Artikel kali ini merupakan ulasan dari podcast pada Kanal Youtube eCampuz Official. Mengangkat tema yang tak jauh dari Sistem Informasi Aset serta diungkapkan langsung oleh salah satu Tim eCampuz, Mbak Dyah. Sebelum melangkah pada bagian implementasi, ada baiknya kita memperhatikan 3 tahap persiapan terlebih dahulu. Yaitu,
Kesiapan Data
Pihak kampus harus menyiapkan data-data aset yang valid, setelah itu memasukkan data ke dalam sistem berbasis web atau eAset. Pengalaman salah satu kampus pengguna sistem berbasis desktop adalah data aset tidak dikelola dengan baik. Tercatat status barang rusak atau tidak ada, namun berbeda dengan realita di lapangan. Sehingga untuk memasukkan data kedalam sistem berbasis web ini, harus dipersiapkan sungguh-sungguh kebenaran datanya. Apalagi bagi kampus yang belum memiliki sistem aset sama sekali, dalam pencarian data valid membutuhkan waktu cukup lama.
SOP Standar Kampus
Terkadang sistem informasi aset yang dimiliki kampus tidak memiliki Standarisasi SOP. Padahal SOP merupakan bagian penting dalam sebuah tata kelola kampus, bahkan operator atau pengguna perlu diberikan SK oleh Rektor agar menaati prosedur. Terkadang kampus melewatkan hal tersebut. Kebanyakan kampus berhenti pada step memasukkan data-data, tanpa menindak lanjuti data ke depannya. Padahal kepemilikan aset memerlukan pemeliharaan atau maintenance. Misal, sebuah pendingin ruangan (AC) perlu dilakukan servis rutin berkala, termasuk mengganti atau menambah freon agar kinerja tetap baik..
Tim Operator
Pihak operator juga disarankan untuk mengelola aset dengan baik dan rajin. Kebanyakan aset yang dikelola berupa barang habis pakai. Sehingga aset itulah perhatian utama dari tim operator dalam pengelolaan data aset. Namun tim operator juga harus memperhatikan data aset lain, seperti data inventaris agar tidak dilupakan.
Suka Duka Implementasi Sistem Informasi Aset
Dari pengalaman Mbak Dyah selama implementasi eAset di beberapa kampus, berbagai macam hal telah dilalui. Duka dialami ketika mengimplementasikan sistem di salah satu kampus. Beliau dan tim operator telah melakukan pelatihan penggunaan dan telah menyiapkan sebagian data aset kampus. Namun ternyata tim operator kesulitan mencari seluruh data valid. Hal ini menyebabkan operator menyerah untuk melanjutkan penggunaan sistem informasi eAset. Apalagi kampus tidak memiliki sistem aset sebelumnya. Menyebabkan kesulitan bertambah dalam pencarian data valid. Kendala berikutnya adalah ketika sistem eAset terintegrasi dengan eFinansi, namun pihak kampus tidak mengetahui berapa nilai aset yang dimiliki. Sehingga data aset yang masuk di sistem eAset tidak diketahui kecocokan datanya dengan eFinansi.
Baca juga: Pelaporan Keuangan Universitas
Hal menyenangkan bagi Mbak Dyah adalah ketika tim operator mempunyai data aset dan ada aset yang dinyatakan hilang. Pimpinan kemudian menyatakan aset tersebut kosong. Baik dari pihak pimpinan dan tim operator saling mendukung dan stake holder juga menyiapkan SOP standar. Sehingga implementasi sistem eAset dapat digunakan dan berjalan dengan lancar.
Apa saja persiapan kampus untuk menuju implementasi eAset?
Ada 2 hal yang harus dipersiapkan menurut Mbak Dyah, yaitu
Tata Kelola
Terkadang penyebab tim operator lambat dalam implementasi sistem adalah dari segi tata cara pengelolaannya. Misal, seperti apa utilitas suatu aset yang diinginkan. Apakah dipergunakan oleh pihak internal atau eksternal? Apabila dikehendaki dipergunakan oleh internal, selanjutnya harus ditentukan siapa saja yang diperbolehkan meminjam. Namun bila dikehendaki digunakan oleh pihak eksternal atau disewakan, tentukanlah harga sewanya. Inilah contoh sederhana yang harus dipersiapkan dalam utilitas aset.
Tim Operator
Berikutnya adalah persiapan dari tim operator kampus, termasuk jangan sampai kekurangan personil dalam implementasi. Contohnya, kampus memiliki beberapa gedung berbeda dalam pengelolaan aset. Usahakan tiap gedung memiliki tim operator masing-masing. Sehingga data aset yang dimasukkan dalam sistem dapat dikelola lebih baik. Apabila memungkinkan, kampus sebaiknya memiliki tim operator berlatar belakang yang mampu dan paham dalam pengelolaan data aset. Misal, tim operator berlatar belakang akuntan yang ahli dalam menentukan neraca aset tetap, keuangan atau pun berlatar belakang pustakawan.
Mengapa kampus perlu mengimplementasikan sistem informasi aset?
Padahal bisa menggunakan buku atau excel untuk mencatat
Perbedaan pengelolaan aset secara manual dan menggunakan sistem adalah olahan datanya. Dengan menggunakan sistem, kita mendapatkan fasilitas data dukung. Misal, pada sistem eAset terdapat fitur perubahan data aset atau fitur sewa pinjam aset. Kita bisa mengetahui barang apa saja yang rusak atau yang sering dipinjam. Lalu, ketika diadakan rapat anggaran atau rapat pimpinan, kita cukup membuka dan memaparkan data aset dengan mudah dan jelas. Sehingga dapat diketahui kebutuhan pengadaan dan pengembangan aset.
Apa pembeda eAset dengan sistem aset yang lain?
- eAset merupakan sistem berbasis web, dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
- Mempunyai fitur multi-site management. Apabila sebuah perguruan tinggi memiliki cabang tersebar (tidak dalam satu area), kampus dapat mengoperasikan atau mengelola aset hanya dengan satu sistem. Karena data telah terintegrasi antar cabang.
- Fitur utilisasi yang lengkap, membuat kampus dapat melakukan lock maintenance. Aset yang rusak dan telah diperbaiki, dapat diketahui dengan cepat.
- Fitur pengelolaan sewa pinjam. Hal ini memudahkan pihak kampus apabila ingin menyewakan aset kepada pihak luar kampus, sekaligus sudah dilengkapi dengan portal tersendiri.
Bagaimana perasaan mbak Dyah dalam mendampingi implementasi eAset?
Baca juga: Pengalaman Implementasi Sistem Pengelolaan Anggaran di Perguruan Tinggi
Implementasi sistem pengelolaan aset di kampus, menurut Mbak Dyah lebih sulit jika dibandingkan dengan sistem anggaran. Kebanyakan tim operator menganggap sistem aset hanya mencatat sebuah data saja. Padahal penting juga untuk mengelolanya karena memiliki hubungan dengan pengadaan atau keuangan kampus. Sebuah kebanggaan bagi Mbak Dyah, jika berhasil mengimplementasikan sistem eAset dan mengintegrasikan dengan eAnggaran.
Simak videonya: Cerita Implementasi Sistem Informasi Aset di Berbagai Perguruan Tinggi
