Di artikel sebelumnya mengenai laporan BKD yang berjudul Perbandingan Laporan BKD Manual Vs Online Proses, telah dibahas mengenai masalah apa saja yang kerap muncul pada saat pelaksanaan pelaporan Beban Kinerja Dosen (BKD). Terlebih lagi apabila perguruan tinggi menerapkan metode pelaporan BKD secara manual. Baik dari tahap persiapan, pelaksanaan, maupun penilaian, kesemuanya itu memiliki tantangannya masing-masing, penjelasannya sebagai berikut.

Tantangan BKD Manual

1. Tahap Persiapan

• Dibutuhkan banyak kanal publikasi kegiatan BKD karena tidak ada early warning system yang sifatnya pemberitahuan secara otomatis.
• Beberapa dosen mengalami kesulitan mengakses informasi terkini.
• Dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung untuk dicetak secara fisik dalam persiapan pengajuan BKD.

2. Tahap Pelaksanaan

• Membutuhkan tenaga, waktu, dan sumber daya ekstra untuk melakukan sosialisasi. Karena aplikasi yang digunakan bersifat lokal, sehingga pendampingan dilakukan secara tatap muka. Kesulitan dalam melakukan pengawasan dan mendokumentasikan file dosen. Penyebabnya adalah karena data pendukung yang ada bersifat hard copy.
• Dokumen berwujud digital namun disimpan dalam flashdisk atau CD-Rom dan sejenisnya. Hal ini berisiko file rusak dan terkena virus.
• Kesulitan proses input karena kegiatan pengisian dilakukan secara manual, satu per satu dan risiko salah ketik. Sehingga risiko revisi tidak dapat dihindari.

3. Tahap Penilaian

• Kesulitan proses penilaian oleh asesor. Dokumen fisik dikirim kepada masing-masing asesor dan harus melakukan pengecekan secara fisik.
• Dibutuhkan tatap muka dalam memberikan file pengajuan, revisi, dan hasil kesimpulan BKD.

Dari beberapa masalah yang terjadi saat proses BKD manual pada penjabaran di atas, diperlukan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Di sini kami mencoba untuk menggali lebih jauh, solusi apa yang dapat mengurangi masalah di atas.

Solusi Menghadapi Tantangan Pelaporan BKD

1. Pengajuan BKD Online dengan Early Warning System

Proses pengajuan dengan menggunakan sistem yang bisa diakses online dan memiliki fitur early warning system akan mempermudah dosen saat menyiapkan data-data laporan dari sedini mungkin. Periode pengajuan, revisi, penilaian akhir, dan cetak Lembar Kinerja Dosen (LKD) dapat tersampaikan dengan lebih cepat dan informatif.

Dengan melakukan proses BKD secara online, akan lebih memudahkan dalam menyimpan dokumen, selain itu menurunkan resiko file rusak, hilang atau terkena virus. Bahkan dosen secara periodik dapat memperbaharui dokumennya ketika mendapatkan dokumen terbaru seperti SK mengajar baru, SK penelitian, SK membimbing dan lain-lain.

Tuntutan untuk bertatap muka langsung antara dosen dengan asesor menjadi berkurang karena keduanya dapat saling melihat status review dan proses pertukaran data langsung dari aplikasi. Tentunya, hal tersebut tidak kemudian mengurangi komunikasi karena tetap ada catatan dan pesan online dari setiap pengajuan BKD yang bersifat dua arah.

2. Aplikasi BKD Online Terintegrasi dengan Aplikasi Pendukung

Selain kemudahan dalam input data, memperkecil kesalahan input data juga menjadi faktor utama dalam pengajuan BKD. Integrasi dengan aplikasi pendukung yang lain seperti: Sistem Informasi Akademik dengan data mengajar dan membimbing; Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dengan data penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan data luaran penelitian; menjadi suatu hal yang penting untuk diperhatikan. Integrasi antar aplikasi membantu pengguna agar tidak perlu mengulang kembali isian data secara manual karena telah disajikan dari aplikasi pendukung.

3. Penyimpanan Data Berkonsep On Cloud

Dokumen adalah satu-satunya bukti dalam proses pengajuan BKD yang wajib dilampirkan di setiap kegiatan yang diajukan. Akan tetapi jika dokumen harus berbentuk fisik maka resiko terselip, rusak atau hilang sangat besar. Maka perlu ada digitalisasi dokumen dan disimpan dalam repository online. Dengan demikian, dokumen lebih aman, mudah digunakan, dan dapat dikendalikan hak aksesnya.

Bagaimana dengan sistem informasi yang didesain secara khusus untuk mengakomodir proses pelaporan
Beban Kinerja Dosen?

Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa meskipun masih ada proses manual dalam pelaporan BKD, namun peranan sistem informasi juga dibutuhkan untuk memaksimalkan pelayanan terhadap internal perguruan tinggi sendiri dalam proses pelaksanaan BKD. Sebagai bagian integral dari transformasi pelayanan perguruan tinggi di Indonesia, eCampuz memiliki sistem informasi eBKD yang difokuskan pada  Perguruan Tinggi, Lembaga Pelayanan Perguruan Tinggi yang akan menerapkan proses pelaksanaan BKD online. Anda bisa mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai eBKD dengan klik gambar di bawah ini 😉