Aplikasi kepegawaian atau lebih dikenal dengan sebutan eSDM, merupakan salah satu sistem yang diminati oleh perguruan tinggi. Tujuh tahun sudah pengalaman salah satu personil eCampuz dalam mengimplementasikan eSDM di berbagai kampus nasional. Sebuah jalan panjang dari Mas Waskito Zamani yang akan dipaparkan dalam artikel berikut. Sebelum beranjak lebih jauh, ada beberapa hal yang perlu menjadi atensi agar implementasi eSDM dapat berjalan lancar.
Pertama, mengenai perkembangan teknologi dan perubahan kebijakan sistem eSDM kampus. Perubahan kebijakan dari regulasi sistem kampus tak pelak membuat sistem yang ada tidak dapat digunakan dan dilakukan pembaharuan. Kedua, penyesuaian regulasi di dalam kampus. Cerita singkat hadir dari salah satu kampus yang sukses mengimplementasikan eSDM, yaitu Universitas Andalas (UNAND). Pengajuan regulasi baru yang tepat waktu dapat mempercepat proses kompensasi. Sehingga pengguna atau operator kampus lebih mudah menyesuaikan pengoperasian sistem terhadap kebijakan kebijakan baru. Sistem menjadi tepat sasaran dan menghasilkan data yang valid.
Ketiga, pendampingan implementasi terhadap kampus pengguna. Pendampingan saat implementasi sistem dengan mekanisme pelatihan rutin, menghasilkan percepatan penguasaan sistem oleh pengguna. Keempat, perawatan sistem. Dengan adanya kebijakan baru, sistem eSDM suatu saat akan berhenti digunakan. Maka dari itu, perlunya perbaikan dan pemeliharaan sistem (maintenance) agar sistem dapat terus berfungsi sesuai dengan kebijakan terbaru.
Suka-Duka Implementasi eSDM
Pengalaman Mas Waskito dalam mengimplementasikan eSDM, memiliki suka dan duka. Komplain karena aplikasi tidak menunjukkan performa baik adalah salah satu dukanya. Padahal hal tersebut tidak mutlak karena kesalahan sistem. Yang harus dipahami pertama adalah sistem sangat dipengaruhi oleh data. Sehingga data juga harus dinyatakan valid terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Kemudian yang kedua adalah keamanan sistem. Kampus harus memiliki tim IT mumpuni. Ketika pengguna akan mengimplementasikan sistem ke server, pastikan terlebih dahulu bahwa server tersebut aman.
Hal yang menyenangkan dari implementasi eSDM, pertama adalah proses pelatihan tanpa perlu tatap muka. Jadi, tim eCampuz tidak perlu hadir secara fisik di kampus pengguna dan implementasi cukup melalui pendampingan melalui chatting. Kemudian hal berikutnya adalah kampus-kampus yang mengimplementasikan eSDM, 99.9% hingga kini aplikasi masih digunakan dan berjalan dengan baik.
Apa persiapan kampus ketika ingin mengimplementasikan eSDM?
Menurut Mas Waskito, ada 2 hal yang harus diperhatikan oleh kampus ketika ingin mengimplementasikan aplikasi eSDM. Yaitu, Data dan Personil. Sebelum menggunakan sistem, kampus harus menyiapkan data-data dengan baik. Pengalaman berbicara, pernah terjadi pengambilan data dosen sebuah kampus besar dari sistem. Namun, beberapa data dosen tidak tersaji. Hal ini dikarenakan dosen tidak tetap atau honorer, tidak memiliki Daftar Urut Kepangkatan (DUK) atau Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN). Jadi, tidak 100% semua pegawai dikelola oleh sistem. Kemudian personil, dalam menjalankan eSDM sebaiknya kampus memiliki tim IT atau personil yang bertanggung jawab. Minimal tim IT dibekali dengan Surat Keputusan (SK) Tugas agar jelas perannya dalam mengelola sistem.
Kenapa harus menggunakan eSDM dalam mengelola data kepegawaian di kampus?
Alasan menggunakan eSDM dari eCampuz
1. Kebutuhan dosen
Dosen selaku aset berharga bagi kampus, mendapatkan fasilitas sesuai kebutuhan melalui eSDM. Setiap dosen pasti memiliki prestasi dan jenjang karir. Dengan eSDM kelayakan untuk kenaikan jabatan dan gaji tersaji melalui early warning system yang telah terintegrasi dengan SISTER.
Baca juga: Maksimalkan Potensi SISTER untuk Kebutuhan Internal Kampus
2. Meringankan pekerjaan dosen
Beban Kinerja Dosen (BKD) harus dilaporkan setiap periode di awal semester. Tentu saja dosen akan kerepotan dalam melaporkan data tersebut tanpa adanya sistem. Dengan adanya eBKD pada eSDM, dosen dengan mudah dapat melaporkan data tersebut dengan cepat dan tepat waktu. Hanya dengan satu klik saja dan sistem sudah terintegrasi dengan sistem lainnya. Termasuk dosen tidak perlu re-entry data mengajar karena sudah terintegrasi dengan aplikasi eAkademik. Dan tidak perlu re-entry penelitian lagi karena sudah terintegrasi dengan aplikasi eRiset.
3. Tuntutan kampus
Selain untuk keperluan dosen, kampus juga dituntut untuk bisa memberikan pelayanan prima mencakup updating data kampus. Misal, tiba-tiba Pemprov membutuhkan tenaga ahli dibidang tertentu dari akademisi kampus. Pihak kampus tidak perlu harus membuka ijazah satu persatu, cukup cari dengan klik saja data yang dicari.
Itulah beberapa alasan kenapa kampus harus menggunakan eSDM. Selain adanya fasilitas early warning system, eBKD, dan informatif dashboard. Selain itu, eSDM dalam waktu dekat juga akan menyediakan layanan ePAK dan eFormasi yang akan meningkatkan kualitas kampus. Inilah salah satu visi dari Tim eCampuz yang selalu membuat terobosan-terobosan baru.
Bagaimana kapabilitas eSDM diintegrasikan dengan aplikasi SISTER, eRiset, dan lainnya?
eSDM dapat dapat mengambil semua data-data dari SISTER, seperti data riwayat, data mutasi, data mengajar dapat diambil secara detail. Semua data valid tersebut akan menjadi data master di eSDM. Sehingga kampus bisa melakukan proses transaksi selanjutnya melalui integrasi dengan aplikasi eRiset, eBKD, eAkademik, dan lainnya.
Baca juga: Tantangan Pelaporan BKD: Bagaimana Menghadapinya?
