Ketika mendengar kata “anggaran”, dalam benak kita langsung terlintas mengenai pengaturan sejumlah uang ke dalam pos-pos tertentu untuk dibelanjakan. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan anggaran? Menurut Mulyadi (2002), anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun. Karakteristik anggaran yang baik adalah anggaran disusun berdasarkan program, anggaran yang disusun berdasarkan karakteristik pusat pertanggungjawaban yang dibentuk dalam organisasi institusi, dan anggaran yang berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengendalian.

Dari pemahaman di atas, anggaran merupakan salah satu hal vital yang memiliki peran penting dalam proses manajemen. Perencanaan dan pengelolaan anggaran menjadi awal dan ujung akhir dari sebuah proses manajemen dalam setiap institusi, terutama perguruan tinggi. Lalu, seperti apa penerapannya di Indonesia? Berikut rangkumannya.

Dasar Penerapan Anggaran

Di Indonesia, pelaksanaan penyusunan, pengelolaan, dan penggunaan anggaran bagi sistem pendidikan nasional telah diatur dalam PP Nomor 60 Tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi. Selanjutnya diatur dalam UU Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional.

Sementara itu, setiap perguruan tinggi memiliki Rencana Strategi (Renstra) yaitu dokumen perencanaan berisi strategi yang digunakan untuk mengambil keputusan serta alokasi sumber daya untuk pencapaian hasil sesuai target. Hasil dari Renstra kemudian dijabarkan dalam rencana kerja berisi prioritas program, kegiatan, dan tentu saja anggaran selama setahun. Hasil capaian rencana kerja kemudian wajib dilaporkan secara berkala ke stakeholders perguruan tinggi.

Pada tahap ini, muncul tantangan bervariasi dari setiap perguruan tinggi dalam penerapan proses manajemen anggaran. Banyaknya unit kerja dan besarnya nominal yang harus dikelola ke berbagai pos, membuat kecermatan tim perencanaan dan penganggaran dipertaruhkan. Tak pelak, banyak perguruan tinggi mengandalkan sistem informasi untuk kemudahan penyusunan, pengelolaan, serta monitoring anggaran di perguruan tinggi.

Pemanfaatan Sistem Informasi Anggaran di Perguruan Tinggi

Teknologi dalam sistem informasi anggaran dapat memangkas waktu proses penyusunan anggaran hingga laporan, tanpa menyalahi aturan dan standar yang sudah ditetapkan. Kegiatan pengelolaan anggaran dan laporan secara manual akan digantikan dengan sistem yang cepat dan mudah. Selain itu, manfaat lain dari pemanfaatan sistem informasi anggaran  di perguruan tinggi, yaitu

1. Kecepatan pengolahan dan validasi

Data anggaran yang dimasukan dapat digunakan berkali-kali dalam sebuah sistem tanpa perlu khawatir adanya duplikasi data. Pemangku jabatan bisa melakukan validasi dan koreksi jika ditemukan kesalahan dan bisa langsung diperbarui ke semua pengguna atau unit di perguruan tinggi.

2. Kemudahan akses

Sistem informasi anggaran yang digunakan secara daring memberikan kemudahan akses. Penyusunan, pengelolaan, dan monitoring di mana saja dan kapan saja selama terhubung dengan jaringan internet.

3. Percepat proses pengambilan keputusan

Daya dukung seperti mekanisme laporan terintegrasi, transparansi data, akurasi informasi, ditambah kecepatan proses verifikasi. Menjadikan implementasi sistem informasi anggaran dapat mempercepat proses pengambilan keputusan  dan strategi penting perguruan tinggi.

4. Keamanan data

Kemungkinan data perencanaan yang hilang sangat kecil. Sebab sistem informasi anggaran memiliki cadangan dan penyimpanan data mutakhir yang aman. Tak perlu lagi berkutat dengan tumpukan kertas laporan. Dimana kemungkinan hilang atau rusak sangat besar. Bahkan penggunaan data file excell yang corrupt atau tidak sengaja terhapus dapat diminimalisir.

5. Efisiensi waktu dan sumber daya

Proses input data, perencanaan anggaran, kontrol, dan pembuatan laporan dapat dilakukan secara cepat. Kegiatan berkaitan dengan perencanaan dan laporan tercatat akan sangat mudah diakses. Kontrol dari stakeholder dapat dilakukan dimana saja untuk mengendalikan resiko yang tidak diharapkan.

Menemukan Sistem Pengelolaan Anggaran yang Tepat bagi Perguruan Tinggi

Beberapa perguruan tinggi terkadang sudah merasa cukup dengan penggunaan program seperti Microsoft Excel. Namun, apakah penggunaan file excel dari berbagai unit yang dikumpulkan dapat secara efisien diproses? Harus bolak-balik untuk validasi satu mata anggaran, apakah tidak merepotkan? Bahkan pernahkah perguruan tinggi mengalami defisit anggaran karena penggunaannya tak termonitor dengan baik?

Apabila berbagai pertanyaan tersebut sudah sering muncul, berarti inilah saatnya sistem informasi perlu diimplementasikan. eCampuz sebagai salah satu pengembang Sistem Informasi Anggaran yang telah membawa bekal pengalaman sejak tahun 2005, siap mengakomodir kebutuhan berbagai perguruan tinggi melalui aplikasi eBudgeting.

Baca juga: Kreatifitas Ekstra Unit Kerja Institusi Dalam Susun Anggaran

Mengapa eBudgeting?

eCampuz telah mengembangkan sebuah sistem yang dirancang untuk memberikan informasi dan pengelolaan data berbasis daring, yaitu eBudgeting. Fungsinya adalah mendukung semua proses pengelolaan anggaran di perguruan tinggi, mulai dari perencanaan hingga proses validasi dan pelaporan. eBudgeting telah memiliki izin HKI dengan kode EC0021704136.

Beberapa kelebihan dari eBudgeting adalah anggaran di setiap unit terkecil perguruan tinggi dapat diakses dan disusun secara mandiri (multi unit). Selain itu, persetujuan anggaran dapat dilakukan secara daring. Pimpinan tak perlu lagi melihat tumpukan berkas fisik data anggaran karena dapat diakses secara realtime pada perangkat elektronik.

Terdapat juga fitur standarisasi program kerja dan standar biaya untuk masing-masing unit. Proses pelaporan tersedia secara lengkap, baik per unit kerja, program studi, maupun gabungan keseluruhan. Seluruh laporan disusun dan dikelompokan berdasarkan aktivitas. Serta masih banyak lagi kemudahan yang akan didapatkan perguruan tinggi dengan penggunaan eBudgeting. Telusuri demo aplikasi eBudgeting pada tautan berikut ini. Apabila masih penasaran dengan fungsionalitas lainnya, silahkan hubungi kami di sini.

Referensi: Mulyadi. (2002). Akuntansi Manajemen: Konsep, Manfaat, Dan Rekayasa. Edisi 2. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta