Sistem Manajemen Kampus yang Baik, Penting Dimiliki 

Apa yang ada dibayangan Anda ketika orang membicarakan mengenai sistem manajemen kampus? Tentu saja pengelolaan perguruan tinggi yang memiliki struktur komplek dan dikendalikan oleh banyak bagian. Yup, mengelola perguruan tinggi memang bukan perkara mudah. Perguruan tinggi memiliki banyak bidang dan divisi yang memerlukan penanganan maksimal. Sebagai contoh, dalam Perguruan Tinggi A terdapat 5 Fakultas yaitu Fakultas Komunikasi, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik, dan Fakultas Arsitektur. Tiap fakultas memiliki minimal 2 jurusan dengan jumlah mahasiswa mencapai 200 orang tiap angkatan, memiliki tata usaha, perpustakaan dan juga sistem bimbingan maupun KRS yang berbeda.

Dapatkah anda membayangkan betapa banyak data dan manusia yang perlu dikelola oleh perguruan tinggi? Karenanya setiap perguruan tinggi perlu memiliki sistem manajemen kampus yang baik. Perguruan tinggi harus bisa mengelola dan menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan namun di sisi lain juga dapat memajukan kampus.

Beberapa sistem yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan manajemen kampus meliputi sistem informasi umum, sistem informasi akademik, sistem pengaturan keuangan, sistem perpustakaan, dan sistem pengelolaan aset. Sistem informasi umum merupakan sistem yang dapat diakses oleh publik. Biasanya sistem ini meliputi informasi umum mengenai kampus yaitu visi misi, fasilitas kampus, program studi dan kegiatan kampus. Informasi ini dapat menarik minat calon mahasiswa untuk masuk ke universitas impian.

Sistem informasi akademik merupakan sistem yang dapat diakses oleh mahasiswa, dosen dan tata usaha. Sistem untuk mahasiswa meliputi informasi jadwal kuliah, jadwal bimbingan, nilai (baik IP maupun IPK). Biasanya sistem ini dilengkapi dengan password yang dibuat di awal masa perkuliahan. Hal ini bertujuan supaya mahasiswa dapat memantau perkembangan nilai dengan mudah. Untuk dosen, sistem ini memberi informasi mengenai jadwal mengajar, jadwal bimbingan skripsi, nilai mahasiswa, dan dapat memberikan modul kuliah bagi mahasiswa. Tata usaha memanfaatkan sistem ini untuk menyimpan data mahasiswa, daftar hadir saat perkuliahan bagi mahasiswa maupun dosen, serta keperluan cetak kartu ujian, lembar KRS, maupun surat-surat pengantar yang dibutuhkan mahasiswa untuk magang maupun skripsi.

Sistem pengaturan keuangan dibutuhkan untuk mengelola pembayaran SPP mahasiswa, baik SPP tetap maupun SPP variabel. Uang gedung biasanya dikelola langsung oleh kampus dengan cara pembayaran langsung ke Tata Usaha Universitas. Kampus yang sudah menjalin kerjasama dengan bank dapat mempermudah jalannya proses pembayaran SPP. Dengan menerapkan sistem pengaturan keuangan yang baik, mahasiswa dapat melakukan pembayaran di bank yang menjadi mitra. Karenanya, mahasiswa tidak perlu datang langsung ke kampus untuk melakukan pembayaran. Dengan jaringan yang luas, kampus dapat mengantisipasi antrian pembayaran yang melonjak seiring dengan tenggat waktu pembayaran.

Setiap kampus biasanya memiliki perpustakaan sendiri untuk mempermudah mahasiswa dalam menemukan diktat yang dipakai dalam perkuliahan. Buku-buku ini tentunya membutuhkan perawatan dan penomoran supaya tidak hilang dan terawat dengan baik. Karena itu sistem pengelolaan perpustakaan juga sangat dibutuhkan. Sistem ini akan mengolah data yang sudah diinput ke dalamnya dengan rapi. Dengan begitu, mahasiswa yang membutuhkan buku dapat mencari melalui sistem dan mencari nomor yang sesuai dengan buku yang dimaksud di rak penyimpanan. Semua data peminjam juga akan dimasukkan sistem supaya dapat mempertanggungjawabkan penggunaan buku.

Semua peralatan dan perlengkapan yang ada dalam kampus merupakan aset yang harus dijaga dan dirawat. Dengan sistem pengelolaan aset, kampus akan melakukan pendataan setiap aset yang ada dalam kampus agar dapat memantau keadaan dan proses pemeliharaan aset tersebut.

Itulah beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalam manajemen kampus. Dengan jumlah data yang sangat banyak tentunya akan lebih baik jika menggunakan sistem manajemen kampus yang baik dalam mengelola data kampus. Selain untuk mencegah hilangnya data, sirkulasi data kampus akan lebih efektif dan efisien.

Ada teori yang menjelaskan bahwa data merupakan sebuah pondasi dalam sebuah kebijakan. Terdapat 4 tingkatan dalam piramida data: yang paling dasar adalah data, kemudian informasi, selanjutnya pengetahuan, dan puncaknya adalah kebijakan. Artinya, untuk membuat sebuah kebijakan dibutuhkan pengetahuan, untuk mendapatkan pengetahuan, diperlukan informasi, dan informasi dapat diketahui melalui data. Oleh karena data merupakan sebuah pondasi dari sebuah kebijakan dalam pengelolaan perguruan tinggi, maka artikel Pentingnya Data Sebagai Bagian dari Pengelolaan Perguruan Tinggi akan membahas tentang pentingnya data sebagai bagian dari pengelolaan perguruan tinggi.

Simak videonya: Bingung Pelaksanaan SPMI? Berikut Checklistnya!