Perguruan Tinggi Anda mengalami kendala dalam pengelolaan proses registrasi dan her-regisitrasi mahasiswa? Atau proses registrasi mahasiswa belum terintegrasi dengan sistem pembayaran yang tersedia? Kendala seperti ini juga dialami oleh beberapa Perguruan Tinggi lainnya. Lantas, Sistem Informasi Registrasi seperti apa yang cocok dipergunakan?
Mari kita berkenalan dengan eRegistrasi. eRegistrasi merupakan sistem informasi untuk mengelola proses registrasi dan her-registrasi mahasiswa yang terintegrasi dengan pembayaran per semester untuk mahasiswa baru/lama. Sistem ini mengelola seluruh data referensi umum dan akademik yang akan digunakan untuk seluruh ekosistem dari sistem informasi pengelolaan akademik perguruan tinggi. Selain itu, eRegistrasi juga memiliki fitur otomasi pembuatan NIM yang formulasinya menyesuaikan dengan aturan penomoran NIM yang berlaku di perguruan tinggi. Sistem ini telah terdaftar Hak Cipta di Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia dengan Nomor Pendaftaran EC00201704142.
Beberapa keunggulan dari Sistem Informasi Registrasi ini adalah:
1. Pengelolaan Referensi Akademik Terintegrasi
Mengatur semua referensi umum dan akademik yang akan digunakan sebagai modal utama integrasi dengan ekosistem perangkat lunak perguruan tinggi seperti data program studi & fakultas beserta kodefikasinya, termasuk untuk formulasi NIM yang sesuai dan selalu mengikuti update dari PDDikti Feeder.
2. NIM Generator dan Pencetakan Kartu Mahasiswa Otomatis
eRegistrasi mampu membuat NIM secara otomatis setelah mahasiswa dinyatakan lolos diterima. Formulasi NIM yang dibuat sesuai dengan yang sudah berlaku di perguruan tinggi. Sebagai bagian dari proses akhir PMB, melalui eRegistrasi, operator dapat mencetak Kartu Mahasiswa (sementara) sudah dengan format Perguruan Tinggi terkait.
3. Pengelolaan Biodata Mahasiswa yang Terpusat
Profil biodata mahasiswa seperti nama, alamat, orang tua, dan lain-lain dikelola hanya di sistem eRegistrasi, sehingga perubahan data mahasiswa cukup di satu sistem saja. Datanya terpusat dan strukturnya sesuai dengan standar PDDikti Feeder.
4. Laporan Rekapitulasi Pendaftar PMB, Registrasi, dan Her-Registrasi
Sistem informasi registrasi mengakomodasi kebutuhan laporan yang diinginkan oleh perguruan tinggi, baik laporan rekap jumlah pendaftaran mahasiswa baru, maupun laporan detail registrasi dan herregistrasi mahasiswa. Data yang disajikan pada laporan ini terintegrasi dengan pembayaran mahasiswa, sehingga pada saat mahasiswa sudah mempunyai status lunas pembayaran, secara otomatis status kemahasiswaannya bisa berubah menjadi aktif, begitupun sebaliknya.
Fitur lainnya yang tak kalah menarik adalah cetak berkas seperti surat penerimaan, surat pernyataan, laporan-laporan, dan berkas lain yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi. Bagaimana dengan masalah pindah-pindah jurusan/prodi? Tak perlu khawatir, di eRegistrasi terdapat mekanisme khusus untuk mengakomodir hal tersebut.
STUDI KASUS UKT
Dalam implementasi sistem informasi registrasi mahasiswa terdapat hal unik yang terjadi. Sebagai contoh adalah implementasi di salah satu universitas negeri di daerah sumatera dan papua dimana sistem ini mendukung proses penentuan UKT secara manual maupun otomatis.
Manual yang dimaksud disini adalah nantinya kampus sendiri yang akan menentukan kategori UKT pada mahasiswa akan masuk dalam grade UKT berapa. Sehingga sistem ini tidak memiliki perumusan tertentu.
Lain halnya dengan penentuan UKT otomatis, nantinya sistem akan menyesuaikan perumusan yang telah ditetapkan oleh kampus. Penentuan UKT ini akan mempertimbangkan beberapa faktor seperti: penghasilan orang tua, tagihan listrik, tagihan air, pajak PBB, dan lain-lain. Setelah diinputkan, mahasiswa akan otomatis mendapatkan tagihan UKT sesuai grade yang telah ditentukan. Namun dalam fitur otomatis ini tetap dimungkinkan penentuan UKT secara manual karena tetap berpotensi ada kondisi tertentu yang mengharuskan mahasiswa pindah grade UKTnya, misal karena kuota UKT sudah terpenuhi.
Nah, mekanisme penentuan ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi ePembayaran dalam tagihan UKT di masing-masing mahasiswa. (Baca juga: eCampuz Memudahkan Kampus dalam Mengelola Registrasi dan Heregistrasi)
STUDI KASUS SELEKSI BERTAHAP
Hal lain yang terjadi dalam implementasi eRegistrasi mahasiswa adalah saat implementasi di salah satu kampus politeknik kesehatan di Jawa Timur. Kampus tersebut terpisah di 5 lokasi, namun dengan proses penerimaan mahasiswa menjadi satu sistem dan terpusat.
Karena kampus tersebut berjenis politeknik kesehatan, eRegistrasi ini mendukung proses penerimaan mahasiswa berjalan secara bertahap yaitu mulai dari seleksi administrasi, seleksi tes tertulis, seleksi tes kesehatan dan seleksi penerimaan. Dalam seleksi tes tertulis yang dilaksanakan di beberapa daerah secara serempak, calon mahasiswa baru dapat memilih sendiri lokasi tes sesuai kuota yang sudah ditawarkan.
Setiap fase penerimaan mahasiswa baru ini akan selalu diinfokan dan dapat dilihat di portal admisi yang dimiliki masing-masing calon mahasiswa baru. Setelah sampai pada tahap penerimaan akhir dan dinyatakan diterima, calon mahasiswa akan dibuatkan tagihan registrasi dan diubah statusnya menjadi mahasiswa. Kemudian mahasiswa yang bersangkutan dapat mengikuti proses orientasi mulai dari asrama hingga kelulusan dengan tagihan khusus yang telah ditentukan oleh masing-masing kampus.
Berikut sedikit overview tentang sistem informasi eRegistrasi. Yuk permudah proses pengelolaan registrasi mahasiswa di kampus anda, klik link dibawah ini!
