Penanganan Migrasi Data Perguruan Tinggi 

Saat pertama kali proses pengembangan sistem akan dilakukan, seringkali kami mendapat pertanyaan dari kampus mengenai penanganan migrasi data yang akan dilakukan: “Bagaimana dengan data kami yang lama? Apakah kami harus mengulang mengisikan data dari awal?” Ya, tahap awal implementasi sebuah sistem informasi adalah proses migrasi data. Karena sistem informasi memproses sebuah data, sehingga menghasilkan informasi untuk berbagai kebutuhan organisasi, seperti perguruan tinggi atau kampus. Proses migrasi dibutuhkan apabila sebuah kampus sudah memiliki data, baik yang masih berbentuk spreadsheet, csv, mdb, dbf atau database dari sistem informasi kampus yang lama, untuk kemudian dipindahkan ke database sistem informasi kampus yang baru.

Bagaimana Migrasi Data Dilakukan?

Migrasi data tidak serta merta mengubah dari satu database ke database jenis lain. Saat migrasi data, perlu dilakukan perbaikan dan penyesuaian data terlebih dahulu. Mengapa itu perlu dilakukan? Ya, mungkin kita pernah mendengar istilah “garbage in, garbage out” artinya kurang lebih adalah jika kita memasukkan “sampah” ke dalam sistem kita, maka nantinya juga akan menghasilkan “sampah”. Hmm,  istilah ini terlalu kejam ya? 😀 Tentunya data yang kita miliki bukanlah sampah, namun maksudnya adalah data yang akan dimigrasi perlu dibersihkan terlebih dahulu. Gambaran yang lebih sederhana, seperti ketika anda akan memasak, tentunya terlebih dahulu bagian yang busuk pada bahan masakan anda akan dicuci dan dibuang agar masakan bersih dan menyehatkan bukan?

Data Seperti Apa yang Harus Dibersihkan?

Duplikasi data, kesalahan relasi, karakter yang tidak terbaca, salah input kolom dan data tidak sesuai alur proses bisnis adalah hal-hal yang sering kami jumpai pada saat migrasi data. Agar proses ini tidak memakan waktu yang lama, kami perlu menggunakan tools, baik yang dibuat sendiri maupun yang sudah ada di internet. Tools itu antara lain ETL (Extract Transform Load) software seperti Pentaho Data Integration atau Talend, SQL, Database Converter dan Python. Tujuannya adalah melakukan otomasi proses migrasi sekaligus mendeteksi dan memperbaiki sumber data yang tidak valid sebelum dimasukkan ke database sistem informasi kampus yang baru. Data yang terdeteksi tidak valid akan diperbaiki secara otomatis namun ada beberapa data yang tidak disarankan untuk dilakukan perbaikan otomatis, seperti nomor induk mahasiswa (NIM) yang ganda, dipakai dua orang yang berbeda. Sebab, komputer tidak tahu NIM berapa yang valid untuk mereka. Hal seperti ini akan terbentuk sebuah laporan secara otomatis berisi data yang tidak valid. Selain data yang tidak valid, juga terbentuk laporan berupa rekap jumlah data per entitas untuk membandingkan dengan data sumber. Dengan begitu, proses migrasi akan menjadi lebih cepat dan presisi.

Nasib Data yang Tidak Otomatis Diperbaiki

Kemudian, bagaimana nasib data yang tidak boleh atau tidak dapat langsung diperbaiki secara otomatis, seperti data mahasiswa yang memiliki NIM tumpang tindih tadi? Tenang, datanya tidak akan dibuang begitu saja, karena data itu salah satu aset berharga 🙂 Mungkin saja itu terjadi karena kesalahan ketika input data ditambah tidak ada validasi NIM pada sistem informasi kampus yang lama (beruntungnya, di eAkademik filter semacam itu sudah diantisipasi dengan proses bisnis yang jelas). Solusinya, Application Specialist kami akan mengirimkan laporan ke pihak kampus agar data yang ambigu tadi perlu divalidasi kembali, serta memberikan masukan penyusunan dan validasi data.

Tidak jarang, ketika tahap migrasi ini, kampus yang awalnya mempunyai data tidak rapi, menjadi lebih peduli dengan kerapihan data akademik mereka. Dengan data yang baik, maka akan meminimalisir kendala pada saat pengelolaan proses akademik kampus berlangsung. Tak kalah penting, tentunya proses pelaporan FORLAP PDDIKTI menjadi lebih mudah.

Baca juga: Aplikasi Gratis Pelaporan PDDIKTI Feeder Bagi Pengguna eAkademik

Seperti yang diungkapkan di atas tadi, penanganan proses migrasi data tidak sekedar memindahkan data saja, namun juga menjadi kegiatan bersama antar bagian dalam institusi untuk membangun data kampus menjadi lebih baik lagi.