Pentingnya Pendampingan Saat Implementasi dan Pemeliharaan SIAKAD 

Pendampingan Implementasi dan Pemeliharaan SIAKAD

Sistem informasi dan teknologi adalah aset berharga yang mampu dukung peningkatan pelayanan dan akreditasi di perguruan tinggi. Memilih layanan sistem informasi akademik terbaik dengan kemampuan menyesuaikan kebutuhan dan anggaran kampus  jadi tugas besar dari pengelola perguruan tinggi. Jangan sampai hadirnya sistem informasi akademik hanya menjadi beban operasional dan beban anggaran saja.

Mengatasi hal tersebut, dibutuhkan komitmen tinggi dari seluruh stakeholder dan tentu saja pemilik layanan sistem informasi akademik agar sukses mengimplementasikan sistem informasi akademik. Komitmen ini selaras dengan strategi implementasi sistem informasi dan teknologi eCampuz. Sebagai sistem informasi akademik berbasis cloud yang memangkas habis biaya pengembangan infrastruktur, eCampuz hadir memberikan pelayanan terbaik dan prima dari mulai proses implementasi .

Beragam masalah yang dihadapi dalam proses implementasi dan pasca implementasi berhasil diselesaikan dengan komitmen eCampuz selama ini. Berikut beberapa contoh kasus yang ditemui langsung oleh tim eCampuz saat proses implementasi dan pasca implementasi di perguruan tinggi yang mungkin Anda hadapi saat mengaplikasikan sistem informasi akademik.

1. STIKES BULELENG

Data nilai mahasiswa yang masih kosong menjadi hambatan saat implementasi eCampuz di STIKES BULELENG. Data yang kosong ini bisa mempengaruhi proses pelaporan feeder DIKTI. Apalagi waktu implementasi eCampuz saat itu bertepatan saat kesibukan pelaporan feeder DIKTI. Meski sempat membutuhkan waktu yang lebih banyak, namun hal tersebut tidak menurunkan komitmen STIKES BULELENG untuk mengimplementasikan  eCampuz. Didukung oleh pendampingan dari tim eCampuz yang tidak kenal lelah, akhirnya eCampuz berhasil diimplementasikan dan berjalan normal tanpa mengganggu proses integrasi.

2. DHYANA PURA

Harus segera digunakan untuk proses penerimaan sistem penerimaan mahasiswa baru, implementasi eCampuz di UNDIRA hanya memiliki waktu yang sempit. Dengan waktu yang ada, tim eCampuz tetap melakukan proses penting dalam implementasi yaitu konversi data dari sistem sebelumnya ke sistem data eCampuz agar sesuai dengan pelaporan format DIKTI.

Komunikasi yang baik antara UNDHIRA dan eCampuz sangat mendukung proses penyelesaian masalah yang ada. Sehingga kampus UNDHIRA bisa tenang fokus pada pengelolaan pendidikan. Sementara permasalahan IT ditangani sepenuhnya oleh eCampuz. 

3. IKIP SARASWATI

Pelaksanaan implementasi eCampuz di IKIP Saraswati dilakukan secara bertahap. Training eCampuz diawali dengan melatih satu operator sebagai pilot project. Kemudian secara bertahan diikuti pelatihan ke penanggung jawab sistem dari tiap program studi.

4. STIEBBANK

eCampuz berhasil diimplementasikan tanpa banyak kendala di STIEB BANK. Proses pergantian operator  yang dilakukan STIEB BANK juga tidak menjadi kendala berarti. Jalur komunikasi dan layanan pasca implementasi yang diberikan eCampuz  mempermudah proses pergantian operator di STIEB BANK.

5. UNMAS Sarawati

Implementasi di UNMAS Saraswati berjalan sangat lancar. Para operator eCampuz sangat antusias pada saat pelatihan dan saat implementasi. Hampir  tidak ditemukan kendala yang berarti saat implementasi. Jalur komunikasi yang disediakan oleh eCampuz dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh operator dengan aktif bertanya. Kunci dari keberhasilan implementasi ini adalah kemauan atau komitmen dari internal UNMAS Saraswati untuk berubah dan maju.

6. Wira Medika dan Indocakti

Kendala di dua kampus ini muncul dalam struktur penomoran nomor mahasiswa/ NIM. Terdapat perbedaan data NIM karena sistem yang digunakan sebelumnya tidak teintegrasi.

Di dua kampus ini, tidak ditemukan banyak kendala. Di Wira Media pengelompokkan NIM berdasarkan kode sekolah asal (SMA) atau pindahan dari kampus lain. Sementara di Indocakti perbedaan nomor ada saat registrasi dengan nomor yang masuk ke sistem akademik. Hal tersebut dapat diatasi dengan oleh tim eCampuz pada saat proses pendampingan.

Seluruh tim eCampuz berkomitmen untuk memberikan yang terbaik untuk kampus-kampus di Indonesia. Komitmen tim eCampuz berupa pendampingan serta fokus ke kebutuhan riil dari tiap kampus. Setiap pengalaman implementasi eCampuz selalu jadi case study tim eCampuz untuk keperluan peningkatan layanan terbaik.