Clinic SPMI ke-4 kali ini, materi yang didiskusikan tentang kegiatan terakhir dari pelaksanaan SPMI, yaitu laporan AMI pada Zoom Meeting yang diadakan eCampuz. Karena Clinic kali ini masih membahas berkaitan SPMI, maka narasumber pada Clinic ini adalah mas Waskito Zamani yang merupakan ahli IT-nya eCampuz di bidang SPMI/owner SPMI. Clinic sebelumnya mas Waskito Zamani juga telah berbagi tentang bagaimana pentingnya membangun SPMI hingga kesiapan-kesiapan sebagai auditee atau auditor. Kita langsung saja masuk ke pembahasan.
Apa saja yang terkandung dalam laporan AMI?
Jadi, laporan AMI ini ada beberapa unsur yang sifatnya harus terpenuhi/ada atau mungkin ada pengembangan pada masing-masing Institusi. Ada beberapa institusi yang pelaporan AMI ini dilakukan secara lengkap, mulai dari isi laporan hingga lampiran-lampiran yang lengkap. Namun ada juga lampiran yang tidak terlalu lengkap tetapi dijelaskan secara mendetail di masing-masing konten yang ada. Untuk kandungannya sendiri antara lain:
1. Cover Laporan AMI
Untuk memudahkan pengenalan pada laporan, cover laporan ini sangat berguna sekali supaya dapat mengetahui siapa yang menulis laporan, ditujukan kepada siapa, atau dari Prodi apa. Sehingga dengan adanya cover laporan ini nantinya juga akan memudahkan auditor-auditor selanjutnya dalam mengonsumsi laporan, karena kita bisa check cover dahulu sebelum mereka membuka semua isi laporan. Selain itu misalnya saya ditugaskan untuk membuat laporan di prodi A dan tahun selanjutnya prodi B. Saat saya membuat laporan prodi B, yang bertugas membuat laporan pada prodi A adalah sebut saja Mawar. Dari cover laporan tersebut, si Mawar dapat mengetahui dengan jelas laporan tahun sebelumnya dibuat oleh siapa, kegiatan, ruang lingkup dan temuannya apa saja. Sehingga tidak ada keterbatasan hanya dapat melakukan laporan pada 1 prodi saja.
Kemudian, sobat eCampuz juga harus menampilkan beberapa konten di bagian pendahuluan, misalnya yang mengaudit fakultas, ditulis siapa Dekannya. Jika yang audit prodi, tulis siapa Kaprodinya. Kemudian kita juga sebutkan tim yang terlibat dan juga ditambahkan tanda tangan dari kegiatan tersebut.
2. Tujuan untuk Audit
Hal yang tak kalah penting lainnya yaitu tujuan untuk audit itu apa. Dan biasanya itu untuk memastikan kegiatan yang dikoreksi atau tindak lanjutnya, memastikan terealisasinya PTK tahun kemarin, atau memastikan kembali kesesuaian ke arah visi misi program studi kampus dan sebagainya. Tujuan audit ini harus disebutkan di slide audit supaya antara auditee dan auditor memiliki visi misi untuk mencapai tujuan yang sama. Namun, biasanya juga tujuan audit juga sudah dipaparkan di awal ketika kita hendak melakukan proses audit.
3. Ruang Lingkup Audit
Mengenai hal ini, sebagai audit, ruang lingkup kita akan terasa berbeda ketika kita mengaudit program studi dengan lembaga atau unit-unit penunjang. Dan poin ini akan dibedakan di setiap ruang lingkup audit itu sendiri.
4. Jadwal Kegiatan Audit
Hal ini bertujuan supaya seseorang ketika membuka laporan AMI dapat mengetahui seberapa lama proses saat melakukan audit. Jadwal kegiatan ini perlu dimasukkan kedalam laporan AMI karena kegiatan laporan ini juga perlu ditandatangani dari kedua belah pihak sehingga auditee dan auditor dapat mengetahui jadwal atau rundown audit yang berjalan.
5. Lampiran Temuan Audit
Kita mulai mengerucut pada isi dari laporan secara detail yaitu temuan audit. Temuan-temuan tersebut tentu akan merujuk ke diskusi dari butir setiap butir mutiara dan tentunya juga merujuk pada pertanyaan yang sudah dibuat ketika proses devaluasi berjalan. Setelah penemuan audit tersebut ditemukan dan dikumpulkan, tentunya terdapat saran peningkatan pada masing-masing bidang temuan.
6. Kesimpulan Audit
Setelah berhasil menyusun semua, harus ada lampiran kesimpulan audit. Temuan yang bersifat krusial ada berapa, secara keseluruhan sudah melakukan SPMI dengan baik atau belum, dan tentunya bagaimana PTK yang ditemukan diaudit sebelumnya sudah efektif apa belum. Dan ini bermanfaat untuk mentracking PTK-PTK yang muncul.
7. Lampiran-Lampiran
Lampiran ini biasanya berisikan tentang PTK yang terjadi sekarang saat melakukan temuan, kemudian bagaimana pemantauan PTK pada temuan sebelumnya dan bagaimana rekap data dari evaluasi diri program studi atau unit yang kita audit. Dan yang terakhir adalah bagian yang paling penting dalam laporan AMI karena ini menyangkut dengan legalitas laporan yaitu daftar hadir dari proses berjalannya kegiatan laporan AMI. Disinilah ruang lingkup apa saja yang harus dipersiapkan di laporan AMI di kegiatan-kegiatan proses AMI yang sudah berjalan.
Ada juga dari pengalaman mas Waskito pada lampiran hanya berisikan daftar hadir saja. Namun jika pelaporan dilakukan secara lengkap akan lebih memudahkan audit-audit selanjutnya dalam melihat rekapan/ tracking laporan sebelumnya seperti temuan audit, temuan tersebut apakah masih muncul pada audit selanjutnya, sudah atau belum terealisasinya PTK, jika belum akan menjadi temuan selanjutnya untuk melakukan kegiatan dan sebagainya.
***
Nah itu dia sobat eCampuz, mengenai apa saja yang harus dipersiapkan dan diperlukan dalam kegiatan laporan AMI supaya pelaksanaan pelaporan AMI dapat dimonitoring kembali dan menjadi laporan utuh yang dapat menjadi bahan evaluasi dalam pelaporan AMI berikutnya.
