Pentingnya Sistem Informasi Dashboard
Permendikbud 139 Tahun 2014 menyebutkan tugas dan kewenangan Senat Universitas dan pimpinan perguruan tinggi di antaranya adalah untuk menetapkan kebijakan, norma/etika, dan kode etik akademik; pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat kepada pemimpin perguruan tinggi; dan menyusun dan/atau mengubah rencana pengembangan jangka panjang, rencana strategis 5 tahun (renstra), dan rencana operasional. Dalam memenuhi tugas dan kewenangan mereka, selain mengacu pada keputusan/aturan dari menteri/kementerian atau pemerintah, Senat dan pimpinan memerlukan data atau informasi internal perguruan tinggi agar kebijakan dan rencana yang disusun sesuai dengan keadaan di lapangan.
Pada tugas Senat yang berupa “pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat kepada pemimpin perguruan tinggi”, misalnya. Senat perlu melihat laporan tri dharma yang sedang dan telah berjalan untuk membuat mengusulkan perbaikan. Apakah Senat harus mengamati satu per satu kegiatan dari masing-masing fakultas? Tentu tidak. Data akademik terkait proses pembelajaran dari unit kerja masing-masing fakultas yang akan diolah dan dilaporkan ke Senat; data, informasi, dan laporan dari peneliti dan pengabdi yang akan dijadikan acuan. Dari situlah Senat kemudian memberikan pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran.
Dari contoh di atas, kita bisa bayangkan bagaimana dokumen harus berjalan sampai ke posisi pengambil keputusan. Data yang perlu disajikan kepada pimpinan universitas bermuara dari unit-unit kerja, kemudian melalui kepala bagian, dan lanjut ke wakil-wakil pimpinan. Proses yang panjang tersebut biasanya memakan waktu, sementara keputusan bisa saja dibutuhkan segera.
Pimpinan perguruan tinggi akan lebih mudah mengambil keputusan jika semua data yang dibutuhkan dapat langsung diakses. Menggunakan aplikasi eDashboard, misalnya, menyajikan Informasi di beranda aplikasi dengan format beragam, baik dalam bentuk tabel, grafik, rasio maupun indikator-indikator lainnya. Pimpinan universitas, atau Senat, atau pihak lain yang berwenang untuk mengambil keputusan di universitas, dapat melihat kinerja institusi dari berbagai sudut pandang.
Tidak hanya membuat keputusan terkait hal-hal akademik, pimpinan universitas dan jajarannya juga seringkali harus membuat keputusan terkait hal-hal nonakademik. Dalam aplikasi eDashboard, informasi yang tersaji cukup beragam dan cakupannya luas, mulai dari bidang akademik, penelitian, hingga aset dan keuangan.
Biasanya, untuk pengambilan keputusan pimpinan juga membutuhkan informasi yang sifatnya komposit atau informasi antar-bidang, misalnya rasio jumlah mahasiswa dengan dosen dalam satu fakultas. Pemimpin universitas seringkali memerlukan juga beragam jenis informasi, mulai dari yang bersifat umum seperti data dari pusat atau rektorat, hingga yang bersifat lebih detail dan luas seperti data dari unit-unit kerja secara hierarkis. Kebutuhan informasi komposit dan jenis informasi umum-detail ini sudah dapat diakses menggunakan aplikasi eDashboard.
Pemimpin universitas juga mungkin membutuhkan pengumpulan dan penyediaan layanan laporan-laporan eksekutif, untuk pengumpulan data ke masing-masing penyedia data atau yang disebut dengan konsep warehousing. Konsep pengumpulan dan penyediaan data seperti ini juga sudah didukung di aplikasi eDashboard.
Baca juga : 3 Ciri Kampus Menjalankan Pengelolaan BLU Dengan Benar
Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Dashboard
Beragam fitur-fitur saat ini tersedia di dalam aplikasi eDashboard. Fitur-fitur yang mungkin akan dibutuhkan oleh jajaran pengambil keputusan terbagi dalam modul-modul berikut:
Modul Beranda di SI Dashboard
Modul beranda merupakan tampilan utama aplikasi. Pada halaman di menu ini jajaran pimpinan universitas pengambil keputusan dapat melihat grafik perkembangan mahasiswa, laporan kemahasiswaan dan akademik, hingga melihat laporan beasiswa, dengan tampilan yang ramah bagi pengguna.
Modul Kepegawaian
Di dalam halaman ini, jajaran pimpinan universitas pengambil keputusan dapat melihat data kepegawaian, laporan kepegawaian, data dosen dan guru besar, juga grafik dosen berdasarkan jabatan fungsional dan berdasarkan fakultas.
Modul Penelitian
Halaman ini dapat digunakan untuk membantu tugas Senat yaitu “pemberian pertimbangan dan usul perbaikan […] penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat […]”. Pengambil keputusan dapat mengakses laporan peneliti dan pengabdi, juga dapat mengakses laporan total jurnal di halaman ini.
Modul Aset
Pengambil keputusan dapat melihat laporan aset, berdasarkan kepemilikan, seperti apakah aset milik fakultas atau milik prodi; dan berdasarkan kondisi, seperti aset apa saja yang perlu perbaikan atau aset apa saja yang dalam kondisi baik.
Modul Keuangan
Pengambil keputusan dapat melihat laporan anggaran dan realisasi anggaran, seperti melihat berapa anggaran untuk program kegiatan belajar mengajar dan melihat berapa anggaran untuk kegiatan belajar mengajar yang telah terealisasi.
Sinkronisasi
Halaman ini digunakan oleh jajaran pengambil keputusan untuk melakukan sinkronisasi data. Jika fitur dari modul-modul di atas masih kurang lengkap karena beberapa perguruan tinggi mungkin memiliki arus informasi yang lebih kompleks untuk disajikan ke jajaran pengambil keputusan, eDashboard dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan.
Pengambilan keputusan pastilah sangat tergantung pada informasi dan data yang disediakan. Memangkas waktu dengan cara memangkas proses pelaporan berjenjang, menggunakan aplikasi penunjang pengambilan keputusan, merupakan salah satu cara yang perlu dicoba.
Demikian sobat eCampuz beberapa rekomendasi fitur yang perlu ada di dalam sistem informasi dashboard. Semoga dapat menjadi tambahan bahan pertimbangan bagi sobat eCampuz yang sedang ingin menjajaki kebutuhan terkait sistem informasi tersebut.
