Di masa pandemi, banyak kegiatan dilakukan serba online dan mengandalkan integrasi aplikasi. Karena perkembangan teknologi yang begitu cepat, semua kegiatan bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja hanya melalui smartphone. Sehingga untuk mengatasi masalah tersebut, eCampuz hadir memberikan solusi supaya mahasiswa dapat melakukan pembayaran kuliah secara online dengan Aplikasi ePembayaran. Selain membantu memudahkan dalam pembayaran, hemat waktu dan tenaga, juga membantu mengurangi resiko penularan COVID-19.
ePembayaran merupakan sistem informasi untuk mengelola pembayaran mahasiswa baik untuk keperluan registrasi, heregistrasi, maupun untuk pembayaran insidental seperti praktikum, wisuda, dan semacamnya. Sistem informasi pembayaran mahasiswa mempunyai kapabilitas dalam fleksibilitas setting tarif, serta integrasi aplikasi dengan bank mitra yang telah bekerja sama dengan kampus untuk pembayaran online. Selain itu, dapat pula terhubung menjadi data pengelolaan akuntansi perguruan tinggi untuk kebutuhan penjurnalan transaksi Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) secara otomatis. Sistem Informasi Pembayaran (ePembayaran) ini telah terdaftar Hak Cipta di Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia dengan Nomor KI 277164.
Selain diperuntukkan bagi mahasiswa, aplikasi ini juga memudahkan pihak kampus dalam mengelola keuangan. Aplikasi ini bersifat fleksibel karena dapat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku. Aplikasi ini bisa melakukan pergantian biaya perkuliahan dan didukung berbagai macam metode pembayaran, seperti tunai atau dengan metode cicilan sesuai permintaan kampus. ePembayaran memudahkan kampus dalam melihat history pembayaran mahasiswa dengan cepat tanpa perlu membuka lembaran-lembaran kertas secara manual. Aplikasi ePembayaran eCampuz telah terintegrasi dengan sistem informasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Online SIMPONI milik Kementerian Keuangan (Kemenkeu) serta seluruh bank nasional di Indonesia dan mencakup pula kanal-kanal pembayaran seperti LinkAja. Khusus untuk SIMPONI, diperuntukkan bagi kampus-kampus di bawah struktur Kemenkeu dan memiliki kekhasan tersendiri, yaitu proses pembayaran seluruh atau antar institusi harus berada dalam satu jaringan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pihak kampus agar implementasi ePembayaran terintegrasi bank dapat berjalan lancar, antara lain:
- Kejelasan aturan dalam pembayaran yang ditentukan oleh kampus. Misal, menentukan jumlah nominal pada UKT program studi tertentu, mengadakan diskon, atau terjadi perubahan biaya.
- Kerja sama antara pihak kampus dengan bank. Pihak bank akan hadir ketika kampus akan menggunakan Aplikasi ePembayaran dan meminta kemudahan dalam pelayanan pembayaran mahasiswa.
- Pemahaman tim operator atau user dalam penggunaan aplikasi.
Selama ini, dalam mengimplementasikan Aplikasi ePembayaran aturan-aturan dalam pembayaran biaya perkuliahan minim terjadi perubahan. Namun, bagian yang sering mengalami perubahan adalah Bagian Admisi atau Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dan registrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah penentuan tarif pembayaran mahasiswa akan dikenakan oleh kampus. Misal, pada pendaftaran mahasiswa baru, diskon dari kampus melalui referal, dan biaya formulir pendaftaran.
Pihak kampus sering beranggapan jika bank sudah terintegrasi dengan kampus, maka pembayaran bisa dilakukan lewat mana saja seperti pembayaran melalui indomaret atau alfamart. Sebenarnya yang menyediakan fasilitas pembayaran virtual account adalah dari pihak bank. Apabila kemudian mahasiswa dapat melakukan pembayaran dari indomaret atau alfamart berarti pihak bank bekerja sama dengan kanal-kanal penyedia lain.
Dalam menjalankan kerjasama dengan berbagai bank, terdapat banyak variasi teknologi pada sistem pembayaran yang dimiliki setiap bank. Namun, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melaksanakan Memorandum of Understanding (MoU) antara pihak kampus dengan mitra bank. Dalam MoU tersebut terdapat kesepakatan teknis, dimana setiap bank memiliki penawaran teknologi yang berbeda-beda. Misalnya, bank nasional yang telah memiliki standar integrasi aplikasi tersendiri atau standar untuk pertukaran data. Hal tersebut biasanya muncul dengan nama virtual account. Sementara itu, eCampuz juga memiliki standar yang dikembangkan sendiri dan telah berjalan cukup lama, yaitu, payment gateway. Payment gateway menggunakan standar eCampuz dan telah banyak terintegrasi, kurang lebih 10 bank mitra dari 15 bank nasional.
Setelah MoU selesai dibentuk, perlunya kerja sama antara tim teknis aplikasi (eCampuz) dan tim teknis bank sebagai implementator. Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem, yaitu 1 minggu hingga 3 bulan, tergantung pada proses koordinasi dan kendala yang terjadi. Karena teknis implementasi aplikasi sendiri terdiri dari 2 pilihan: standar implementasi dari pihak aplikator atau dari pihak bank sebagai implementatornya. Beberapa bank yang telah siap dengan proses tersebut akan menawarkan standarnya, yaitu virtual account. Sehingga pengerjaan implementasi akan lebih cepat karena tim teknis aplikator tinggal menyesuaikan dengan persyaratan yang ada dari bank dalam implementasi.
Namun, beberapa bank ada yang belum memiliki standar implementasi. Maka dari itu bank akan ditawari standar yang dimiliki Tim eCampuz, yaitu Host-to-Host (H2). Sehingga tim teknis bank harus menyesuaikan dengan standar dari eCampuz. Jika bank tersebut pernah mempunyai pengalaman mengimplementasikan sistem dengan standar yang sama, maka proses pengerjaan implementasi akan jauh lebih cepat. Setelah selesai proses development atau pengembangan, maka aplikasi terintegrasi sudah bisa digunakan oleh kampus. Simak videonya: Integrasi Aplikasi Pembayaran Kuliah Online eCampuz dengan Bank
