Anda bingung mau memulai SPMI kampus dari mana?
Sobat eCampuz pasti tahu, hal yang perlu diperhatikan oleh perguruan tinggi tidak semata-mata perkara nilai, presensi, dan seputar kegiatan akademik semata. Perguruan tinggi atau kampus juga perlu memperhatikan hal lain penunjang kegiatan akademik seperti mengelola dana untuk kegiatan akademik dan non-akademik, mengelola SDM di dalam kampus, bahkan sampai mengendalikan mutu kampus. Berbicara soal yang paling belakang disebutkan, sobat eCampuz pasti mengenal yang namanya Sistem Penjaminan Mutu Internal atau yang biasa disingkat SPMI.
Nah, kali ini Tim eCampuz ingin berbagi informasi terkait SPMI dan bagaimana cara pelaksanaannya.
Mengutip salah seorang product owner di eCampuz yaitu Mas Waskito, ada beberapa alasan mengapa kampus butuh menerapkan SPMI. Alasan pertama adalah guna menumbuhkan dan mengembangkan mutu kampus itu sendiri. Tentu sobat eCampuz tidak mau kan kalau kampusnya stuck di situ terus?
Selain itu, Sistem Penjaminan Mutu Internal juga perlu diterapkan untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi kampus. Visi misi kampus tidak atur dalam aturan baku pemerintah sehingga untuk mengukurnya kita perlu alat bantu berupa Sistem Penjaminan Mutu Internal. Kampus pun bisa memanfaatkan SPMI untuk akreditasi kampus dan akreditasi prodi, dengan merujuk 9 kriteria akreditasi, sehingga kampus bisa menyiapkan borang dokumen dukung lebih cepat karena berkelanjutan.
Pasti sudah banyak sobat eCampuz yang tahu 9 kriteria akreditasi yang dimaksud di atas adalah visi, misi, tujuan, dan strategi; tata pamong, tata kelola, dan kerja sama; mahasiswa; sumber daya manusia; keuangan, sarana, dan prasarana; pendidikan; penelitian; pengabdian kepada masyarakat; dan terakhir adalah luaran dan capaian tri dharma.
Apakah sobat eCampuz masih merasa clueless? Masih bingung bagaimana cara penerapan SPMI? Tim eCampuz memiliki 6 daftar checklist agar kampus dapat menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Coba cek langkah-langkah berikut:
1. Membuat Lembaga
Dalam langkah awal pelaksanaan SPMI, kampus disarankan memiliki lembaga atau tupoksi yang mengawasi. Lembaga pengawas sebaiknya dibuat dalam SOP atau struktur organisasi di kampus. Lembaga pengawas ini bisa bernama apa saja sesuai karakteristik kampus. Boleh disebut badan penjamin mutu, lembaga penjamin mutu, atau satuan penjaminan mutu. Lembaga inilah yang nanti akan mengontrol pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal.
2. Menyiapkan Dokumen
Kampus sangat disarankan memiliki dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal. Apa saja dokumennya? Dokumen SPMI terdiri dari dokumen kebijakan mutu, dokumen standar mutu, dokumen manual mutu, serta dokumen form mutu atau yang dikenal juga dengan formulir Sistem Penjaminan Mutu Internal.
Kebijakan mutu adalah dokumen yang berisi garis besar penjelasan bagaimana suatu perguruan tinggi memahami, merancang, dan melaksanakan SPMI dalam rangka penyelenggaraan pelayanan pendidikan.
Standar mutu adalah dokumen tertulis berisi berbagai kriteria atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan perguruan tinggi demi mencapai visi dan misinya.
Manual mutu adalah dokumen yang berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah, atau prosedur bagaimana SPMI dilaksanakan dan dievaluasi secara berkelanjutan.
Terakhir, formulir SPMI adalah dokumen yang berfungsi untuk mencatat dan merekam informasi kegiatan tertentu sebagai bagian dari standar mutu.
3. Mengadakan Audit Mutu Internal
Tentu penting bagi kampus untuk memiliki proses audit mutu internal atau yang dikenal juga dengan AMI. AMI harus dilakukan secara independen dan obyektif, untuk mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai oleh setiap unit di lingkungan perguruan tinggi. Apakah kampus sudah memiliki auditor internal? Selanjutnya kampus perlu mengadakan sertifikasi auditor.
4. Tindak Lanjut AMI
Audit mutu internal yang dilakukan pada langkah sebelumnya tentu menghasilkan laporan. Laporan AMI yang sudah dibuat oleh auditor internal harus diproses dan ditindaklanjuti, biasanya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.
5. Menghasilkan PPEPP
Setelah langkah-langkah tadi, kampus diharapkan dapat menghasilkan manual PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan). Siklus PPEPP bersifat sistematis dan harus dijalankan secara kontinyu. Sesuai standar DIKTI, PPEPP digunakan untuk membantu kampus mengimplementasikan SPMI.
6. Mengukur Kepuasan Pengguna
Langkah terakhir adalah kampus mengukur kepuasan pengguna fasilitas. Pengukuran kepuasan bisa dilakukan dengan survey. Yang dimaksud dengan pengguna fasilitas di sini bisa merupakan pihak internal seperti tenaga pendidik dan mahasiswa, bisa juga pihak eksternal seperti stakeholder atau instansi yang diajak bekerja sama oleh kampus.
Dari langkah-langkah di atas, apakah semua poin sudah ter-cheklist oleh perguruan tinggi sobat eCampuz? Semoga sobat eCampuz bisa mendapatkan gambaran bagaimana cara pelaksanaan SPMI, ya. Jika sobat eCampuz merasa masih membutuhkan bantuan untuk pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal, kami juga menyediakan aplikasi eSPMI yang akan mempermudah proses pelaksanaan siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal di tempat sobat eCampuz. Simak videonya: Bingung Pelaksanaan SPMI? Berikut Checklistnya!
