Kampus harus memiliki Rencana Induk TIK, benarkah demikian?
Pada tanggal 1 Juli 2022, Tim eCampuz menggelar coaching clinic dan membahas Rencana Induk TIK (RITIK). Dalam sesi sharing tersebut dijelaskan tentang mengapa kampus perlu memiliki RITIK. Rencana Induk TIK sendiri adalah penyusunan strategi atau arah pengembangan dari pemanfaatan TIK dalam organisasi. Setiap organisasi yang berencana mengembangkan sistem, diharapkan memiliki RITIK terlebih dahulu.
Dalam coaching clinic tersebut, diilustrasikan bahwa Rencana Induk TIK kampus dapat diibaratkan dengan gambaran sebuah rumah. Luas rumah 120 m² dapat dimisalkan dengan kampus yang memiliki jumlah mahasiswa di bawah 1000. Rumah ukuran ini mungkin memiliki jumlah ruangan yang tidak seberapa banyak dan penghuni yang cenderung lebih sedikit daripada rumah dengan luas 1000 m². Begitu juga kampus yang mengelola mahasiswa yang berjumlah di bawah 1000 pasti berbeda dengan kampus yang memiliki jumlah mahasiswa yang lebih dari 1000. Rumah yang lebih mungil bukan berarti tidak perlu memiliki RITIK, akan tetapi jika jumlah mahasiswa masih sedikit, memiliki Rencana Induk TIK adalah sesuatu yang nice to have, bukan must to have.
Memiliki RITIK bagi perguruan tinggi dengan student body kurang dari 1000 orang merupakan sesuatu yang bersifat nice to have.
Rumah yang hanya memiliki luas 120 m² tentunya tidak terlalu kompleks dibandingkan dengan rumah yang memiliki luas 1000 m². Semakin luas ukuran rumah, maka akan semakin kompleks desain dan fungsi tiap sudut yang ada di rumah tersebut. Rumah yang memiliki 3 ruang, akan lebih ringkas dalam penataan interior maupun eksteriornya. Sebaliknya, rumah yang memiliki 4 ruang dan 2 lantai, pasti akan lebih beragam dalam penataan beserta sistem yang ada di dalamnya. Hal ini serupa dengan Rencana Induk TIK dalam kampus. Kampus yang memiliki jurusan, program studi, dan mahasiswa yang sedikit, RITIK-nya tentu akan berbeda dengan kampus yang memiliki jurusan, program studi, dan mahasiswa yang lebih banyak. Baca juga: Blueprint Kampus, 3 Tips Agar Tidak Sia-Sia
RITIK diperlukan agar rencana pengembangan kampus tidak berjalan sporadis. RITIK adalah wujud komitmen pimpinan dan harus selalu sejalan dengan visi misi perguruan tinggi. Pengadaan sistem yang terpisah sangat mungkin mengacaukan banyak hal ke depan. Jika mengacu pada ilustrasi rumah di atas, penghuni rumah yang ingin menambahkan perabot harus melihat kondisi rumah existing. Penghuni rumah tidak bisa tiba-tiba menambahkan hiasan dinding dan memaku tembok yang di baliknya terdapat instalasi kabel atau pipa karena bisa berakibat fatal. Jika kampus memiliki RITIK, maka pengadaan sistem diharapkan bukan adegan uji coba tambal-sulam karena nantinya investasi dan hasil tidak akan sesuai. RITIK membuat kampus mengenal rumah yang dibangun sendiri, termasuk instalasi kabel dan pipa air agar tidak terjadi kesalahan ketika ada pemasangan perabot tambahan.
Jika kampus memiliki Rencana Induk TIK, maka pengadaan sistem diharapkan bukan adegan uji coba tambal-sulam. RITIK membuat kampus mengenal rumah yang dibangun sendiri.
Rencana Induk TIK harus selaras dengan rencana strategis rektor dan program tahunan, sehingga bisa menjadi panduan bersama bagi para pelaksana. Kampus perlu memotret kondisi existing (saat ini) yang sedang berjalan untuk menjadi acuan. Ketika ingin membangun ulang aplikasi yang sudah ada dan berjalan, harus diamati terlebih dahulu, jangan langsung bangun dan implementasi. Perencanaan ini juga diharapkan bisa dipakai untuk memotret tren ke depan seperti apa. Misal, saat ini ada program MBKM (Merdeka Belajar Kampus Merdeka), sehingga ada blended learning (luring daring). Perlu direncanakan sebelum menjalankan pengembangan dan implementasi aplikasi baru, sistem informasi apa yang sesuai dengan blended learning. Setelah itu lakukan evaluasi sesuai standar, acuannya bisa mengacu pada ISO atau SPMI.
Kebanyakan orang saat ini melihat TIK hanya sekadar pada lingkup aplikasi. Aplikasi dapat dibeli dan dibuat. Tapi yang perlu dipahami juga, bagaimana aplikasi yang dibeli dan dibuat ini dapat digunakan untuk kemajuan institusi. Jangan jadikan aplikasi sebagai tujuan. Aplikasi adalah alat untuk mencapai tujuan, yaitu visi-misi. Inilah mengapa RITIK penting agar dapat menjadi “rel”, agar kampus dapat berjalan menuju visi-misi.
Jangan jadikan aplikasi atau sistem informasi hanya sebagai tujuan.
Berkaca sedikit dari penerapan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik), terdapat empat (4) elemen yang perlu menjadi perhatian, yaitu:
1. Kebijakan
Di kampus, SIAKAD tidak akan jalan jika tidak ada kebijakan. Walau rektor yang saat itu memimpin sudah acc dan ada anggaran untuk periode saat itu, saat pergantian rektor SIAKAD bisa terbengkalai jika tidak ada kebijakan.
2. Tata Kelola
Ini adalah bagaimana sistem berjalan. Misal bicara SIAKAD, SOP KRS nanti akan bagaimana? Semua harus ada SOP-nya. Ini yang disebut dengan tata kelola. Dalam komponen smart city, dikenal infrastruktur, suprastruktur, dan struktur. Tata kelola ini merupakan suprastruktur. Struktur adalah, jika IT digunakan oleh pimpinan untuk mencapai visi misi, harus ada struktur, yaitu unit atau lembaga. Di kampus, minimal ada unit UPT, ada orang-orang yang dipasrahi tugas untuk merencanakan IT ke depan.
3. Manajemen
Ini adalah bagaimana proses tadi bisa berjalan, tentu karena ada rencna. Di manajemen, ada fungsi rencana. Tanpa rencana maturitasnya ada di angka satu alias rendah, ad hoc, sporadis. Jika masih banyak tim di kampus yg bekerja secara ad hoc, maka perlu menjadi perhatian. Komponen manajemen ini juga termasuk dalam komponen suprastruktur.
4. Layanan
Yaitu sistem itu sendiri, dan tidak melulu soal jaringan, komputer dan perangkat. Komponen layanan ini termasuk dalam komponen infrastruktur.
Lebih jauh, mengapa Rencana Induk TIK diperlukan oleh kampus, karena RITIK juga menjadi bagian penilaian akreditasi. Dari artikel terdahulu tentang akreditasi kampus, mengacu pada tujuh standar instrumen akreditasi Ban PT, Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran serta Strategi Pencapaian yang mendapat porsi 2,62% untuk penilaian akreditasi.
Baca juga: Kapan Kampus Harus Mempunyai RITIK?
