Tahapan dalam Penyusunan RITIK Perguruan Tinggi
Tahapan penyusunan RITIK atau Rencana Induk TIK wajib diketahui oleh para pemangku kepentingan di perguruan tinggi. Mengapa demikian? Karena semua aktivitas di kampus tanpa terkecuali akan melalui proses kajian mengenai dokumen-dokumen strategis yang perlu dipersiapkan. Terkait hal tersebut, setiap institusi perguruan tinggi pasti memiliki rencana strategis (Renstra) yang bersifat tahunan dan dibagi menjadi beberapa tahapan untuk penyusunan RITIK, yaitu:
1. Studi Organisasi & Perencanaan strategis
Hal ini harus dilakukan dalam step awal ketika penyusunan RITIK. Karena rencana strategis kampus inilah impian dari pimpinan tertinggi kampus menuangkan ke dalam sebuah buku berisikan janjinya, dan visi misi yang harus dipelajari juga.
2. Mendefinisikan Arah Strategis
Misal, sebuah perguruan tinggi ingin menjadi green campus pasti harus diturunkan menuju langkah-langkah realistis. Seringkali teknologi informasi masih dilihat sebagai belanja modal, belum disikapi sebagai investasi dimana itu akan menjadi sebuah aset kampus.
3. Mendefinisikan Kebutuhan atau Target Melalui Survey
Untuk mencari sebuah kebutuhan, kampus perlu mengadakan survey agar diketahui keadaan riil di lapangan. Perlu diperbaiki atau ganti baru, kebutuhan yang diperlukan apa saja. Apabila ingin menuju green campus, hal apa saja yang dibutuhkan termasuk dalam rangka mengefektifkan pengeluaran.
4. Menganalisis Kondisi Saat Ini (Baseline)
Perlu dilakukan analisis untuk mengetahui keadaan aset terbaru perguruan tinggi. Misalnya, kondisi pasca pengadaan aplikasi secara besar-besaran. Katakanlah ada 20 aplikasi namun hanya 5 aplikasi terpakai. Padahal arus listrik tetap berjalan, server menyala dan ada biaya hosting yang harus dibayar sehingga memakan pengeluaran lebih.
5. Gap Analysis
Hasil gap analysis akan menjadi pegangan untuk mendefinisikan arsitekturnya akan seperti apa.
6. Mendefinisikan Arsitektur (Business Information System, Technology)
Seperti mendefinisikan arsitektur secara teknologi harus menggunakan apa. Apabila ada aplikasi yang sudah berjalan, apakah akan dilanjutkan atau meningkatkan versinya.
7. Mendefinisikan Peta Jalan (Roadmap)
Menyusun peta rencana kampus. Misal, harus mengembangkan Aplikasi Akademik agar kebutuhan Pelaporan PDDIKTI dapat terfasilitasi.
Tahapan Renstra di atas tidak hanya berlaku pada kampus dengan student body besar. Namun bagi kampus rintisan pun juga memiliki tahapan sama, hanya saja prosesnya tidak serumit kampus besar karena bahan evaluasinya cenderung lebih sedikit. Kampus sering mengasosiasikan penyusunan RITIK sebagai sebuah grand design “sakti” seperti “kitab suci” yang tidak dapat diubah-ubah. Kenyataannya, jika kita bicara mengenai teknologi informasi dinamika begitu cepat bergulir, hal tersebut sudah tidak relevan lagi dan harus mengikuti perkembangan situasi dan kondisi riil. Misal, awal tahun lalu kampus digemparkan adanya Neo Feeder versi 1. Tidak mungkin versi tersebut bertahan lama, pasti akan muncul baru lagi versi 2 dan seterusnya. Selalu berkembang dan menyesuaikan dengan kondisi-kondisi yang ingin dicapai sesuai visi dan misi setiap organisasi. Baca juga: Kampus Harus Memiliki Rencana Induk TIK
Tahapan Renstra berlaku pada kampus dengan student body besar maupun rintisan. Bedanya hanya pada kerumitan proses dan bahan evaluasinya.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang berhasil dirangkum dalam agenda konsultasi langsung Coaching Clinic RITIK pada 15 Juli 2022 melalui video conference,
- Apakah tahapan penyusunan RITIK dapat diterapkan juga di sektor pemerintahan?
- Penyusunan RITIK di kampus, secara kelompok kerja (Pokja) masuknya di bagian mana?
- Jika konsepnya kampus baru, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyusun RITIK?
- Apakah ada variabel ukuran dalam penentuan teknologi? Misalkan Bahasa pemrogramannya harus tertentu, servernya harus memiliki spesifikasi tertentu dan seterusnya.
- Bagaimana cara menyusun roadmap dan urutan mana yang harus didahulukan?
Berikut ulasan singkat jawaban dari narasumber Bapak Nanang Ruswianto, S.T., M. Kom,
- Di pemerintahan terdapat Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE, hal ini justru yang saat ini diterapkan di kampus dan saling melengkapi.
- Tergantung struktur di masing-masing kampus. Namun biasanya diletakkan di Pusat Komputer (Puskom) atau Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI). Utamanya berada dalam naungan Wakil Rektor II yang membidangi keuangan, perencanaan dan lain-lain.
- Kampus baru relatif belum memiliki banyak sistem, infrastruktur, dan kebijakan. Maka biasanya membutuhkan waktu 3 hingga 6 bulan.
- Sebetulnya pemilihan teknologi yang digunakan relatif sekali, tergantung dari kesiapan SDM masing-masing perguruan tinggi. Pemilihan teknologi juga disesuaikan dengan anggaran dan dampak dari pemilihan teknologi tersebut kedepannya. Jangan sampai kampus sudah mengeluarkan anggaran besar, namun hanya berdampak kecil, karena SDM nya pun juga masih sedikit. Teknologi kekinian muncul karena ada kebutuhan dari pasar. Untuk kebutuhan standar kampus, belum diperlukan hingga skala seperti e-commerce, social media, yang hit-nya luar biasa. Civitas academica tidak setiap saat mengakses aplikasi kampus seperti platform social media. Platform social media, e-commerce belakangan ini membutuhkan pasokan teknologi cepat, handal, dan kadang juga infrastruktur mahal. Hal ini menjadi wajar karena platform tersebut perlu dikembangkan dengan teknologi terkini sesuai kebutuhan pasar.
- Skala prioritas adalah metode umum yang dilakukan untuk dapat melihat dampak pengembangan dan implementasinya. Simak juga: Bingung Pelaksanaan SPMI? Berikut Checklistnya!
