Paperless office atau bisa juga dikenal dengan istilah paper-free office adalah sebuah sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi dengan pengurangan atau peniadaan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital.

Ketika kamu membayangkan kata kantor, apa yang akan muncul dalam imajinasimu? Orang-orang berdasi dengan meja yang bertumpuk dokumen dan segala hal yang menyibukkan? Jika iya, maka kamu dapat membayangkan berapa banyak tumpukan kertas di meja dan dokumen-dokumen lain ataupun kepentingan surat menyurat dan penandatanganan kerjasama lainnya.

Atau dapatkah kamu membayangkan seorang mahasiswa tanpa adanya tugas laporan praktikum atau print out materi perkuliahan? Meskipun ada dosen yang tidak membebankan tugas laporan praktikum sebagai salah satu penunjang nilai, namun sebagian besar dosen masih memberi tugas laporan praktikum dan tidak jarang tugas tersebut harus ditulis tangan.

Dari dua analogi tersebut atau jika kamu mengalami salah satunya, tentu kamu bisa membayangkan berapa banyak kertas yang dibutuhkan untuk menunjang kepentingan perkuliahan atau perusahaan agar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sedangkan, dua hal tersebut adalah sebagian kecil ruang lingkup kehidupan.
Tentu dapat dibayangkan sebanyak apa kertas yang dibutuhkan oleh setiap individu.

Pandemi dalam negeri masih belum berakhir. Sudah satu tahun kita membatasi interaksi dengan orang lain dan “memindahkan” ranah kerja kita ke rumah. Jika segala keperluan administratif harus dibuat secara fisik, dengan kata lain menggunakan kertas, maka hal tersebut tentu akan menyulitkan kita. Sebagai contoh, kita harus mengantarkan suatu dokumen ke rekan kerja kita sedangkan situasi saat ini sedang tidak memungkinkan untuk bertemu. Apalagi jika kita berada di zona merah, daerah dengan jumlah kasus COVID-19 yang tinggi, tentunya untuk kebaikan bersama, stay at home adalah “jalan ninja” terbaik. Akan tidak mengenakkan jika kita harus keluar rumah hanya untuk mengantar sebuah dokumen. Maka dari itu, proses digitalisasi akan memudahkan kita dalam mengerjakan pekerjaan kantor ataupun perkuliahan. Contohnya, meminta tandatangan atasan dengan mengirimkan file tersebut ke email, atau mengumpulkan tugas melalui eAkademik ataupun Google Classroom lainnya.

Bisa jadi, karena adanya pandemi membuat kita terpaksa mau tidak mau melakukan proses digitalisasi agar kegiatan perusahaan atau belajar mengajar tetap berjalan. Barangkali kita kaget dan tidak terbiasa karena belum pernah melakukan hal serupa dengan teknologi. Namun, dengan adanya pandemi ini, membuat kita lebih melek teknologi dan tidak gaptek. Terlebih lagi, dengan adanya digitalisasi ini, penerapan paperless office jadi lebih mudah diimplementasikan.

Mengenal Paperless Office

Ngomong-ngomong soal paperless office, apakah kamu pernah mendengar kata itu sebelumnya? Atau justru terdengar asing bagimu? Sebelum kita lebih jauh berbicara tentang paperless office, alangkah lebih baik jika kita mengenal istilah tersebut terlebih dahulu.

Paperless office atau bisa juga dikenal dengan istilah paper-free office yaitu sebuah sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi dengan pengurangan atau peniadaan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital. Atau lebih sederhananya, paperless office yakni menggunakan kertas seminimal mungkin dengan beralih ke digitalisasi dokumen.

“Sebenarnya kenapa sih kita beralih dari kebiasaan pake kertas ke digital? Kan ribet. Dah biasa juga apa-apa pake kertas.”

Mungkin itu salah satu hal yang muncul dalam benak kita, ketika kita menghadapi suatu perubahan. Ribet, harus update, dan jelas harus adaptasi. Yang mana hal ini benar-benar hal yang jarang kita temui sebelumnya.
Kalo generasi milenial mah nggak masalah ya kan, karena generasi ini lahir seiring perkembangan teknologi modern. Namun, beda cerita bagi generasi orang tua kita, yang notabenenya semasa muda belum ada hal semacam ini.

Beberapa Hal yang Dapat Kamu Pertimbangkan Jika Masih Menggunakan Kertas

Lanjut ke bagian ini, berikut beberapa hal mengapa sebaiknya kita mengurangi penggunaan kertas, diantaranya adalah:

Kurang efektif dan efisien

Jika instansi tempat Anda bekerja masih menggunakan kertas dalam proses administrasinya, maka hal tersebut akan memakan ruang, waktu, dan biaya. Karena bisa saja terjadi kesalahan cetak baik dari segi perangkat yang digunakan ataupun human error. Hal ini tentunya merugikan karena kamu harus cetak ulang dokumen, sedangkan hasil cetakan yang tidak terpakai akan dibuang begitu saja. Selain itu, dokumen-dokumen lama yang masih tersimpan membutuhkan ruang penyimpanan dan jika tidak dirawat, bisa saja dokumen tersebut hilang atau rusak.

Kerusakan lingkungan

Kertas dibuat dari kulit kayu yang diolah sedemikan rupa sampai akhirnya dapat digunakan. Semakin kita membutuhkan kertas, maka akan semakin banyak pohon ditebang dan tentunya akan mengganggu ekosistem alam.

Manfaat Menerapkan Paperless Office

Setelah mengetahui beberapa kelemahan penggunaan kertas, kali ini akan dibahas tentang manfaat penerapan paperless office di lingkungan kerja atau perkuliahan yang cocok diterapakan di masa pandemi seperti sekarang, diantaranya adalah:

Mendukung WFH (Work From Home)

Mobilitas yang terbatas membuat banyak pekerjaan mulai dilakukan secara WFH (work from home) sehingga tidak perlu bertatap muka secara langsung hanya untuk mengirim berkas atau kepentingan administrasi lainnya.

Hemat biaya

Proses digitalisasi akan membuatmu lebih hemat biaya. Ongkos pembelian kertas, tinta, printer dapat dialihfungsikan untuk kepentingan lain.

Hemat tempat

Kertas yang menumpuk akan memakan banyak ruang. Terlebih lagi, jika rak atau kabinet sudah penuh, maka akan menyulitkan ketika suatu saat akan mencari dokumen yang diinginkan. Selain itu, lambat laun kertas yang sudah lama menumpuk dapat rusak karena dimakan rayap atau tulisan yang pudar. Oleh karena itu, untuk menghindari hal tersebut, penyimpanan digital akan sangat membantu.

Dapat meningkatkan produktivitas kerja

Dari segi waktu penyelesaian tugas, pekerjaan dengan paperless office dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat karena dalam pelaksananaannya, beberapa pengguna atau karyawan dapat melakukan pengerjaan secara bersamaan. Selain itu, proses digitalisasi akan menghemat waktu pencarian dokumen. Kamu dapat menggunakan beberapa software yang mendukung seperti Document Management System. Software ini menawarkan berbagai kemudahan diantaranya dapat membantumu mencari dokumen atau file. Proses ini jauh lebih cepat dibandingkan harus mencari dokumen fisik diantara berbagai tumpukan kertas.

Menjaga kelestarian pohon

Dengan proses digitalisasi dan paperless office, kamu sudah berkontribusi untuk menjaga lingkungan, mencegah bumi dari degradasi dan deforestasi hutan. Walau manfaat tersebut tidak kita rasakan secara instan, paling tidak kita dapat merasakannya sedikit demi sedikit.

Sampai sini, sudahkah kamu tertarik melakukan paperless office?

Tips Menerapkan Paperless Office

Beberapa hal berikut bisa kamu terapkan untuk menunjang paperless office di tempatmu, diantaranya adalah:

1. Gunakan email untuk kepentingan surat menyurat

Kamu bisa gunakan email untuk menghubungi atau mengirim berkas kepada kolega. Selain penerima dapat menerima pesanmu dalam waktu itu juga, penggunaan email akan membuatmu lebih profesional dibandingkan dengan mengirim berkas melalui media sosial. Karena ada beberapa orang menganggap media sosial miliknya adalah suatu privasi serta hal itu mencegah pesanmu tidak dibaca oleh penerima.

2. Gunakan drive atau penyimpanan awan lainnya untuk berbagi file dengan rekanmu

Google Drive merupakan layanan penyimpanan media atau data secara online atau daring berbasis cloud. Kamu dapat bertukar file atau media dengan rekan kerja dan dapat mengeditnya bersama tanpa harus bertatap muka atau menunggunya untuk mengirim file terlebih dahulu. Selain itu, file yang kalian edit akan otomatis tersimpan namun pastikan kamu selalu terhubung ke internet ya.

Baca juga: Top 5 Platform Free Cloud Storage untuk Backup File

3. Gunakan fitur kalender sebagai pengganti memo

Kamu dapat mencatat dan mengatur agendamu tiap jamnya kemudian dapat kamu hubungkan ke email agar mendapat notifikasi dari setiap agendamu. Fitur ini cocok buatmu sebagai pengingat agar agendamu tidak terlewat.

4. Beralih ke data digital

Tak dapat dipungkiri bahwa peran data digital saat ini sudah bergeser menjadi kebutuhan utama. Selain karena efektivitas dan pengelolaannya yang lebih mudah dan terorganisir, data digital juga dapat lebih fleksibel untuk dikonversi menjadi informasi lain yang lebih berharga. Dengan adanya kemajuan teknologi perangkat lunak yang kian kreatif dan beragam, dokumen fisik sebuah surat saat ini bisa dengan sangat mudah diubah menjadi data digital. Surat dalam bentuk soft file akan lebih mudah dikelola dan didistribusikan, apalagi jika di tempat Anda sudah menggunakan sistem manajemen persuratan yang memiliki fitur distribusi surat.

Baca juga: Sistem Informasi Manajemen Persuratan

Penerapan paperless office pastinya akan menemui beberapa hambatan. Karena semua orang sudah terbiasa menggunakan kertas sebagai media penyaluran informasi, legalisasi suatu dokumen atau surat serta tidak semua orang sudah bersahabat dengan teknologi.

Namun, hal tersebut bukan berarti paperless office tidak dapat dilakukan di lingkungan perusahaan ataupun kampus. Kita hanya perlu pembiasaan dan sosialisasi yang lebih massif agar tetap stay dan lebih aware dengan penerapan paperless office ini.