Mengelola anggaran dalam suatu perguruan tinggi seringkali menjadi salah satu hal yang membutuhkan perhatian secara intensif. Dalam mengelola keperluan semacam itu yang melibatkan beberapa bagian unit kerja dalam suatu institusi, memang akan membutuhkan dukungan dari sejumlah pihak yang terkait dengannya. Hal ini untuk mengusahakan kepastian agar tidak menimbulkan masalah selama proses perencanaan hingga pengeluaran anggaran, atau bahkan saat suatu kegiatan yang memerlukan sejumlah anggaran itu selesai dilaksanakan.
Selain karena mengelola anggaran membutuhkan kerjasama dari berbagai pihak yang menjadi operator dan staf yang mengeluarkan anggaran. Tantangan muncul dalam aspek keuangan di perguruan tinggi adalah dalam hal fase pengelolaannya yang cukup panjang. Dimulai dari perencanaan, perbendaharaan hingga berbagai hal yang berhubungan dengan akuntansi. Menjadi semakin membutuhkan perhatian serius karena dalam sejumlah institusi kampus, terdapat bagian yang terpisah antara bagian perencanaan anggaran dan bagian keuangan yang membutuhkan sinergi dalam mengelola dana ini.
Dengan berbagai tantangan tersebut, dibutuhkan dukungan teknologi untuk memperlancar keperluan dalam mengelola anggaran ini. eCampuz sebagai sistem informasi manajemen perguruan tinggi sudah menyediakannya. Aplikasi eBudgeting yang ada di dalamnya memungkinkan para staf perguruan tinggi khususnya yang terkait dengan urusan pengelolaan anggaran untuk dapat terbantu dalam meningkatkan akurasi dan kemudahan manajemen.
Baca juga: Anggaran Perguruan Tinggi Haruskah Dikelola Dengan Sistem?
eBudgeting dari eCampuz akan dapat meminimalisir beberapa masalah yang berpotensi muncul dalam hal pengelolaan dana untuk kegiatan kampus. Setidaknya ada beberapa masalah yang sering terjadi dan dapat disolusikan melalui pemakaian Aplikasi eBudgeting. Berikut permasalahannya,
- Mengelola Anggaran Secara Manual
Puluhan tahun lalu, pengelolaan anggaran di perguruan tinggi pastinya dilakukan secara manual. Dilakukan dengan mengisi rancangan anggaran dengan tabel yang dibuat secara mandiri oleh pihak kampus dan diinputkan satu per satu melalui tulisan. Seiring perkembangannya, cara tersebut dirasa memiliki kelemahan tertentu. Banyaknya dokumen yang terlibat dalam proses perencanaan anggaran ini dirasa dapat memperpanjang waktu dalam pengerjaan dan verifikasi. Apabila ditemui kesalahan dalam penginputan data, juga membutuhkan lebih banyak usaha untuk memperbaikinya.
Digitalisasi pengelolaan dana melalui eBudgeting dapat mengeliminasi kelemahan tersebut. Proses pemasukan data anggaran keuangan bisa dilakukan dengan lebih cepat sekaligus praktis melalui satu sistem informasi yang dapat terintegrasi.
- Format Dokumen Anggaran yang Tidak Seragam
Terkadang format pelaporan anggaran yang dilakukan secara manual dari kampus memiliki format yang tidak persis sama antara satu bagian dengan bagian yang lain atau dari unit kerja yang berbeda. Hal ini sebenarnya dapat dipahami karena terkadang kebutuhan dari setiap bagian juga dapat berbeda. Meski demikian, keadaan tersebut dapat berpeluang untuk menimbulkan kebingungan saat data disinkronkan atau digabungkan di unit kerja yang lebih tinggi dalam struktur kampus.
Format laporan yang dipakai jika suatu perguruan tinggi menggunakan eBudgeting dalam mengelola keuangannya akan dapat seragam dan meminimalisir masalah di atas. Dalam aplikasi ini, dokumen pelaporannya dapat diintegrasikan dengan mudah. Bahkan bukan hanya format pelaporan yang dibuat seragam, namun juga sudah tersedia referensi anggaran. Sudah ada batas nominal anggaran untuk setiap elemen dari kebutuhan dana yang dapat ditentukan sebelumnya. Jadi, staf keuangan dapat memasukkan data anggaran ini dengan cara yang sama dan jumlah nominalnya juga tidak melebihi batas maksimal yang sudah diatur.
Baca juga: Pengalaman Implementasi Sistem Pengelolaan Anggaran di Perguruan Tinggi
- Data Anggaran yang Kurang Akuntabel
Problem lain yang kadang dapat terjadi dalam mengelola anggaran adalah mengenai data keuangan yang kurang akuntabel atau setidaknya membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengecek akuntabilitas data tersebut. Kebutuhan transparansi anggaran ini bisa lebih susah didapatkan meskipun data yang dimasukkan sudah valid dan sesuai dengan keperluan yang ada. Salah satu sebabnya adalah proses pertukaran data yang tidak real time.
Ketika menggunakan Aplikasi eBudgeting ini, kelemahan tersebut dapat dianulir karena proses pengelolaan data anggaran ini bisa langsung terlihat di waktu yang hampir bersamaan. Beberapa pihak yang mempunyai otoritas untuk memeriksa proses pelaporan anggaran ini dapat dengan lebih mudah untuk melakukan tugas supervisinya tanpa harus menunggu lebih lama.
Masalah lain yang berkaitan dengan hal tersebut seperti lamanya persetujuan dari pejabat yang lebih tinggi yang berwenang melakukan persetujuan atau validasi juga dapat terbantu untuk teratasi. Pejabat yang seringkali sibuk untuk memeriksa satu per satu dokumen anggaran dapat dipermudah dengan menggunakan Aplikasi eBudgeting. Proses pemeriksaannya dapat dilakukan dengan praktis dan dapat diproses di banyak tempat melalui perangkat yang mereka operasikan. Dengan demikian, waktu tunggunya juga dapat dipersingkat.
Optimasi dalam mengelola anggaran melalui digitalisasi menggunakan Aplikasi eBudgeting akan menjanjikan sejumlah keuntungan yang dapat dirasakan oleh banyak pihak di lingkungan kampus. Mulai dari operator bagian terkait hingga pejabat kampus yang berwenang mengawasi anggaran. Berbagai keperluan yang berkaitan dengan aspek anggaran dapat diproses dalam waktu yang lebih singkat sekaligus meningkatkan kemampuan akuntabilitas dan transparansinya.
