Perbedaan SOP dan Instruksi Kerja di Perguruan Tinggi

Cari tau perbedaan SOP dan instruksi kerja dalam SPMI ― Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah suatu pendekatan yang penting dalam memastikan bahwa suatu organisasi, termasuk perguruan tinggi, dapat mencapai tingkat kualitas yang tinggi dalam pelaksanaan proses-proses dalam institusi. Dalam konteks SPMI, ada dua elemen penting yang sering digunakan, yaitu Standar Operasional Prosedur (SOP) dan instruksi kerja. 

Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memastikan bahwa proses berjalan dengan efisien dan sesuai dengan standar yang ditetapkan, tetapi ada beberapa perbedaan signifikan. Perbedaan tersebut bisa dilihat dari ruang lingkup, detail maupun penggunaannya. Supaya lebih memahami tentang perbedaan SOP dan instruksi kerja dalam pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi, mari simak ulasan berikut ini 😊

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Melalui implementasi SPMI pada perguruan tinggi, diharapkan tercipta kemandirian dengan sendirinya. Selain itu penilaian kelayakan juga tidak bergantung dari pemerintah saja, akan tetapi kualitas perguruan tinggi tersebut untuk memenuhi kebutuhan masyarakat saat ini. Agar lebih dapat gambaran tentang SOP seperti apa, simak beberapa detail ruang lingkupnya berikut ini.

1. Ruang Lingkup SOP Secara Umum

SOP adalah dokumen yang mengatur proses-proses penting di dalam organisasi perguruan tinggi secara umum. Jadi, dalam SOP akan ada panduan umum tentang bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan tanpa terlalu mendalam ke dalam detail teknis. Contohnya, SOP bisa rinci bagaimana proses penerimaan mahasiswa baru harus dijalankan secara keseluruhan tanpa memasukkan detail teknis seperti format formulir atau alur persetujuan yang spesifik.

2. Tingkat Detail yang Lebih Rendah

Secara umum, SOP memiliki tingkat detail yang lebih rendah daripada instruksi kerja. Jadi, panduan yang ada pada SOP bisa diinterprestasikan oleh berbagai bagian di perguruan tinggi. Sehingga SOP ini memberikan kerangka kerja umum tentang bagaimana proses yang seharusnya dijalankan, namun memberikan fleksibilitas kepada departemen atau unit individual untuk mengisi detail spesifik yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Tujuan Umum

SOP bertujuan untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar organisasi atau industri di seluruh unit/bagian perguruan tinggi. Dengan adanya SOP ini memberikan pedoman umum dan dapat diikuti oleh semua civitas dalam perguruan tinggi untuk memastikan bahwa proses-proses tersebut berjalan dengan benar.

4. Pemakaian oleh Manajemen Tingkat Atas

SOP umumnya digunakan oleh manajemen tingkat atas atau pengambil keputusan strategis di universitas seperti rektorat kampus. Mereka menggunakan SOP untuk memantau dan mengukur kinerja pegawai secara keseluruhan serta memastikan bahwa tujuan dan visi universitas terwujud melalui pelaksanaan proses-proses yang konsisten.

5. Fleksibilitas

SOP relatif lebih fleksibel karena memberikan panduan yang umum. Mereka dapat diubah atau disesuaikan sesuai dengan perkembangan dalam lingkungan universitas, perubahan aturan, atau perubahan kebijakan. Namun, perubahan ini harus tetap memastikan bahwa tujuan dan standar mutu tetap tercapai.

Demikian penjelasan mengenai Standar Operasional Prosedur yang diimplementasikan dalam lingkup perguruan tinggi. Selanjutnya, mari kita simak penjelasan mengenai Instruksi Kerja.

Instruksi Kerja

Sementara instruksi kerja adalah mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktivitas kemudian dimuat dalam bentuk dokumen. Selain itu, instruksi kerja hanya melibatkan satu fungsi sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja. Bagi sobat eCampuz yang ingin tahu instruksi kerja seperti apa, simak beberapa poin ulasan berikut ini.

1. Ruang Lingkup yang Spesifik

Instruksi kerja lebih terperinci dan spesifik. Jadi, dalam instruksi kerja akan ada langkah-langkah yang harus diikuti dalam melaksanakan tugas tertentu atau proses tertentu dengan sangat detail. Contohnya, instruksi kerja untuk Kuliah Kerja Nyata (KKN). Maka akan mencakup durasinya, syarat mahasiswa yang bisa mengikuti, bentuk laporan pada universitas seperti apa, sampai dengan melakukan evaluasi.

2. Tingkat Detail yang Tinggi

Instruksi kerja juga memberikan langkah-langkah yang harus diikuti oleh individu atau tim dalam melaksanakan tugas atau proses tertentu. Jadi, pihak yang terlihat tidak memiliki banyak ruang untuk interpretasi atau variasi. Karena adanya instruksi kerja bertujuan untuk memastikan bahwa tugas tersebut dilaksanakan dengan benar dan akurat.

3. Tujuan yang Khusus

Instruksi Kerja bertujuan untuk memberikan panduan spesifik kepada individu atau tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu. Jadi, tujuannya memastikan bahwa SOP yang sudah dibuat bisa dilaksanakan dengan benar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

4. Digunakan oleh Pelaksana Operasional

Instruksi kerja umumnya digunakan oleh anggota tim atau individu yang melaksanakan tugas atau proses tertentu. Jadi, digunakan oleh mereka yang terlibat dalam pelaksanaan harian. Sebagai contoh, pihak fakultas dan mahasiswa yang harus mengikuti langkah-langkah maupun persyaratan serta evaluasi ketika melaksanakan  Kuliah Kerja Nyata (KKN) atau magang.

5. Kurang Fleksibel

Instruksi Kerja cenderung kurang fleksibel karena sudah sangat rinci dan khusus. Perubahan dalam instruksi ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa tugas tetap dilaksanakan dengan benar. Perubahan pada instruksi kerja umumnya memerlukan tinjauan dan persetujuan yang ketat dari manajemen tingkat atas.

Tabel Perbedaan SOP dan Instruksi Kerja

Secara umum instruksi kerja memiliki aturan khusus dan relatif sulit untuk mengubahnya. Supaya sobat eCampuz paham dengan jelas bedanya dengan SOP, simak tabel perbedaannya berikut ini.

Lalu, Apa Peran SOP dan Instruksi Kerja dalam SPMI Perguruan Tinggi?

Dalam pelaksanaan SPMI di lingkungan perguruan tinggi, SOP dan instruksi kerja memiliki peran yang saling melengkapi. SOP memberikan kerangka kerja umum tentang bagaimana perguruan tinggi harus menjalankan proses-prosesnya secara keseluruhan. Adanya SOP bertujuan untuk memastikan standar mutu terjaga dan setiap proses-proses tersebut sejalan dengan visi maupun tujuan universitas.

Sementara, instruksi kerja memberikan panduan yang lebih terperinci kepada karyawan (pihak fakultas, jurusan, sampai dengan mahasiswa) apa yang harus dijalankan. Adanya instruksi tersebut akan membantu memastikan bahwa semua program dan tugas bisa terlaksanakan dengan akurat dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

Jadi dalam lingkup SPMI perguruan tinggi, SOP dan instruksi kerja akan membantu mencapai keseimbangan antara fleksibilitas maupun ketelitian dalam pelaksanaan berbagai macam program perguruan tinggi. SOP memberikan arahan umum, sementara instruksi kerja memberikan detail yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan benar.

SOP sebenarnya merupakan perwujudan dan dokumen tertulis dari manual SPMI yang menjadi acuan atau standar prosedur kerja yang telah disepakati. Sementara instruksi kerja adalah langkah-langkah yang harus diikuti untuk mencapai tujuan mutu yang tinggi dalam lingkungan akademik yang dinamis. Dengan menerapkan kedua elemen ini secara efektif, universitas dapat terus meningkatkan mutu pendidikan dan pelayanannya kepada civitas academica maupun masyarakat.