SPMI adalah kegiatan penjaminan mutu melalui standar mutu yang dilaksanakan berdasarkan tahap PPEPP dan terdokumentasi dengan baik. Standar mutu dapat dikatakan baik apabila ditunjukkan dengan sahihnya data dukung. Data dukung sahih terdiri dari dokumen yang valid, ditandai dengan pengesahan bertanda tangan dan cap basah. Tidak hanya dalam bentuk fisik, dokumen data dukung sahih juga dapat disimpan dalam bentuk digital. Nantinya, data dukung sahih tersebut diperlukan pada saat proses evaluasi diri.
Kegiatan evaluasi diri merupakan salah satu komponen dari siklus PPEPP, terdiri dari susunan upaya berkelanjutan untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih. Sehingga simpulan fakta dapat digunakan sebagai acuan oleh pihak terkait untuk mengelola institusi ataupun program studi. Hasil dari evaluasi diri nantinya dapat digunakan untuk menetapkan standar baru atau memperbaiki standar mutu yang telah ada agar kualitas perguruan tinggi semakin meningkat. Dengan adanya data dukung sahih, proses evaluasi diri dari sistem penjaminan mutu internal dapat dilakukan dengan mudah. Baca juga: Bingung Pelaksanaan SPMI? Berikut 6 Poin Checklistnya!
Saat melaksanakan siklus PPEPP diawal tahap pelaksanaan atau implementasi, beberapa perguruan tinggi beranggapan bahwa cukup dengan memiliki data dukung saja. Padahal, kegiatan mengelola data dukung yang ada merupakan faktor penting untuk menunjang standar mutu agar sesuai dengan butir-butir AMI (Audit Mutu Internal). Saat membutuhkan data dukung, adakalanya ditemukan beberapa kendala diantaranya:
1. Penamaan Data Dukung Tidak Seragam
Format penamaan data dukung menjadi faktor yang tidak dapat diabaikan. Jika penamaan tidak seragam, tentunya akan menyulitkan proses pengolahan data karena pihak pengelola SPMI perguruan tinggi tersebut tidak mengetahui file mana yang diperlukan.
2. Permasalahan ownership atau kepemilikan file data dukung
Karena SPMI dilakukan secara berkelanjutan, maka sebaiknya file data dukung dapat diakses kapanpun. Sebagian besar perguruan tinggi kerap mengalami permasalahan tidak memiliki akses terhadap dokumen data dukung yang diperlukan. Ketika dokumen tersebut dimiliki oleh perorangan dan pemilik dokumen sudah purna tugas, maka badan penjamin mutu internal saat ini tidak memiliki akses terhadap dokumen tersebut. Selain itu, dokumen tersebut bisa saja tidak sengaja terhapus oleh pemilik dokumen ketika sudah selesai masa jabatannya. Oleh karena itu, sebaiknya badan penjamin mutu internal perguruan tinggi pada setiap periode selalu memiliki akses setiap dokumen data dukung.
Solusi Pengelolaan Data Dukung
Permasalahan atau kendala yang sudah disebutkan sebelumnya dapat diantisipasi dengan:
1. Lakukan Manajemen Dokumen
Ketika melaksanakan tahap evaluasi, perlu dilakukan pencarian dokumen dan mengorelasikan antara standar mutu instrumen AMI dengan data dukung yang telah dimiliki. Jika perguruan tinggi tidak memiliki pedoman manajemen dokumen, maka setiap program studi bisa memiliki data dukung yang berbeda.
Adapun salah satu kegiatan manajemen dokumen, yaitu dengan melakukan manajemen penamaan file data dukung. Tujuan diadakannya format penamaan data dukung adalah mempermudah melakukan kegiatan penelusuran kembali. Karena kegiatan SPMI bersifat berkelanjutan dan dilaksanakan sepanjang waktu, maka suatu saat tentu membutuhkan dokumen data dukung pada periode tertentu untuk ditinjau kembali.
Terlebih lagi, luaran SPMI dapat digunakan atau dimanfaatkan dalam banyak hal. Salah satunya untuk kebutuhan standar ISO. Dalam penentuan pedoman manajemen dokumen, beberapa butir tertentu dari SPMI dapat diberi tanda untuk menjadi butir dari kodifikasi dari ISO tertentu. Kodifikasi atau penamaan data dukung dapat dilakukan dengan menginputkan format penomoran tertentu dan diimplementasikan sesuai dengan butir mutu. Pedoman manajemen dokumen yang telah dibuat selanjutnya dibagikan ke seluruh auditee owner.
2. Gunakan Alat Bantu atau Tools
Dengan menggunakan alat bantu atau tools, badan penjamin mutu internal perguruan tinggi dapat mengontrol segala hal yang ada di pedoman dengan mudah. Adapun alat bantu yang digunakan eCampuz dalam melaksanakan SPMI, yaitu google drive, spreadsheet, dan Aplikasi eSPMI. Jika perguruan tinggi ingin menggunakan alat bantu, sebaiknya gunakan yang bersifat daring agar dapat berkolaborasi dengan rekan lain dan melakukan proses monitoring kapanpun dan dimanapun.
Selain tools online ada juga tools offline, salah satunya dengan menggunakan repository internal seperti EPrints. Anda dapat menggunakan tools offline lain untuk mengatur data dukung. Apapun alat bantunya yang penting adalah data dukung dapat tersimpan dan dikelola dengan baik, sehingga dokumen tersebut dapat dilihat kembali ketika dibutuhkan.
Dengan kedua hal tersebut, maka semua data dukung dapat terkelola dengan baik dan dokumennya menjadi master repository tunggal yang kredibel. Baca juga: Sekilas Tentang SPMI dan Integrasi SISTER
eSPMI dalam Pengelolaan Data Dukung
Data dukung SPMI jika dikelola dengan baik maka akan memudahkan proses evaluasi diri dan pelaksanaan siklus PPEPP. Dengan Aplikasi eSPMI, proses sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi dapat terdokumentasi dan terkelola dengan baik. Jika Anda tertarik menggunakan Aplikasi eSPMI, berikut manfaat penggunaannya:
1. Tercipta Kolaborasi Antara Pedoman SPMI dan Alat Bantu
Dengan menggunakan eSPMI, proses manajemen dokumen data dukung menjadi lebih mudah karena adanya fitur-fitur pengelolaan dokumen. Sehingga menghasilkan pemahaman (insight) terhadap penelusuran dokumen atau pedoman tersebut.
2. Dapat Mengatur Notifikasi Dokumen Data Dukung
Salah satu fitur eSPMI adalah notifikasi mengenai update progress dokumen, baik yang sudah dikumpulkan maupun yang belum.
3. Memudahkan Melakukan Manajemen Dokumen Data Dukung
Kolaborasi yang telah dilakukan Tim eCampuz dalam menyiapkan data dukung, yaitu dengan menerjemahkan dokumen panduan kepada alat bantu. Baik menggunakan google drive, repository internal, maupun fitur-fitur dalam Aplikasi eSPMI.
Tips Pengelolaan Data Dukung
Agar data dukung terdokumentasi dengan baik, berikut tips ketika mengelola dan mempersiapkan data dukung SPMI.
1. Manajemen Pengumpulan Data Dukung yang Baik
Pengumpulan dokumen data dukung tentunya melibatkan banyak pihak seperti pihak auditee ataupun unit penunjang lainnnya. Oleh karena itu, perlu dilakukan manajemen dokumen yang baik yang mana didahului oleh pengumpulan data dukung. Pengumpulan data dukung sebaiknya dikembalikan kepada pedoman manajemen dokumen, agar semua pihak yang terlibat dapat mengerti dalam pengumpulan data dukung. Adapun diantaranya adalah terkait kodifikasi (penamaan), jadwal pengumpulan, dan lainnya.
2. Membuat Repository Dokumen
Apabila dokumen data dukung tidak terpusat, maka libatkan pihak-pihak terkait secara penuh untuk menyusun standar dan melakukan manajemen dokumen. Selanjutnya, simpan dokumen dalam repository tunggal.
3. Digitalkan Dokumen Data Dukung
Dokumen dalam bentuk fisik sebaiknya mulai diubah kedalam wujud digital sebagaimana amanat dari Kemdikbud. Selain itu, dokumen yang terdigitalisasi memudahkan penelusuran kembali dan menghemat ruang penyimpanan fisik.
4. Tandai Standar yang Telah Mengalami Peningkatan
Standar yang telah mengalami peningkatan dapat ditandai menggunakan tools agar dapat dibedakan dengan standar lainnya. Jika proses tersebut masih dilakukan secara manual, tentunya akan sangat menyulitkan dan harus ditandai satu per satu. Berbeda ketika menggunakan sistem, proses dilakukan secara otomatis sehingga memudahkan pengguna.
Itulah beberapa hal mengenai pengelolaan data dukung. Selain keempat poin di atas, sosialisasi menjadi poin utama dalam tahap pengumpulan dokumen. Sebelum melakukan evaluasi diri, sebaiknya data-data yang diperlukan sudah terkumpul dan usahakan untuk tidak mengumpulkan data dukung mendekati tenggat waktu (deadline). Dengan penggunaan alat bantu, diharapkan tidak perlu mengumpulkan data dari awal. Melainkan membuat “gudang” data agar dapat dimanfaatkan pada waktu mendatang. Baca juga: Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Digital Ringankan Tugas Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi