Ada teori yang menjelaskan bahwa data merupakan sebuah pondasi dalam sebuah kebijakan. Terdapat 4 tingkatan dalam piramida data: yang paling dasar adalah data, kemudian informasi, selanjutnya pengetahuan, dan puncaknya adalah kebijakan. Artinya, untuk membuat sebuah kebijakan dibutuhkan pengetahuan, untuk mendapatkan pengetahuan, diperlukan informasi, dan informasi dapat diketahui melalui data. Oleh karena data merupakan sebuah pondasi dari sebuah kebijakan dalam pengelolaan perguruan tinggi, maka artikel kali ini akan membahas tentang pentingnya data sebagai bagian dari pengelolaan perguruan tinggi.

Mas Bagas Triaji sudah 10 tahun bergabung di Gamatechno. Sejauh pengalaman Mas Bagas sebagai database engineer, sering ditemukan data-data yang ‘kurang baik’ dari klien, misal ada data tanpa nama atau penambahan data yang dulu belum dibutuhkan tetapi sekarang wajib ada, seperti nomor telepon mahasiswa. Sebelum membuat sistem, harus dibuat arsitektur (sistem) terlebih dahulu. Perlu sebuah kolaborasi yang baik antara kampus dan tim pengembang sistem jika ingin membangun data yang baik sebab yang tahu validitas data adalah kampus sendiri.

Baca juga: Penanganan Migrasi Data Perguruan Tinggi

Persiapkan Hal Berikut Agar Kampus Dapat Mengikuti Perkembangan Kebijakan-kebijakan Pusat

Kampus harus mengikuti regulasi Dikti yaitu melengkapi data mahasiswa dengan atribut-atribut yang mandatori seperti nama, NIM, jenis kelamin, NIK, data perkuliahan dan lainnya. Kampus perlu memperhatikan hal tersebut karena setiap periode kampus harus melakukan pelaporan ke pangkalan data Dikti. Sistem pendukung untuk mengambil sebuah kebijakan tentu bukan hanya dari data yang dibutuhkan Forlap Dikti tetapi juga data-data yang bersifat historis, misalnya prediksi pendaftar tahun depan apakah lebih banyak siswa SMA/SMK. Ketika akan membuat data prediksi, harus memiliki data historis yang baik. Jika data historisnya jelek, maka prediksinya bisa tidak akurat.

Dalam perjalanan karir Mas Bagas, pernah ditemukan kasus kampus yang menggunakan data yang bukan hasil impor data dari Dikti. Mungkin sebelumnya mereka sudah mempunyai aplikasi sendiri tetapi hilang dengan vendor sehingga kesulitan ketika validasi ulang data. Pernah terjadi satu NIM digunakan oleh dua nama mahasiswa, atau dosen sudah meninggal tetapi status data masih aktif. 

Saran dari Mas Bagas untuk Kampus Agar Mengelola Data dengan Baik

Mas Bagas menyarankan agar kampus memiliki sebuah sistem informasi yang baik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan memvalidasi sebuah data. Sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang terintegrasi untuk mengurangi human error.

Mas Bagas dan tim telah mengembangkan sistem eWarning yang berfungsi sebagai peringatan kepada pihak operator yang hendak melakukan pelaporan data agar data yang masih kurang dapat diperbaiki sejak jauh-jauh hari.

Ketika memperbaiki data lama, terkadang klien tidak terima jika data mereka disebut kurang baik. Hal pertama dilakukan dalam perbaikan data adalah berdiskusi dengan klien mengenai data-data yang perlu diperbaiki. Setelah menemukan data-data yang perlu diperbaiki, data lama tersebut dikumpulkan dan setiap prodi melakukan konfirmasi ulang. Data yang masih kurang baik tersebut diperbaiki atau ditambal (patch database). Sistem informasi tidak didesain untuk memperbaiki data—mungkin bisa, tetapi membutuhkan tenaga ekstra. Oleh sebab itu Mas Bagas menggunakan patch database sehingga operator tidak melakukan effort apa pun. Berdasarkan pengalaman Mas Bagas, data kampus yang sering ‘bolong’ adalah data yudisium. Pernah ada data yudisium tidak ada proses kelulusan, SK, dan tanggal kelulusannya—hanya ada keterangan mahasiswa telah lulus. Biasanya data yang masih kurang seperti ini disusulkan oleh pihak operator dalam bentuk Excel.

Baca juga: eFeeder, Solusi Deteksi Dini Ketersediaan dan Kelengkapan Data PDDikti