Proses pembayaran kuliah pada mahasiswa di perguruan tinggi merupakan salah satu hal paling krusial dalam mempertahankan bisnis yang dijalankan oleh kampus. Terdapat berbagai macam pembayaran pada setiap mahasiswa dan perbedaan jumlah mulai dari penentuan uang gedung setiap prodi, SPP/ UKT per semester yang berbeda pada setiap prodi, diskonan dari kampus/ beasiswa/ mahasiswa berprestasi dan lainnya. Sehingga untuk mengelola keuangan dari berbagai macam pembayaran dan perbedaan tersebut, diperlukan operator keuangan dan sistem yang berkualitas supaya dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Setelah harus menentukan jumlah biaya yang beragam untuk setiap mahasiswa, operator keuangan akan lebih mudah mengelola keuangan setiap mahasiswa jika pembayaran dilakukan secara tertib dan tepat waktu. Namun tidak semua mahasiswa dapat membayar kuliah secara tertib. Pasti ada kendala yang dialami mahasiswa sehingga pembayaran tidak tertib. Hal ini yang membuat operator keuangan seringkali kesulitan dan kerepotan dalam mengelola pencatatan pembayaran mahasiswa.
Namun, apakah pembayaran mahasiswa dapat dibuat dengan cara cicilan?
Tentu saja bisa. Mau dicicil berapa kali pun bisa tinggal diatur menyesuaikan dengan kebijakan kampus mau seperti apa. Karena eCampuz hadir menawarkan solusi dengan aplikasi ePembayarannya yang dapat mengatasi berbagai macam kasus pembayaran yang diadakan oleh kampus. Sobat eCampuz tidak perlu khawatir dalam mengelola keuangan mahasiswa dari beragam variasi pembayaran mulai dari menentukan jumlah biaya dan sistem pembayaran. Karena aplikasi ePembayaran sendiri bersifat fleksibel yang memungkinkan dapat menyesuaikan dengan kebijakan yang akan diterapkan kampus mengenai bagaimana sistem pembayaran. Sehingga kampus bisa mengadakan berbagai macam bentuk program pembayaran kuliah bagi mahasiswa seperti cicilan.
Kekurangan Pembayaran Tetap Tercatat dan Dapat Diketahui
Berikut contoh penggunaan aplikasi ePembayaran dalam mengatasi kasus pembayaran cicilan mahasiswa. Ada seorang mahasiswa dengan tagihan semester sebesar Rp5.000.000. Akan tetapi, mahasiswa tersebut baru sanggup membayar Rp3.000.000. Bagian keuangan harus membuatkan kwitansi untuk pembayaran sebesar Rp3.000.000 dan mencatat kekurangan pembayaran mahasiswa sebesar Rp2.000.000.
Dengan menggunakan aplikasi ePembayaran, kekurangan pembayaran mahasiswa tersebut sudah tercatat di riwayat pembayaran. Melalui aplikasi ePembayaran, operator keuangan dapat melihat kekurangan pembayaran mahasiswa, sehingga untuk pembayaran semester depan, perhitungan pembayaran mahasiswa tersebut masih tercatat ada kekurangan dua juta rupiah yang sudah tersimpan dalam riwayat.
Lebih jauh lagi, Aplikasi ePembayaran dapat mencatatkan pembayaran tiga juta rupiah tersebut sampai detil, misal digunakan untuk membayar SKS, SPP Mahasiswa, atau uang pangkal. Pembayaran yang telah terekam ini juga dapat dilihat dari portal mahasiswa agar mahasiswa dapat memantau sendiri apakah pembayarannya sudah diproses atau belum, dan mengetahui jumlah kekurangan yang belum dibayar.
Pembayaran Melebihi Tagihan, Apakah Bisa?
Kasus selanjutnya adalah ketika mahasiswa membayar kuliah melebihi tagihan yang diberikan. Sebagai contoh, terdapat tagihan pembayaran mahasiswa sebesar Rp5.000.000, tetapi mahasiswa tersebut membayar sebesar Rp6.000.000. Di aplikasi, pembayaran tagihan sebesar lima juta rupiah tetap diverifikasi, sementara kelebihan transfer sebesar satu juta rupiah akan diberikan keterangan yang jelas. Uang kelebihan tersebut bisa diatur untuk dialokasikan ke proses pembayaran selanjutnya. Sehingga pembayaran selanjutnya mahasiswa cukup membayar sebesar Rp4.000.000.
Pembayaran Model Cicilan
Aplikasi ePembayaran ini juga bisa mengakomodir program cicilan yang diadakan oleh kampus. Aplikasi tinggal diatur saja menyesuaikan dengan kebijakan yang ada di kampus. Jika kampus ingin menerapkan cicilan 5 kali pada uang gedung, aplikasi dengan mudah bisa menyesuaikan kebijakan tersebut. Atau bisa juga jika kampus ingin memberikan potongan pembayaran untuk mahasiswa yang berprestasi atau mendapatkan beasiswa, maka dari sistem ePembayaran tinggal diatur menyesuaikan harga potongan dan secara otomatis nominal akan berubah sesuai jumlah potongan yang diberikan kampus.
Namun catatan bagi kampus yang telah bekerja sama dengan mitra bank dan ingin melakukan program cicilan bagi mahasiswa, perlu diperhatikan kapan waktu tenggat terakhir pembayaran mahasiswa. Apabila pembayaran melewati waktu tenggat yang sudah ditetapkan, tentu saja akan menyebabkan tagihan tersebut kadaluarsa. Sehingga mahasiswa tidak dapat melakukan pembayaran.
Selain dapat menyesuaikan dari berbagai bentuk program cicilan bagi mahasiswa, masih banyak yang bisa dilakukan aplikasi ePembayaran. Jika kampus ingin menerapkan kebijakan pengisian KRS hanya bisa dilakukan bagi mahasiswa yang sudah membayar, aplikasi ePembayaran juga sudah bisa mengakomodir kebijakan tersebut. Karena aplikasi ePembayaran bersifat fleksibel sehingga tinggal diatur saja untuk menyesuaikan berbagai macam model kebijakan yang ada di kampus.
Sobat eCampuz, selain dapat menyesuaikan kebijakan pembayaran yang diadakan kampus, semua transaksi pembayaran mahasiswa juga sudah terlaporkan dan tersaji dengan baik dan jelas di aplikasi ePembayaran. Ketika harus ada laporan pembayaran kepada pimpinan, operator keuangan cukup membuka laporan yang telah terekam di aplikasi ePembayaran. Laporan tersebut akan dipaparkan secara detail dan lengkap. Operator keuangan juga bisa mencari data keuangan mahasiswa dengan mesin pencari yang sudah disediakan aplikasi. Sistem eCampuz telah terintegrasi sehingga aplikasi ePembayaran juga mendukung untuk pelaporan pembayaran pada Feeder PDDIKTI.
