5 Kendala yang Sering Terjadi dalam Perencanaan Anggaran 

Perencanaan anggaran merupakan proses penting dalam siklus keuangan, tak terkecuali di perguruan tinggi. Sudah banyak institusi yang menerapkan kebijakan penganggaran multi unit, dimana unit kerja paling kecil yang akan menyusun anggaran.

Penganggaran adalah kegiatan yang akan dijalankan oleh manajemen dalam satu periode yang tertuang secara kuantitatif. Informasi yang dapat diperoleh dari anggaran diantaranya rencana kegiatan dan rincian estimasi kebutuhan harga, serta harus tertaut dengan grand plan atau rencana tertinggi organisasi, dari outcome yang ingin dicapai.

Mengapa Perencanaan Anggaran Penting?

Ada misi-misi yang akan dilaksanakan untuk mencapai visi yang sudah ditentukan. Sayangnya, hal ini tidak disadari oleh para pembuat anggaran di unit-unit kerja. Ada beberapa kendala yang sering sekali terjadi saat fase perencanaan anggaran, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Usulan Anggaran Masih Menggunakan File Excel

Masih banyak instansi yang mengandalkan Microsoft Office Excel dalam menyusun perencanaan anggaran. Untuk Instansi yang memiliki banyak unit, akan ada kerepotan tersendiri dalam melakukan merging semua data usulan anggaran dalam bentuk excel. Belum lagi kalau unit kerja menyusun dengan format yang berbeda-beda, pastinya akan menambah pekerjaan untuk menyamakan formatnya.

2. Hanya Menyalin Anggaran Tahun Lalu

Hal ini hampir sering terjadi di beberapa instansi. Menyalin anggaran tahun lalu yang kemudian menaikkan nominalnya sekian persen merupakan jalan pintas untuk menyusun anggaran dengan cepat. Tentunya hal ini tidak disarankan karena pastinya visi instansi setiap tahunnya berbeda, yang juga akan berpengaruh pada kegiatan-kegiatan yang dianggarkan pada tahun tersebut.

3. Biaya Belanja Anggaran Tidak Seragam

Pentingnya penyeragaman biaya (standar biaya) untuk setiap jenis biaya atau belanja adalah untuk mengurangi potensi “kecemburuan sosial” antara unit-unit pengguna anggaran. Sayangnya sering kali di beberapa instansi belum memiliki standar biaya yang bisa dijadikan patokan. Hasilnya, tidak ada kendali pada unit pengguna anggaran dalam mengusulkan nominal anggaran pada biaya-biaya yang disajian dan bisa saja bagian perencanaan anggaran di kantor pusat akan mendapati kesenjangan nominal pada biaya-biaya tertentu yang selisihnya bisa relatif banyak.

4. Terlambat Mengajukan Anggaran

Penyebab dari keterlambatan dalam pengajuan anggaran bisa dari banyak faktor. Misalnya saja karena media pengajuan anggaran yang masih offline. Di beberapa institusi mengeluhkan hal yang sama yaitu kesulitan mereka dalam menggabungkan dokumen pengajuan anggaran dari unit-unit kerja di bawah kantor pusat. Hal ini menyebabkan “kerja ekstra” bagi bagian perencanaan kantor pusat untuk menerjemahkan kemudian menggabungkan pengajuan anggaran unit kerja satu dengan lainnya. Belum lagi karena unit kerja terlambat mengumpulkan dokumen ajuan anggaran mereka, kantor pusat pun tidak bisa melihat sudah sejauh mana sebuah unit kerja dalam menyusun pengajuan anggarannya karena masih menggunakan media offline.

5. Proses persetujuan membutuhkan waktu relatif lama

Proses pengajuan anggaran tidak lepas dari yang namanya “Persetujuan” oleh pimpinan. Review anggaran dari pimpinan sangat penting untuk memastikan para pengguna anggaran tidak mengusulkan anggaran yang tidak sewajarnya. Namun dalam proses review atau peninjauan ulang oleh pimpinan ini pun tak lepas dari kendala. Kendala yang paling sering dihadapi oleh para pengguna anggaran adalah ketika dibenturkan pada tingginya mobilitas pimpinan. Hal tersebut sering kali menyebabkan terlambatnya proses review yang nantinya akan merembet pada terlambatnya pengajuan anggaran.

Solusi Kendala Perencanaan Anggaran

1. Buat Jadwal

Buatlah jadwal proses penganggaran, mulai dari jadwal pengajuan anggaran, jadwal review pengajuan anggaran hingga jadwal publish anggaran. Jadwal akan membantu dalam menentukan target dan prioritas pekerjaan.

2. Gunakan Alat Bantu

Alat bantu sangat penting untuk memudahkan kita menjalankan proses penganggaran. Alat bantu berupa Sistem Informasi yang berbasis web sangat disarankan karena bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Proses penganggaran dengan Sistem Informasi berbasis web juga membantu Anda untuk melakukan rekap keseluruhan anggaran setiap unit kerja secara otomatis, karena data-data yang dimasukkan disimpan secara terpusat pada server kampus. Proses peninjauan kembali oleh pimpinan pun bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun.

Baca juga: Peran eFinansi untuk Revisi Anggaran Tahun Berjalan PTN