Revisi anggaran tahun berjalan, terkadang menjadi momok bagi perguruan tinggi negeri (PTN). Kali ini Tim eCampuz akan mengupas kegalauan pengguna aplikasi keuangan untuk perencanaan anggaran dan proses perbendaharaan di PTN. Latar belakang kegalauan ini umumnya adalah kebiasaan untuk mengutak-atik data anggaran ketika pengelolaan masih manual. Ketika beralih ke sistem, unit kerja jadi merasa terlalu diawasi. Padahal hal tersebut memang perlu agar tata kelola keuangan menjadi lebih baik, juga agar membuat pimpinan lebih yakin dan dapat membuat keputusan yang lebih presisi.
Apa Sebetulnya Masalah Umum di Kampus Terkait Penggunaan Aplikasi Keuangan?
Sebelum masuk kepada pembahasan revisi anggaran, mari berkaca dari pengalaman langsung tim implementor Aplikasi eFinansi eCampuz. Kebanyakan unit kerja belum bisa ‘bermimpi’, kira-kira kegiatan apa saja yang akan diadakan pada tahun anggaran besok. Saat menggunakan Excel, unit kerja mungkin terbiasa salin-tempel anggaran kegiatan dari tahun sebelumnya dan nominal anggaran dinaikkan beberapa persen. Namun ada kalanya, pada suatu momen muncul kegiatan yang akan digelar tetapi belum masuk ke dalam anggaran kegiatan yang telah disusun sebelumnya. Hal ini yang menjadi kekhawatiran unit kerja: apakah bisa kegiatan yang tiba-tiba tanpa rencana ini masuk ke dalam sistem?
Sistem informasi memang seharusnya membuat nyaman para pengguna dengan tetap mengedukasi. Meminjam istilah di dunia cyber security, bahwa keamanan selalu berbanding terbalik dengan kenyamanan. Semakin tinggi tingkat keamanan, semakin banyak rasa nyaman yang perlu dikorbankan. Rencana kegiatan anggaran main tembak salin-tempel dari tahun sebelumnya, itu sebetulnya tidak aman dari sisi anggaran—tetapi nyaman dari sisi unit kerja.
Salah satu jalan keluar yang dapat dilakukan unit kerja adalah mengubah kebiasaan salin-tempel itu dan lebih kerja keras untuk ‘bermimpi’, kegiatan apa saja yang ingin dilakukan pada tahun anggaran besok. Dengan begitu, diharapkan dapat meminimalisir revisi anggaran yang bersifat dadakan.
Tim eCampuz akan sedikit bercerita tentang bagaimana proses revisi anggaran menggunakan sistem yang dapat dilakukan dengan aplikasi eFinansi, dengan syarat revisi masih dalam koridor perencanaan dan perbendaharaan yang baik dan benar. Tim eCampuz memahami bahwa sistem diharapkan dapat membantu untuk menata, bukan membatasi secara kaku.
Umumnya, kekhawatiran pengguna sistem keuangan dimulai dari pembuatan transaksi Surat Perintah Pembayaran (SPBy). Ketika teman-teman unit kerja mau mencairkan belanja, mereka bertanya bagaimana bila ada tambahan kegiatan baru, karena di eFinansi ketika akan membuat SPBy, sistem langsung memunculkan kegiatan anggaran yang sudah dibuat. Sebetulnya masalah ini sudah diantisipasi solusinya.
Sistem keuangan eFinansi sudah menyediakan menu untuk operator keuangan melakukan revisi anggaran. Jika ada kegiatan tambahan mendadak dan belum dianggarkan, pihak operator atau bagian keuangan rektorat dapat menyiapkan ‘kamar’ anggaran dengan menambah Pagu Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) terlebih dahulu. Pagu yang ditambahkan dapat dianggarkan sebesar nol rupiah. Hal ini dimaksudkan agar kamar yang baru ditambahkan dapat dilacak riwayatnya, karena aplikasi akan memunculkan nominal awal Pagu kamar tersebut sebesar nol.
Pagu yang baru ditambahkan ini akan muncul pada menu untuk revisi anggaran. Unit kerja atau operator bagian keuangan rektorat bisa menyesuaikan nominal di menu tersebut kemudian pilih simpan. Seperti yang telah disebutkan, sistem juga mencatat riwayat revisi anggaran. Jika kasusnya adalah anggaran yang kamarnya baru ditambahkan pada tahun berjalan, akan tampil dalam riwayat bahwa nominal awal untuk kegiatan tersebut adalah nol. Sebaliknya, jika ‘kamar’ (MAK) tersebut adalah ‘kamar’ lama, akan terlihat berapa pagu awal yang dianggarkan untuk ‘kamar’ tersebut.
Penambahan kegiatan di tengah tahun berjalan ini tidak akan mengubah proses selanjutnya. Kegiatan yang ditambahkan langsung dapat digunakan untuk proses SPBy. Hanya saja, kembali seperti di awal tulisan, sebaiknya revisi anggaran diminimalisir sebab akan terlihat di dalam riwayat anggaran bahwa perencanaan yang dilakukan kurang baik jika banyak revisi.
Penambahan ‘kamar’ anggaran dengan menambah pagu MAK dapat ditentukan juga untuk tahun anggaran kapan, unit kerja siapa, program kegiatan apa, sampai ke komponen. Ketika proses penambahan ini, ada satu proses untuk memberi tanda ceklis sebagai tanda persetujuan pagu agar dapat dibelanjakan. Jika tidak diberi tanda ceklis, ‘kamar’ tambahan ini akan diperlakukan seperti penganggaran negara DIPA yang diberi tanda bintang, yang artinya belum dapat dibelanjakan.
Terdapat satu fitur juga di eFinansi yang dapat membantu operator untuk menyalin anggaran dari tahun sebelumnya, yaitu Salin Pagu. Bagian keuangan di pusat tidak perlu membuat rincian satu per satu jika ada pagu tahun kemarin yang akan digunakan lagi di tahun ini. Fitur ini diharapkan dapat mempermudah kerja rektorat atau pusat.
Sistem juga menyediakan fitur laporan-laporan anggaran yang dibutuhkan oleh pusat (rektorat). Pusat dapat melihat unit kerja A punya pagu berapa, sudah berapa pagu yang direalisasikan, persentase pagu, dan saldo pagu yang tersisa berapa, sehingga monitor dan evaluasi lebih mudah dilakukan oleh pusat.
Fitur revisi anggaran dari eFinansi diharapkan mampu menjawab ‘kegalauan’ bagian keuangan perguruan tinggi di awal artikel. Memang tantangan bagi pengelola kampus ketika sistem informasi diimplementasikan adalah segala sesuatu menjadi termonitor dan terstruktur. Sebuah tantangan juga karena pengelola kampus jadi harus mempelajari sesuatu yang baru, karena kebanyakan orang berpikir jika prosedur sebelumnya tidak bermasalah maka tidak perlu mencoba mencari prosedur yang lebih baik. Akan tetapi dalam organisasi memang harus terus dinamis, menyesuaikan kebutuhan para stakeholder.
