKESMA, yaitu:
1. Fitur manajemen pilihan lokasi tes masuk
Pada aplikasi eAdmisi tersedia fitur pilihan lokasi tes masuk sehingga pendaftar dapat memilih lokasi tes masuk yang sesuai dengan lokasi Akademi pilihannya. Fitur ini dibuat berdasarkan kebutuhan POLKESMA untuk mengakomodir 7 Akademi yang ada.
2. Support alur pendaftaran yang berbeda antar jalur masuk
POLKESMA menawarkan berbagai jenis jalur masuk dengan syarat pendaftaran yang berbeda untuk masing-masing jalur masuk tersebut. Contohnya adalah jalur masuk untuk seleksi calon mahasiswa berprestasi. Untuk mengakomodir jalur tersebut, aplikasi eAdmisi dilengkapi dengan inputan data nilai rapor, ujian akhir sekolah, dan tingkatan prestasi. Pendaftar akan diseleksi berdasarkan data tersebut ditambah dengan data hasil ujian masuk di POLKESMA. Sistem eRegistrasi (diakses oleh tim PMB POLKESMA) akan membantu tim POLKESMA melakukan perankingan berdasarkan data-data tersebut.
3. Pengumuman tahap seleksi penerimaan
Proses PMB di POLKESMA terdiri dari beberapa tahap yaitu seleksi administrasi, seleksi berkas, seleksi ujian masuk, seleksi tes kesehatan, dan seleksi akhir penerimaan bagi calon mahasiswa. Dengan fitur pengumuman yang ada di aplikasi eAdmisi, Pendaftar dapat memantau hasil dari setiap tahapan seleksi tanpa harus datang ke POLKESMA.
4. Integrasi dengan bank
Aplikasi ePembayaran terintegrasi dengan sistem pembayaran Bank BRI menggunakan BRIVA API untuk memudahkan pendaftar dalam melakukan pembayaran uang pendaftaran. Pendaftar dapat melakukan pembayaran dari daerah asalnya tanpa perlu datang ke loket POLKESMA. Integrasi sistem pembayaran ini juga memungkinkan pendaftar untuk melakukan pembayaran melalui bank lain selain BRI. Data pembayaran dari BRI terintegrasi secara otomatis ke aplikasi ePembayaran sehingga tim internal POLKESMA dapat melihat laporan pembayaran secara real time.
5. Sistem yang terintegrasi
Aplikasi eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran merupakan sistem terintegrasi sehingga memberikan kemudahan bagi tim internal POLKESMA untuk saling berkoordinasi. Contohnya adalah tim PMB dapat memberikan laporan jumlah pendaftar kepada tim keuangan untuk kemudian dicocokkan dengan data pembayaran yang masuk ke dalam sistem. Data menjadi lebih valid dan dapat dipantau.
Sekilas Mengenai Persiapan Implementasi
Masa pengembangan sistem terintegrasi ini relatif singkat untuk mencapai target implementasi aplikasi. Pengembangan sistem dimulai dengan kegiatan requirement gathering yang bertujuan untuk menggali kebutuhan fungsional dan non fungsional aplikasi yang akan digunakan. Kegiatan ini dilakukan pada Januari 2019. Untuk proses development aplikasi, dibutuhkan waktu selama kurang lebih 2 minggu. Dilanjutkan dengan proses integrasi dengan Bank BRI yang membutuhkan waktu kurang lebih 1 minggu.
Setelah proses development dan integrasi dengan bank selesai, dilakukan application testing untuk memastikan bahwa seluruh proses berjalan dengan baik (quality control). Proses ini dilakukan oleh tim development dari eCampuz. Selanjutnya untuk memastikan bahwa aplikasi telah sesuai dengan kebutuhan POLKESMA seperti yang telah disampaikan pada kegiatan requirement gathering, dilakukan proses User Acceptance Test yang dilakukan oleh tim internal POLKESMA dengan didampingi tim eCampuz.
Secara keseluruhan proses development dan testing membutuhkan waktu kurang lebih 4 Minggu. Sebelum waktu implementasi yaitu pada periode PMB 2019/2020 Gasal, tim eCampuz memberikan pelatihan penggunaan Sistem Terintegrasi kepada tim internal POLKESMA. Setelah proses implementasi Sistem Integrasi, jumlah pendaftar pada periode 2019/2020 Gasal mengalami kenaikan hingga dapat mencapai 6.621 pendaftar 😍
Sistem Terintegrasi yang baik perlu didukung dengan adanya environment yang baik pula, dalam hal ini adalah kemampuan server. Apabila pihak perguruan tinggi memiliki server dengan kemampuan yang baik, maka proses pengolahan data pun dapat dilakukan dengan lebih lancar. Selain itu diperlukan pula Sumber Daya Manusia (SDM) yang mampu mengelola server dengan baik. Apabila kampus belum memiliki server dan SDM yang mampu mengoptimalkan aplikasi, eCampuz dapat memberikan layanan jasa sewa server yang dapat diperbaharui secara berkala.
Baca juga: 6 Tipe Hosting Aplikasi Akademik
Pihak perguruan tinggi tidak perlu cemas untuk keamanan data yang ada. Seperti halnya POLKESMA yang telah menggunakan jasa sewa dan maintenance server dari eCampuz. Perguruan tinggi akan mampu melayani banyaknya animo pendaftar dalam waktu bersamaan dengan spesifikasi Virtual Private Server (VPS) mumpuni.
Tantangan terbesar yang dihadapi oleh tim eCampuz pada proses pengembangan Sistem Terintegrasi POLKESMA adalah singkatnya waktu. Tim eCampuz dituntut untuk dapat menyelesaikan development sesuai dengan target waktu implementasi yang terhitung sangat singkat. Akan tetapi berkat dukungan semua pihak dan tim POLKESMA yang sangat kooperatif, development dapat diselesaikan sesuai dengan target dan implementasi berjalan dengan cukup lancar. Di tengah masa diberlakukannya physical distancing, POLKESMA dapat tetap melakukan proses pendaftaran mahasiswa baru dengan tetap menjangkau pendaftar dari berbagai macam daerah.
Baca juga: Review Layanan Cloud Server untuk Kampus Anda
Tertarik untuk menikmati pengalaman seperti POLKESMA? Tim eCampuz siap mewujudkannya untuk perguruan tinggi anda. Silakan coba demo aplikasinya pada tautan berikut ini.
