Masih merasa rumit mengelola peminjaman aset kampus? ― Kampus umumnya memiliki berbagai jenis aset, mulai dari peralatan kelas, perangkat IT, hingga kendaraan. Diversifikasi ini membuat pengelolaan peminjaman aset menjadi lebih sulit karena setiap jenis aset memiliki karakteristik peminjaman yang berbeda. Selain itu, proses peminjaman juga lebih rumit seiring dengan pertumbuhan jumlah aset dan kebutuhan pengguna.
Untuk mengatasi tantangan ini, penggunaan aplikasi menjadi solusi yang praktis. Karena lewat aplikasi eAset yang ditawarkan eCampuz, alur peminjaman sampai pemantauan kondisi aset terkini jadi lebih mudah. Simak penjelasan lengkap terkait aplikasi eCampuz dan manfaat pentingnya pengelolaan aset kampus dalam artikel berikut ini.
Tentang Aset Universitas
Tujuan utama pendidikan tinggi adalah mempersiapkan siswa untuk karir profesional, mengembangkan keterampilan kritis, dan meningkatkan pemahaman mereka tentang dunia. Karena itulah demi menunjang misi pendidikan dan penelitian pihak universitas memiliki berbagai aset. Aset ini dapat mencakup properti, fasilitas, peralatan laboratorium, perpustakaan, dan bahkan hak kekayaan intelektual.
Berbagai aset tersebut bisa dipinjam oleh civitas akademik universitas untuk mendukung berbagai kegiatan. Jadi, supaya pengelolaannya berjalan dengan baik manajemen aset universitas menjadi hal krusial. Hal ini berguna untuk memastikan aset-aset tersebut dimanfaatkan secara efisien dan berkelanjutan.
Macam-Macam Aset Kampus yang Disewakan
Perguruan tinggi seringkali memiliki aset yang dapat disewakan untuk mendiversifikasi sumber pendapatan. Beberapa aset kampus yang umumnya disewakan meliputi:
1. Ruang Kelas dan Auditorium
Universitas dapat menyewakan ruang kelas dan auditorium untuk acara-acara luar, seminar, atau konferensi. Hal ini tidak hanya mendatangkan pendapatan tambahan, tetapi juga membuka kesempatan untuk berkolaborasi dengan industri dan komunitas lokal. Selain itu dengan adanya aset ini juga mendukung berbagai kegiatan pembelajaran para mahasiswa.
2. Fasilitas Olahraga
Gedung olahraga, lapangan, atau kolam renang universitas bisa disewakan untuk kegiatan olahraga atau acara umum. Hal ini menciptakan peluang bagi universitas untuk memperluas jaringan komunitas mereka.
3. Ruang Laboratorium
Laboratorium dengan peralatan canggih bisa disewakan kepada perusahaan atau organisasi penelitian eksternal. Hal ini dapat meningkatkan pendapatan sambil mendorong kolaborasi ilmiah pihak universitas untuk kemajuan bidang penelitian kampus.
4. Asrama dan Fasilitas Akomodasi
Jika universitas memiliki asrama atau fasilitas akomodasi tambahan, juga dapat menyewakannya kepada siswa atau pihak ketiga. Aset ini memberikan solusi tempat tinggal yang aman bagi para mahasiswa dan sumber pendapatan kampus.
Tujuan dan Manfaat Manajemen Aset Perguruan Tinggi
Manajemen aset perguruan tinggi bukan hanya tentang merawat properti dan peralatan, tetapi juga tentang mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Beberapa manfaat dari manajemen aset perguruan tinggi meliputi:
1. Efisiensi Operasional
Manajemen aset yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya pemeliharaan, dan memaksimalkan penggunaan aset. Sehingga penggunaan aset yang berkelanjutan untuk mendukung tanggung jawab sosial pihak perguruan tinggi.
2. Pendapatan Tambahan
Dengan menyewakan aset, universitas dapat menghasilkan pendapatan tambahan. Jadi digunakan untuk meningkatkan fasilitas pendidikan atau menyediakan beasiswa.
3. Pertumbuhan Reputasi
Fasilitas yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan reputasi universitas, menarik lebih banyak siswa dan mendukung kemitraan industri. Bahkan langkah manajemen aset yang benar juga membantu mengidentifikasi peluang untuk berkolaborasi dengan pihak eksternal.
Langkah-Langkah Peminjaman Aset Kampus Secara Umum
Berbagai aset kampus umumnya bisa dipinjam oleh civitas universitas dengan proses yang cukup panjang. Secara umum langkah-langkah peminjaman aset adalah sebagai berikut.
1. Identifikasi Kebutuhan
Sebelum meminjam aset kampus, pihak yang berminat perlu mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan. Selain itu, memastikan bahwa aset yang akan disewa juga sesuai dengan tujuan.
2. Lengkapi Persyaratan Peminjaman
Peminjam harus memenuhi persyaratan administratif, keuangan, dan hukum yang ditetapkan oleh universitas sebelum mendapatkan izin untuk meminjam aset.
3. Peninjauan dan Persetujuan
Setelah pengajuan diajukan, tim manajemen universitas akan meninjau permintaan tersebut. Kemudian memberikan persetujuan jika sesuai dengan kebijakan dan regulasi.
4. Perjanjian Kontrak
Pihak yang meminjam dan universitas harus menetapkan perjanjian kontrak yang jelas dan mengikat. Tujuannya untuk memastikan hak dan kewajiban masing-masing pihak dihormati.
5. Pemeliharaan dan Pengembalian Aset
Peminjam bertanggung jawab untuk merawat aset selama penggunaan dan mengembalikannya dalam kondisi yang baik setelah selesai.
Proses Peminjaman Aset Kampus Jadi Mudah Dengan Aplikasi eAset
Proses peminjaman aset yang rumit tentu menjadi hal yang sangat melelahkan. Apalagi kamu harus melakukan pemantauan keberadaan aset dan kondisi aset terkini. Jadi, tentu akan sangat melelahkan ketika terjadi penambahan aset sekaligus menjalankan alur penjaminan.
Karena itu, kamu bisa menggunakan aplikasi eAset sebagai pilihan terbaik untuk memudahkan manajemen aset kampus. Melalui aplikasi ini sobat eCampuz bisa melihat data terkini, mulai dari kondisi dan lokasi aset saat ini. Jadi, akan sangat memudahkan kamu melakukan manajemen aset perguruan tinggi. Untuk langkah-langkah peminjaman aset lewat aplikasi eAset adalah sebagai berikut.
- Silakan mengakses terlebih dahulu Portal eAset.
- Pastikan sobat eCampuz sudah memiliki akun sebelum melakukan peminjaman aset. Jika belum, kamu bisa klik daftar di halaman login dan lengkapi data-data yang seperti nama pengguna, email, password, dan lain-lain.
- Kemudian login menggunakan akun yang sudah terdaftar dan isi data diri lengkap sebelum melakukan pemesanan aset dan peminjaman ruang pada menu Profil. Jangan lupa sobat eCampuz melakukan verifikasi email terlebih dulu.
- Langkah selanjutnya, sobat eCampuz bisa memilih untuk melakukan pemesanan aset ruangan. Ketika memilih pemesanan aset klik Tombol Aset.
- Kemudian akan ditampilkan seluruh daftar aset yang bisa dipesan. Kamu bisa melihat informasi mulai dari nama aset, lokasi aset, harga sewa, kondisi, dan merek.
- Selanjutnya tentukan durasi waktu peminjaman aset tersebut.
- Lalu, klik tombol Cari untuk melihat daftar aset yang tersedia pada waktu tersebut.
- Berikutnya klik Tambah Ke List untuk memasukkan aset yang sudah dipilih ke dalam daftar pemesanan.
- Berikutnya aset yang sobat eCampuz pesan akan otomatis masuk ke dalam keranjang 🛒.
- Untuk melanjutkan proses pemesanan, kamu bisa klik icon 🛒. Lalu checklist semua pesanan dan klik Pesan untuk memproses pemesanan sobat eCampuz ke bagian admin.
- Setelah sobat eCampuz melakukan langkah-langkah di atas, bisa klik Riwayat Pemesanan untuk melihat status pesanan tersebut. Jika admin menyetujui maka statusnya berubah menjadi Diterima.
Langkah-langkah pemesanan aset dan ruangan melalui aplikasi eAset tidak jauh berbeda. Sobat eCampuz hanya perlu pilih “ruangan” untuk meminjam ruangan. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti di atas. Jangan lupa, untuk tipe peminjaman ruangan kamu harus menuliskan deskripsi kegiatan, nomor telepon, dan alamat.
Langkah-Langkah Persetujuan Admin Menggunakan Aplikasi eAset
Selain melakukan pemesanan, dalam aplikasi eAset juga ada fitur approval yang bisa dilakukan oleh admin melalui halaman back office. Untuk langkah-langkah memberikan persetujuan tersebut adalah sebagai berikut.
- Login dengan aplikasi back office eAset.
- Kemudian pilih Portal Booking untuk melihat daftar pemesanan aset maupun ruangan.
- Untuk melakukan approval pemesanan klik Approvel Booking pada kolom aksi.
- Lalu, cek detail pesanan tersebut apakah sudah sesuai atau tidak. Jika sudah sesuai, admin bisa mengubah status pemesanan pada bagian pojok kanan atas “diterima”. Namun jika kurang sesuai bisa pilih “ditolak”.
- Setelah memilih status pesanan, akan ada notifikasi approval berhasil dilakukan.
- Terakhir, pemesan aset bisa melihat update status pada Riwayat Pemesanan.
Peminjaman Aset Bisa Jadi Pendapatan untuk Kampus
Setelah kamu melakukan manajemen aset secara benar tidak hanya keuntungan dalam pengolahan data tapi juga secara finansial. Karena sobat eCampuz bisa mengoptimalkan fungsi barang tersebut untuk mendapatkan keuntungan dari nilai maupun manfaat. Jadi, ketika meminjamkan aset kampus pada pihak lain tentunya akan mendapatkan relasi dan pendapatan.
Pendapatan tersebut tentu harus masuk dalam laporan keuangan kampus secara transparan. Jadi, sebagai solusi memudahkan aktivitas keuangan tersebut, bisa dilakukan pencatatan melalui aplikasi eKeuangan. Pada aplikasi ini sobat eCampuz bisa memanfaatkan fitur-fitur yang ada seperti,
- Melakukan proses monitoring realisasi anggaran secara real-time.
- Menyajikan data anggaran belanja untuk mencapai program kegiatan tahunan yang ingin dicapai oleh institusi.
- Memudahkan evaluasi laporan keuangan.
- Mengelola dan menampilkan data keuangan secara konsisten serta transparan, sehingga pengawasan proses keuangan berjalan lebih akurat.
- Membantu menyajikan laporan keuangan dengan model staffle, untuk memudahkan evaluasi dan mendukung keputusan secara cepat dan tepat.
Melakukan manajemen aset kampus melalui aplikasi eAset akan memudahkan sobat eCampuz dalam pengelolaan data aset yang dimiliki. Jadi, aktivitas ini juga memudahkan dalam pencatatan maupun pelaporan keuangan. Bagi sobat eCampuz yang saat ini masih terkendala dalam pengelolaan aset kampus, silahkan hubungi tim eCampuz di sini supaya kamu mendapatkan penjelasan lengkap terkait aplikasi tersebut.