Terdapat banyak sistem pengelolaan pegawai pada ruang lingkup kampus yang ternyata masih menggunakan lebih dari satu aplikasi. Hal tersebut dapat menyebabkan banyak sumber data muncul. Pada artikel kali ini, Tim eCampuz akan mengulas mengenai pemanfaatan eSDM yang dikembangkan oleh PT. Solusi Kampus Indonesia. Di samping itu akan dibahas pula mengenai Aplikasi SISTER dalam pengelolaan pegawai yang wajib digunakan oleh perguruan tinggi di Indonesia.
Dalam pengelolaan pegawai, bagaimana cara pemanfaatan aplikasi eSDM dan SISTER agar keduanya dapat digunakan secara optimal?
Aplikasi eSDM yang dikembangkan oleh Tim eCampuz untuk pengelolaan pegawai, ternyata dapat terintegrasi atau mampu menjadi jembatan bagi beberapa aplikasi milik negara. Contohnya, aplikasi SISTER. Penerapan aplikasi eSDM dengan SISTER secara bersamaan, bertujuan agar terjalin jembatan data untuk mempermudah pengelolaan pegawai pada masing-masing perguruan tinggi. Harus terintegrasi karena SISTER merupakan sumber data yang dianggap paling valid. Dengan demikian, perguruan tinggi dapat memanfaatkannya secara menyeluruh untuk berbagai keperluan dan kepentingan.
Sebagai aplikasi pengelolaan pegawai, eSDM memiliki fitur yang bersifat tidak entry ulang. Bertujuan untuk menghindari kasus yang sering terjadi dengan menggunakan aplikasi lebih dari satu, namun tidak saling terintegrasi. Sehingga menyebabkan data-data pegawai menjadi double atau terduplikasi. Hal ini tentunya akan menjadi kendala tersendiri bagi kampus, terkait kebutuhan internal dan eksternal karena perguruan tinggi tidak memiliki sumber data yang valid.
Jadi, dengan adanya integrasi antara aplikasi eSDM dengan aplikasi SISTER telah menghasilkan data matang tervalidasi. Olah data dosen serta pengelolaan data kepegawaian memang tidak diakomodir oleh aplikasi SISTER, namun dengan menggunakan aplikasi eSDM semua hal tersebut dapat dilakukan. Selain itu, kedua sumber data tadi dapat diproses tanpa adanya redudansi atau duplikasi data.
Apa saja pemanfaatan data pengelolaan pegawai hasil integrasi aplikasi eSDM dengan SISTER?
Setelah data valid pada aplikasi SISTER dapat diintegrasikan ke aplikasi eSDM, ada beberapa contoh data yang bisa dimanfaatkan. Misalnya, secara internal pada pengelolaan sistem informasi akademik data dosen diambil dari aplikasi SISTER sekaligus menjadi master data dosen yang valid. Master data dosen biasanya meliputi jabatan fungsional, pangkat, dan golongan dosen. Berikutnya data terkait penelitian atau riset dosen juga dapat dimanfaatkan untuk penelitian dalam lingkup perguruan tinggi. Ketika perguruan tinggi melakukan penelitian terdapat syarat-syarat khusus pada setiap prosesnya. Dengan adanya sumber data valid pada aplikasi SISTER, maka data tersebut menjadi rujukan utama yang valid untuk verifikasi syarat penelitian dosen.
Sementara itu, untuk contoh yang bersifat eksternal biasanya berkaitan dengan informasi jaminan mutu dan akreditasi. Jika data-data tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik dan menjadi input untuk kepentingan eksternal seperti eSPMI, akreditasi, hingga klasterisasi perguruan tinggi akan lebih mudah. Intinya, output dari aplikasi eSDM dan SISTER dapat menjadi input untuk aplikasi lainnya.
Bagaimana tahapan untuk implementasi integrasi antara eSDM dengan aplikasi SISTER?
Untuk mendapatkan data SISTER dan agar dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan internal maupun eksternal perguruan tinggi, ada beberapa tahapan yang harus Sobat eCampuz lakukan. Pertama, lakukan manajemen pada main akses SISTER untuk mendapatkan akun web service. Setelah itu, perguruan tinggi dapat log-in melalui sistem masing-masing untuk melakukan sinkronisasi sehingga data yang telah dibuat pada main akses SISTER aktif pada masing-masing perguruan tinggi.
Tahapan selanjutnya adalah perguruan tinggi dapat log-in menggunakan akun tersebut untuk mendapatkan token. Token tersebut akan digunakan pada aplikasi eSDM setelah klik satu sinkronisasi. Setelah beberapa saat, data-data yang terdapat pada SISTER dapat ditarik ke eSDM. Jadi tidak ada pemanfaatan coding yang bermacam-macam.
Tim eCampuz sebelumnya telah melakukan riset kepada kampus-kampus yang telah bekerja sama dan telah memanfaatkan data SISTER. Hasilnya menunjukkan bahwa perguruan tinggi menengah kebawah dengan data-data yang tidak terlalu besar hanya membutuhkan waktu satu jam untuk melakukan integrasi data. Dan ketika data tersebut lebih besar, maka waktu yang dibutuhkan juga akan lebih banyak. Akan tetapi, proses ini tidak akan memakan waktu lebih dari satu hari. Jadi, langkah-langkah tersebut akan membantu perguruan tinggi dalam memanfaatkan metode integrasi antara aplikasi eSDM dengan aplikasi SISTER.
