Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) merupakan sebuah kegiatan yang biasa dilakukan kampus setiap tahun ajaran baru untuk menerima dan menyeleksi mahasiswa. Menjelang PMB berbagai macam cara dan media dilakukan kampus untuk mempromosikan kampus kepada calon mahasiswanya. Tujuan dari promosi ini tak lain untuk mendapatkan calon mahasiswa sebanyak mungkin yang kemudian disaring dengan proses seleksi mahasiswa.
Pada tahap PMB ini terjadi kompetisi sangat ketat antar perguruan tinggi dalam mendapatkan mahasiswa baru. Terutama untuk perguruan tinggi swasta harus bersaing dengan perguruan tinggi negeri yang biasanya menjadi incaran awal calon mahasiswa serta bersaing dengan perguruan tinggi swasta lainnya. Semakin banyak calon mahasiswa yang berminat mendaftar, semakin baik juga bagi kampus karena kampus lebih leluasa menyeleksi kandidat yang akan diterima sesuai kriteria yang diinginkan.
Kegiatan promosi yang dilakukan kampus belum cukup sampai situ saja. Bisa jadi kegiatan promosi tersebut sia-sia karena sistem pada proses pendaftaran dan seleksi yang digunakan kampus tidak mendukung atau tidak baik. Banyak mahasiswa yang tidak jadi mendaftar dikarenakan saat proses mendaftar yang ribet, tidak terlayani dengan baik karena banyaknya pendaftar yang mencapai ratusan bahkan ribuan, sehingga bisa menyebabkan calon mahasiswa berpindah ke kampus lain. Maka dari itu, selain gencar melakukan promosi juga memerlukan sebuah sistem yang baik juga.
Selain menghadapi pendaftar dan proses menyeleksi mahasiswa yang berjumlah banyak, masalah yang dihadapi oleh kampus lainnya adalah wabah pandemi seperti saat ini. Mau tidak mau semua kegiatan kampus harus dilakukan secara online seperti PMB, kegiatan belajar, proses administrasi, dan lainnya. Tentunya ini menjadi kendala baru yang harus dihadapi oleh kampus supaya kegiatan kampus tetap berjalan semestinya. Namun, dari semua kendala yang harus dihadapi oleh kampus, tidak perlu khawatir. Karena eCampuz telah hadir untuk memberikan solusi mengatasi kendala tersebut dengan produk yang dimiliki eCampuz dan bahkan telah tersedia sebelum adanya wabah pandemi.
Aplikasi eCampuz memiliki berbagai fitur untuk memudahkan pihak kampus dalam menerima calon mahasiswanya dan mengelola pembayaran secara online. Untuk proses di Aplikasi ePembayaran sendiri berfungsi untuk mendukung proses PMB pada Aplikasi eAdmisi, yaitu setting tarif pendaftaran. Setting tarif pendaftaran akan disesuaikan dengan supply data dari Aplikasi eRegistrasi yang menjadi back office dari eAdmisi. Contohnya, supply data jalur pendaftaran yang akan dibuka dengan menargetkan tanggal pembukaan jalur tersebut hingga tanggal penutupan, serta menampilkan pilihan program studi yang ditawarkan. Setelah itu, proses registrasi pada Aplikasi ePembayaran akan menampilkan detail tarif pendaftaran yang berbeda-beda, tergantung dari gelombang dan jalur masuknya.
Tahap selanjutnya adalah pada nomor pendaftaran. Generate nomor pendaftaran nantinya akan menampilkan nomor pendaftaran serta tagihan dan password yang selanjutnya akan digunakan untuk proses login ke eAdmisi. Selanjutnya username atau nomor pendaftaran beserta password akan ditampilkan secara otomatis pada laman eAdmisi. Kemudian setelah status pembayaran berubah, mahasiswa dapat dengan mudah login ke laman eAdmisi untuk mengisi data-data yang diperlukan.
Variasi yang dilakukan terdapat pada cara memperoleh nomor pendaftaran. Yang pertama, Tim eCampuz merancang host to host (H2H) sebagai standar integrasi dengan bank dan telah berhasil diimplementasikan. Proses dimulai dari kampus mengumumkan jadwal pembukaan pendaftaran beserta jalur atau pun gelombang pendaftaran dengan menampilkan empat digit kode. Empat digit kode tersebut akan digunakan dalam proses pembayaran ke bank yang bekerja sama dengan kampus. Setelah menyebutkan empat digit kode melalui teller bank mitra dan melakukan pembayaran, mahasiswa akan menerima bukti pembayaran yang menampilkan nomor pendaftaran beserta password untuk login ke eAdmisi.
Sedangkan cara yang kedua adalah menggunakan virtual account (VA). Cara kedua ini ditempuh karena beberapa bank mitra ingin mengharuskan integrasi dengan menggunakan standar VA bank itu sendiri. Hal ini berarti tim eCampuz tidak dapat memaksakan proses pertama untuk dijalankan, maka alur akan berubah dan ada tambahan fasilitas untuk melakukan booking atau pesan nomor pendaftaran. Nomor tagihan yang didapatkan akan digabungkan bersama dengan nomor VA untuk proses pembayaran ke bank. Setelah proses pembayaran selesai, mahasiswa kemudian memperoleh nomor pendaftaran disertai password untuk login ke eAdmisi.
Bagi pendaftar yang tidak bisa melakukan pendaftaran setelah membeli token, kemungkinan disebabkan oleh dua hal. Yang pertama, pendaftar belum melakukan pembayaran di formulir pendaftaran, sehingga tidak bisa input biodata untuk kelengkapan pendaftaran. Dan kedua, token pendaftaran sudah kadaluarsa.
Selain kendala diatas banyak yang bisa eCampuz lakukan dalam membantu kampus menghadapi berbagai kendala yang lainnya, seperti mengelola data mahasiswa, mengelola rencana anggaran, pelaporan data, dan lainnya. Banyak kampus yang telah berlangganan dengan eCampuz baik dari perguruan negeri dan swasta. Dengan hadirnya eCampuz, mereka merasa sangat terbantu mulai pekerjaan lebih mudah, lebih hemat waktu dan tenaga, dan mengurangi terjadinya human error.
