Mengelola Aset Kampus dengan Tepat Secara Berkala 

Mengapa Aset Kampus Perlu Dikelola Secara Berkala?

Aset adalah segala kekayaan yang dimiliki oleh suatu entitas, baik itu orang atau organisasi. Kekayaan ini bentuknya beragam. Sobat eCampuz yang berasal dari Fakultas Ekonomi Bisnis mungkin sudah familiar dengan istilah aset lancar, aset tetap, dan juga aset tidak berwujud. Aset lancar adalah segala bentuk kekayaan yang biasanya mudah habis atau mudah dicairkan dalam satu tahun, contohnya kas/setara kas dan perlengkapan. Aset tetap adalah segala bentuk kekayaan yang bersifat jangka panjang, dan jika dicairkan atau diuangkan memerlukan waktu lama, contohnya adalah gedung, tanah, dan mesin-mesin besar. Aset tidak berwujud adalah segala bentuk kekayaan yang tidak terlihat secara fisik, seperti hak kekayaan intelektual dan merek dagang.

Perguruan tinggi baik Perguruan Tinggi Negeri (PTN) maupun Perguruan Tinggi Swasta (PTS), sebagai sebuah entitas tentu juga memiliki aset-aset tersebut, dan tentu saja seluruh aset yang dimiliki harus dikelola dengan baik. Gedung perkuliahan sebagai contoh, perlu dilakukan perawatan secara berkala agar tidak terjadi hal-hal yang mengancam nyawa ketika aktivitas belajar mengajar sedang berlangsung. Perawatan atau bahkan pemugaran yang dilakukan tentu harus dimonitor dan kampus perlu mencatat nilai baru aset tersebut. Gedung perkuliahan yang terawat, jelas menjadi salah satu faktor penting agar kegiatan belajar mengajar bisa berjalan optimal.

Tidak hanya gedung, aset tetap lain juga perlu secara rutin dimonitor dan diperbarui datanya. Di perguruan tinggi ada banyak aset tetap lainnya, seperti meja dan kursi perkuliahan. Data-data mengenai aset ini selain diperlukan oleh bagian keuangan untuk menakar nilai kekayaan perguruan tinggi, juga diperlukan oleh bagian lain untuk memutuskan apakah diperlukan reparasi atau pembelian baru.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 2015 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, Pasal 19 ayat (1) disebutkan bahwa “Semua aset yang diperoleh PTN Badan Hukum (PTN-BH) harus dicatat dalam daftar inventaris barang PTN Badan Hukum”.

Selain Perguruan Tinggi Negeri, Perguruan Tinggi Swasta juga perlu mencatat dan memonitor inventarisasi aset. Jika PTN mengacu kepada peraturan-peraturan pemerintah terkait tata cara dan mekanisme pencatatan, PTS bisa mengacu pada PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) 16 dengan amandemen terbaru yang berlaku per 1 Januari 2023 yang mengatur tentang akuntansi aset tetap, dengan mempertimbangkan juga PSAK 45 (yang telah digantikan oleh ISAK 35 per 1 Januari 2020) yang mengatur Penyajian Laporan Keuangan Entitas Berorientasi Nonlaba.

Jika sobat eCampuz dari perguruan tinggi swasta ingin mencari pedoman lain terkait pengelolaan aset tetap, Sobat eCampuz bisa berkunjung ke situs IAI. Jika Sobat eCampuz bukan anggota IAI, silakan membeli PSAK di IAI store dengan klik link yang tersedia di masing-masing halaman PSAK.

Jika sobat eCampuz dari perguruan tinggi negeri ingin mencari pedoman lain terkait pengelolaan aset tetap, Sobat eCampuz bisa berkunjung ke situs Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Kementrian Keuangan (JDIH Kemenkeu).

Tidak peduli seberapa banyak, data aset kampus sebaiknya terdokumentasi dengan baik dan pengelolaannya mengikuti aturan yang berlaku. Mungkin sobat eCampuz berpikir pengelolaan data aset sebanyak itu akan memakan waktu dan tenaga yang merumitkan, akan tetapi sekarang pengelolaan data aset sudah dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah. Mari kita simak langkah mudah untuk mendatakan aset kampus.

Cara Mendatakan Aset Kampus dengan Mudah di eAset

eCampuz telah lama hadir dengan sistem manajemen aset yang tentu saja mekanismenya mengacu pada sumber-sumber peraturan pengelolaan aset yang tepat. Jika sobat eCampuz menggunakan bantuan aplikasi eAset ini dalam mengelola aset kampus, dalam kesempatan kali ini tim eCampuz ingin berbagi tutorial cara mendatakan aset kampus pada aplikasi eAset.

1. Terlebih dahulu sobat eCampuz silakan masuk menggunakan akun eAset, kemudian akan tampil halaman Dashboard.
   

   

2. Langkah awal yang perlu dilakukan oleh sobat eCampuz adalah mendata referensi kodefikasi barang. Di dalam menu Referensi Kodefikasi Barang, terdapat beberapa level penggolongan, yaitu;
   • Golongan
   • Bidang
   • Kelompok
   • Sub-Kelompok
   • Sub-Subkelompok
3. Untuk menambahkan data golongan, pada halaman Dashboard, pilih menu Referensi > Kodefikasi Barang, kemudian pilih tombol Tambah (+) sesuai induk penggolongan yang ingin ditambahkan.
   

   

4. Isikan data pada form yang tersedia, kemudian pilih Simpan.
5. Selanjutnya, sobat eCampuz dapat melakukan pendataan aset perguruan tinggi (inventarisasi). Sobat eCampuz dapat memilih menu Aset Tetap, kemudian akan muncul dua sub-menu, yaitu sub-menu Peralatan dan Mesin serta sub-menu Tanah.
   

   

6. Untuk menambahkan data aset, silakan pilih submenu Peralatan dan Mesin, kemudian pilih tombol Tambah di sisi kanan atas menu.
7. Sobat eCampuz silakan pilih Kode Aset. Data kode aset ini akan diambil dari data Referensi Kode Barang yang sebelumnya sudah ditambahkan.
8. Isi lengkap data aset, kemudian pilih Simpan.
9. Jika sobat eCampuz ingin memeriksa kembali apakah data yang ditambahkan tadi sudah tersimpan, silakan klik tombol Filter. Kemudian sobat eCampuz bisa memilih filter sesuai kebutuhan.

Demikian tutorial pendataan aset melalui aplikasi eAset. Apabila sobat eCampuz merasa lebih mudah memahami melalui media gambar dan suara, silakan menonton video tutorial “Cara Mendatakan Aset Kampus di Aplikasi eAset” yang sudah tayang di channel eCampuzOfficial berikut ini.

Pendataan data aset tetap, yaitu aset yang memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perguruan tinggi, seperti tanah, bangunan, mesin, kendaraan, dan lain-lain. Manfaatnya adalah untuk mengetahui jumlah, nilai, lokasi, kondisi, dan status kepemilikan aset tetap yang dimiliki oleh perguruan tinggi, sehingga dapat memudahkan pengelolaan, pemeliharaan, penghapusan, dan penilaian kembali aset tetap tersebut. Selain itu, pendataan data aset tetap juga dapat membantu perguruan tinggi dalam menyusun laporan keuangan, menghitung penyusutan, mengoptimalkan penggunaan aset kampus, dan meningkatkan akuntabilitas dan transparansi.

Kemudian, untuk pendataan data aset tidak berwujud, yaitu aset yang tidak memiliki bentuk fisik, tetapi memiliki nilai ekonomis bagi perguruan tinggi, seperti merek dagang, hak cipta, paten, lisensi, dan lain-lain. Manfaatnya adalah untuk mengetahui jenis, nilai, masa manfaat, dan sumber aset tidak berwujud yang dimiliki oleh perguruan tinggi, sehingga dapat memudahkan pengakuan, pengukuran, pengungkapan, dan amortisasi aset tidak berwujud tersebut. Selain itu, pendataan data aset tidak berwujud juga dapat membantu perguruan tinggi dalam meningkatkan daya saing, inovasi, reputasi, dan kinerja.

Selanjutnya adalah pendataan data aset lancar, yaitu aset yang dapat diubah menjadi uang tunai dalam waktu kurang dari satu tahun atau dalam satu siklus operasi perguruan tinggi, seperti uang kas, surat berharga, piutang, persediaan, dll. Manfaatnya adalah untuk mengetahui jumlah, nilai, likuiditas, dan perputaran aset lancar yang dimiliki oleh perguruan tinggi, sehingga dapat memudahkan pengendalian, pengamanan, penagihan, dan penjualan aset lancar tersebut. Selain itu, pendataan data aset lancar juga dapat membantu perguruan tinggi dalam mengelola arus kas, membayar kewajiban, mengukur solvabilitas, dan mengambil keputusan investasi.

Apabila aset dan data aset kampus direkam dan dikelola dengan baik, perguruan tinggi dapat juga menjalin kerja sama dengan pihak eksternal. Salah satunya untuk meminjamkan aset, baik yang berbayar maupun tidak berbayar. Pernah kah sobat eCampuz mengetahui jika gedung-gedung di beberapa kampus besar juga terkadang ada yang dipinjamkan untuk kegiatan pihak lain? Seperti misalnya dipinjam oleh pihak eksternal untuk mengadakan seminar, lomba, kegiatan expo, bahkan resepsi pernikahan. Hal tersebut tentu saja akan menjadi sumber pendapatan lain bagi pihak kampus, bukan? Sedikit bocoran, aplikasi eAset dari eCampuz juga bisa memfasilitasi pengelolan pinjam-meminjam aset. Kita akan bahas di artikel blog selanjutnya yah.