4 Hal Wajib Disiapkan Auditee dalam Menghadapi Proses Audit Mutu Internal 

Apa yang harus disiapkan Auditee dalam menghadapi proses Audit Mutu Internal (AMI)?

Permenristekdikti No. 62 tahun 2016 pasal 2 menjelaskan bahwa Standar Penjaminan Mutu (SPM) yang dilakukan oleh Dikti bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. SPM Dikti juga berfungsi mengendalikan penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi untuk mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu.

Masih dari Permen yang sama pasal 5 ayat 1 menyebutkan bahwa SPMI merupakan siklus PPEPP yang terdiri dari penetapan, pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan, dan peningkatan standar pendidikan tinggi. Evaluasi sebagaimana yang dimaksud pada ayat 1, dijelaskan pada ayat 2 yaitu dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI), sehingga proses AMI itu sendiri wajib dilakukan oleh tim internal perguruan tinggi masing-masing.

Dalam kegiatan Coaching Clinic tentang SPMI pada 22 Juli 2022, Tim eCampuz menyampaikan hal-hal apa saja yang perlu disiapkan auditee ketika menghadapi proses AMI. Dalam sesi sharing yang dipandu oleh Tim eCampuz, disampaikan bahwa hal pertama yang perlu dipersiapkan Sobat eCampuz adalah mempelajari 4 buku SPMI yang terbaru, khususnya instrumen Audit Mutu Internal, sehingga auditee mengerti dan memahami setiap instrumen yang akan diassessment ke auditee. Adapun 4 buku AMI yang dimaksud adalah dokumen kebijakan SPMI, dokumen manual SPMI, dokumen standar SPMI, dan dokumen formulir SPMI.

Kemudian, ketika auditee sudah mengetahui instrumen apa saja yang akan diaudit, selanjutnya adalah mulai mengumpulkan dokumen dukung pelaksanaan kegiatan. Setiap proses pembelajaran, penelitian, atau kegiatan apa pun yang termasuk dalam instrumen yang diaudit, hendaknya selalu disertakan dokumen dukung yang sahih. Penyiapan dokumen dukung ini dilakukan agar saat proses self assessment, auditee tinggal mencantumkan bukti dukung. Baca juga: Data Dukung SPMI Tidak Lengkap, Proses Evaluasi Diri Terhambat

Selanjutnya adalah mempersiapkan laporan kinerja, terutama yang bersifat kuantitatif sesuai dengan formulir yang sudah dibuat. Semua laporan disiapkan dengan matang dan disarankan tidak dadakan (mepet), karena biasanya dokumen instrumen Audit Mutu Internal totalnya di atas 100.

Terakhir dan tidak kalah penting adalah menyediakan waktu khusus untuk melakukan kegiatan evaluasi diri.

Sesi Tanya-Jawab Live Coaching Clinic SPMI

Setelah sesi sharing tentang persiapan auditee menghadapi proses AMI dari Tim eCampuz, peserta Coaching Clinic aktif berdiskusi. Salah satu pertanyaan diskusi datang dari Ibu Sri Rahayu, dari Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang. Ada tiga poin pertanyaan dari Ibu Sri Rahayu. Poin pertama, apa yang perlu disiapkan untuk mengembangkan SPMI digital, karena saat ini di Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang sedang berjalan kegiatan tersebut. Jawaban atas pertanyaan tersebut, sistem SPMI digital yang baik dapat mendokumentasikan setiap kegiatan penetapan, pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan, dan peningkatan standar pendidikan tinggi (PPEPP).

 

Terakhir dan tidak kalah penting adalah menyediakan waktu khusus untuk melakukan kegiatan evaluasi diri.

Kemudian pertanyaan kedua terkait jumlah program studi. Jika banyak program studi dalam sebuah kampus, bagaimana flow dari proses AMI yang efektif? Dijelaskan bahwa Audit Mutu Internal memiliki proses yang panjang dan membutuhkan effort yang besar. Agar efektif, maka kita harus mempersiapkan kick-off (rapat pembuka) AMI. Di situ seharusnya direktur, pimpinan perguruan tinggi, pimpinan yayasan, atau pihak-pihak yang berkepentingan menunjuk ketua AMI yang akan membuat lini masa yang terukur dan terencana. Semua program studi diundang, agar mengerti arahan dari ketua Audit Mutu Internal. Lini masa dari rapat pembuka tersebut menjadi acuan untuk semua pihak yang terlibat, agar lini masa berjalan lancar.

Pertanyaan terakhir dari Ibu Sri Rahayu, terkait dengan evaluasi diri, dijelaskan bahwa instrumen AMI kampus mengacu pada SPME yang dilakukan, yaitu merujuk ke BAN-PT.

Pertanyaan diskusi lain datang dari Ibu Hanifah Ekawati, STMIK Widya Cipta Dharma di Samarinda, tentang siklus PPEPP di kampus yang hanya terlaksana 1 siklus dalam setahun. Siklus PPEPP tidak terikat dan tergantung perguruan tinggi masing-masing. Pada prinsipnya, setelah melaksanakan satu kegiatan baru diadakan evaluasi.

Selanjutnya, Ibu Hanifah Ekawati memastikan seperti apa contoh bentuk formulir mutu dan seperti apa contoh bukti dokumen peningkatan. Tim eCampuz menjawab bahwa bentuk formulir mutu dan bukti dokumen peningkatan, bisa sesuai dengan format masing-masing dan sesuai dengan list yang ada. Baca juga: 4 Tantangan Penerapan SPMI di Perguruan Tinggi

Diskusi lain dipantik oleh Ibu Kurni, dari Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretaris Tarakanita, Jakarta. Di kampus Tarakanita terdapat 2 siklus, pertama siklus kinerja, kedua siklus AMI. Tahun ini (2022), Tarakanita akan mencoba AMI lanjutan, yaitu menindaklajuti permintaan tindakan korektif (PTK) dari unit-unit yang perlu ada koreksi. Pada waktu rapat tinjauan managemen (RTM), apakah data yang dibawa adalah hasil dari AMI pertama, atau sudah data dari AMI yang sudah dikoreksi?

Pada prinsipnya, RTM dilakukan setelah evaluasi Audit Mutu Internal berjalan, karena RTM merupakan pengendalian dari PPEPP. Seharusnya hasil RTM tersebut dicek di siklus AMI selanjutnya. Mungkin tadi yang sudah diterapkan di Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretaris Tarakanita, Jakarta merupakan proses revisi yang dapat segera diimplementasikan tanpa menunggu proses AMI selanjutnya.

Diskusi di Coaching Clinic tentang auditee menghadapi proses Audit Mutu Internal berlangsung panjang dan bergulir di seputar SPMI. Diskusi ditutup dengan permintaan Coaching Clinic diadakan untuk auditor. Permintaan tersebut ditampung oleh Tim eCampuz dan informasi lebih lanjut akan ada di grup Coaching Clinic di Telegram.