4 Langkah Panduan Aktivasi “Google Suite for Edu” 

Apakah Google Suite for Edu itu?

gSuite for Edu (Google Suite for Education) adalah sebuah layanan Google berbasis cloud untuk lembaga-lembaga pendidikan, yaitu seputar pemanfaatan aplikasi-aplikasi yang ada di Google, baik dari manajemen akun,  manajemen penjadwalan, Google drive, perangkat-perangkat kolaborasi lainnya, hingga mail. Dengan menggunakan layanan tersebut, maka lembaga pendidikan tidak perlu menyewa server, atau menginstal aplikasi-aplikasi tertentu di komputer masing-masing.

Layanan Google Suite for Education telah digunakan banyak institusi pendidikan, mulai dari yang kecil hingga sekelas universitas negeri yang besar pun, telah menggunakan layanan collaboration suite google ini. Jika anda adalah seorang administrator di perguruan tinggi, atau vendor untuk membantu urusan-urusan sistem informasi di institusi pendidikan, maka dapat memanfaatkan layanan Google Suite ini untuk keperluan institusi. Adakah teman-teman eCampuz telah menggunakan Google Suite ini? Oh tentu ada 🙂

Bagaimana Cara Aktivasi Google Suite?

Adapun untuk aktivasi gSuite ada beberapa langkah utama, antara lain :

A. Membuka halaman http://google.com/a/cpanel/education/new atau https://edu.google.com

Saat memulai pendaftaran gSuite, kita akan mendapat halaman seperti berikut di atas. Baik ya google ya… Pakai Bahasa Indonesia yang komunikatif. Woh ya, pastikan kita memiliki atau memegang administrasi domain atau web institusi. Biasanya Google meminta domain berekstensi ac.id, sch.id, .edu dan kependidikan lainnya.

Setelah mendapatkan pertanyaan ini, mari kita lanjut ke tahap ke dua. Ini adalah tahap paling panjang. Sebenarnya tidak panjang sih, cuma saking komunikatifnya Google terhadap clientnya, Google selalu memastikan melalui form dan konfirmasi.

B. Yuk ngisi form-form berikut.

Masukkan informasi nama institusi dan jumlah user

Oh ya, untuk tutorial di sini, hanya dibahas untuk jenis institusi yang memiliki domain. Atau setidaknya memiliki akses ke halaman web utama.

Bagian di atas itu, kita diminta membuat nama dan password administratif, untuk masuk ke Google Suite for Edu. Misal namanya : admin@namainstitusi.ac.id , atau ngatmin@namainstitusi.ac.id

Konon bagian persetujuan ketentuan layanan bagian besar dari kebohongan tiap pengguna. Karena mengaku sudah membaca, namun sebenarnya belum :D. Maka baca dengan seksama ya..

Proses pendaftaran sampai di sini. Selanjutnya kita akan diminta konfirmasi. Cara konfirmasi dari google dengan menggunakan verifikasi domain, ataupun halaman web.

C. Melakukan verifikasi

Google Suite cuma butuh tahu bahwa anda adalah orang yang benar-benar menjadi administrator di institusi tersebut. Dengan demikian Google memberikan pilihan :

• Google akan memberikan file, file tersebut diletakkan di halaman web dengan domain institusi. Jika google berhasl membaca itu berarti anda benar-benar administrator web kampus
• Google akan memberikan TEXT, yang harus dimasukkan ke dalam RECORD DOMAIN bertipe TXT, atas nama domain utama institusi. JIka google berhasil membaca itu, maka anda benar-benar administrator web kampus. Bagian ini perlu waktu propagasi, yaitu waktu yang dibutuhkan oleh sebuah record domain untuk dikenal di seluruh dunia, sejak dibuat.

Halaman konsol : https://admin.google.com, dan di sana sudah akan muncul banyak layanan aplikasi Google Suite. Lihat pada bagian atas ada apa?

…dan hasilnya adalah halaman persiapan untuk konfirmasi domain.

nah, di sini Google menanyakan : mau pakai konfirmasi jenis mana? Kebetulan pada artikel ini menggunakan domain. Jika menggunakan domain, maka silakan dipersiapkan halaman domain manajemennya. Kalau file bagaimana? Jika file, maka siapkan Kontrol Panel untuk membuat file di web institusi akademik yang akan dijadikan konfirmasi

Pastikan semua bagian centang biru itu telah benar prosesnya.

Google meminta ini dipasang di record domain TXT kita. Siapkan halaman domain panel ya..

Oh ya, dalam proses penambahan TXT RECORD, jika penggunaan tanda @ gagal, maka kosongi saja. Tidak semua Domain Panel support dengan @ itu. Perlu dipahami bahwa proses penambahan record DNS, apapun jenis recordnya, akan selalu membutuhkan waktu konfirmasi.. Maka google juga memberikan waktu selama satu jam.

Google Suite hanya setia menunggu sampai satu jam saja. Selebihnya jika belum jadi, berarti dianggap masih error. Bisa jadi pengisian domain yang salah. Tapi, tentu eCampuz memiliki trik licik untuk memastikan bahwa pointing kita telah benar atau tidak. Kita pantau dengan situs-situs cek domain, seperti misal https://dnschecker.org. Di sana kita bisa check setiap beberapa waktu berkala, misal 5 menit sekali, apakah sudah ada DNS server dunia yang mengenali TXT record kita?

Tak peduli yang lain masih silang, yang penting bagian google sudah kelar.. :D, Kembali ke halaman konfirmasi dan… Sim salabim…

Sampai titik ini, proses konfirmasi selesai..

D. Melakukan pengelolaan Google Suite

Silakan kembali membuka halaman https://admin.google.com kembali, dan silakan dilihat-lihat. Jangan keburu senang,  Google Suite masih memastikan dalam 14 hari, untuk memastikan bahwa institusi perguruan tinggi yang mendaftar ini benar-benar valid.

Apa saja yang dapat kita lakukan lagi? Google Apps/Google Suite paling digemari adalah penggunaan layanan Google Mail (GMail) untuk penggunaan domain sendiri. Nah, bagian ini, akan dibahas di artikel berikutnya ya. Maka jangan ke mana-mana, stay tune di blog.ecampuz.com. Sampai ketemu di artikel selanjutnya.