Saat ini membayar berbagai jenis tagihan sudah sangat mudah. Apalagi di era cashless, yaitu sistem pembayaran tanpa uang tunai yang mulai menjadi hal umum hingga muncul istilah cashless society. Hampir semua tagihan dapat dibayar tanpa kita perlu keluar rumah atau datang ke vendor terkait. Hal ini juga mestinya berlaku di dunia pendidikan khususnya kampus. Sekarang ini sudah banyak perguruan tinggi yang menyediakan pilihan kanal-kanal pembayaran tagihan pendaftaran untuk PMB, tagihan semester, maupun biaya kuliah lainnya. Pilihan-pilihan yang tersedia ini tentu memerlukan kerja sama antara pihak kampus dengan pihak bank yang akan menerima pembayaran, juga mungkin pihak ketiga yang menjadi jembatan antara kampus dengan bank.
Jika perguruan tinggi Sobat eCampuz belum memiliki partner perbankan yang dapat mempermudah urusan pembayaran mahasiswa atau mungkin saat ini sedang dalam pencarian memilih partner perbankan mana yang paling pas, maka di artikel kali ini kami akan membagikan tips sekaligus faktor-faktor apa saja yang menjadi penting untuk dipertimbangkan dalam memilih partner perbankan.
Baca juga: Pembayaran SPP Mahasiswa di eCampuz Cloud Beserta Variasi Bisnis Prosesnya
Teknologi Koneksi yang Digunakan Partner Perbankan
Beberapa teknologi yang biasanya ditawarkan oleh pihak bank umumnya ada tiga yaitu, Point to Host, Host to Host, dan Virtual Account. Ketiganya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut ini kami coba rangkum beberapa kelebihan dan kekurangan dari ketiganya.
1. P2H (Point to Host)
Merupakan metode integrasi pembayaran yang (mungkin) paling awal ada. Metode ini mengandalkan pertukaran berkas (seperti via flashdisk atau email). Dikutip dari salah satu artikel yang ditulis oleh Bapak Awaludin Zakaria, berikut adalah kelebihan dan kekurangan metode P2H:
Kelebihan Integrasi Pembayaran Mahasiswa Model P2H
- Merupakan layanan bawaan dari bank, sehingga tidak ada biaya tambahan.
- Untuk tagihan-tagihan yang tidak perlu diantisipasi kedinamisannya, P2H adalah pilihan terbaik. Tagihan-tagihan yang cocok dengan karakter P2H contohnya listrik, telepon, atau tagihan internet.
Kekurangan Integrasi Pembayaran Mahasiswa Model P2H
- Memakan waktu dan tenaga operator kampus untuk menyusun tagihan ke format excel, dan menginterpretasikan output rekaman status bayar per EOD (end of day).
- Mekanisme P2H tidak mentoleransi dinamika tagihan (last minute change).
- Setidaknya pada tahun 2006, belum memungkinkan untuk real-time. Report pembayaran harus menunggu EOD. Tidak mungkin bisa dipercepat.
2. H2H (Hots to Host)
Merupakan metode integrasi yang, berdasarakan artikel yang sama, lebih unggul dari metode lain, setidaknya sampai tahun 2019. Metode ini sederhananya, masih mengutip dari artikel yang sama, adalah host (server) kampus berkomunikasi langsung dengan host (server) bank dengan messaging protocol yang ditentukan. Berikut di bawah ini kelebihan dan kekurangan metode H2H yang disarikan dari artikel tersebut:
Kelebihan Integrasi Pembayaran Mahasiswa Koneksi H2H
- Toleransi yang tinggi atas perubahan tagihan secara tiba-tiba, karena untuk setiap inquiry tagihan, host bank menghubungi (inquiry) langsung ke host kampus. Selama tagihan untuk mahasiswa bersangkutan belum dibayar, perubahan tagihan dari sisi sistem kampus masih memungkinkan.
- Sinkronisasi status pembayaran real time. Ketika mahasiswa membayar di kanal bank, statusnya diteruskan (oleh host bank) ke host kampus saat itu juga. Sistem kampus membaca data ini dan melakukan aksi turunan yang telah ditentukan (sinkronisasi status aktif mahasiswa ke sistem-sistem internal yang membutuhkannya).
Kekurangan Integrasi Pembayaran Mahasiswa Koneksi H2H
- Memakan biaya dan waktu untuk belajar. Tidak mudah membangun komunikasi dengan preferred-messaging-protocol dari bank mitra.
- Ongkos layanan H2H yang tidak sedikit dibebankan ke pihak kampus. Ada bank yang memberikan syarat minimal harus memiliki 5.000 (lima ribu) transaksi per bulan, ada juga bank yang memberikan syarat biaya administrasi tertentu. Bervariasi. Bisa saja juga tidak ada biaya, dengan pendekatan-pendekatan pimpinan kampus kepada pimpinan bank.
3. Virtual Account
Merupakan metode yang belakangan mulai populer dan disukai. Masih mengambil dari sumber artikel yang sama, metode ini menggunakan nomor rekening virtual untuk para mahasiswa yang dibuatkan oleh bank, atas permintaan kampus (interpretasi untuk konteks kampus). Kelebihan dari metode ini adalah mudah diintegrasikan, pelaporannya real-time, dan sejauh ini bebas biaya administrasi.
Respon Cepat dari Tim Support Pihak Bank
Ini perlu dicari tahu baik dengan bertanya kepada beberapa perguruan tinggi lain yang menggunakan bank mitra yang sama, maupun dengan mencoba menggali sendiri dari interaksi dengan pihak bank selama masa pendekatan. Hal ini dimaksudkan agar ketika terjadi kendala, pihak kampus atau pihak ketiga bisa cepat mendapatkan solusi dari masalah yang harus segera ditangani.
Kanal Elektronik yang Tersedia Bagi Mahasiswa
Sobat eCampuz perlu memastikan kanal-kanal pembayaran yang tersedia. Apakah pihak bank hanya menawarkan pembayaran harus melalui ATM atau teller saja? Atau pembayaran juga memungkinkan melalui kanal pembayaran eletronik lain, seperti menggunakan internet banking, mobile banking, atau bahkan QRIS yang sekarang ini sudah semakin masif digunakan.
Semakin banyak kanal elektronik yang disediakan oleh bank, artinya semakin baik karena membuka banyak pilihan bagi mahasiswa. Jika pilihan kanal yang ada terbatas, pastikan Sobat eCampuz memiliki opsi lain jika kanal tersebut mengalami kendala. Sebagai contoh, jika seorang mahasiswa lebih menyukai pembayaran melalui mobile banking, kemudian pada hari itu si mahasiswa mengalami kendala sinyal/wifi, maka sebaiknya opsi pembayaran melalui ATM tetap dapat dilakukan. Sebaliknya, jika mahasiswa itu sedang berada di lokasi yang jauh dari ATM tetapi masih bisa mendapatkan sinyal, maka dia masih bisa bayar menggunakan internet banking atau mobile banking.
Demikian beberapa faktor yang perlu Sobat eCampuz pertimbangkan sebelum memilih bank mitra untuk pembayaran tagihan di kampus. Semoga membantu!
