Proses pembayaran SPP mahasiswa perguruan tinggi merupakan salah satu hal krusial dalam mempertahankan bisnis yang dijalankan oleh kampus. Sehingga diperlukan operator keuangan dan sistem yang berkualitas supaya pengelolaan pembayaran dapat berjalan dengan baik dan lancar. Operator keuangan kampus akan lebih mudah mengelola keuangan mahasiswa jika pembayaran dilakukan secara tertib dan tepat waktu. Namun tidak semua mahasiswa membayar SPP secara tertib. Pasti ada kendala yang dialami mahasiswa sehingga pembayaran tidak tertib. Hal ini yang membuat operator keuangan seringkali kesulitan dan kerepotan dalam mengelola pencatatan pembayaran mahasiswa.
Apa Saja Kasus yang Dapat Menghambat Bagian Keuangan Memproses Pembayaran SPP Mahasiswa
Bagaimana Aplikasi ePembayaran Membantu Mengatasi Hambatan Tersebut?
Sebagai contoh, ada seorang mahasiswa dengan tagihan semester sebesar Rp5.000.000. Akan tetapi, mahasiswa tersebut baru sanggup membayar Rp3.000.000. Bagian keuangan harus membuatkan nota untuk pembayaran sebesar Rp3.000.000 dan mencatat kekurangan pembayaran mahasiswa sebesar Rp2.000.000.
Jika menggunakan Aplikasi ePembayaran, kekurangan pembayaran mahasiswa tersebut sudah tercatat di riwayat pembayaran. Melalui aplikasi ePembayaran, operator dapat melihat kekurangan pembayaran mahasiswa. Sehingga untuk pembayaran semester depan, perhitungan pembayaran mahasiswa tersebut masih tercatat kekurangan dua juta rupiah yang tersimpan dalam riwayat.
Lebih jauh, Aplikasi ePembayaran mencatat pembayaran tiga juta rupiah tersebut sampai detail, misal digunakan untuk membayar SKS, SPP Mahasiswa, atau uang pangkal. Pembayaran yang terekam ini dapat dilihat dari portal mahasiswa agar mahasiswa juga dapat memantau apakah pembayarannya sudah diproses atau belum, dan mengetahui jumlah kekurangan yang belum dibayar.
Kasus selanjutnya adalah kelebihan pembayaran. Sebagai contoh, terdapat tagihan pembayaran mahasiswa sebesar Rp5.000.000, tetapi dibayar sebesar Rp6.000.000. Di aplikasi, pembayaran tagihan sebesar lima juta rupiah tetap diverifikasi, sementara kelebihan transfer sebesar satu juta rupiah akan diberikan keterangan. Uang kelebihan tersebut bisa diatur (setting) untuk dialokasikan ke proses pembayaran selanjutnya, sehingga pembayaran selanjutnya cukup sebesar Rp4.000.000.
Aplikasi ePembayaran ini juga bisa mengakomodir program cicilan yang diadakan oleh kampus. Aplikasi diatur sesuai dengan kebijakan yang ada di kampus. Jika kampus menerapkan cicilan 5 kali pada uang gedung, aplikasi bisa menyesuaikan. Jika kampus memberikan potongan pembayaran untuk mahasiswa berprestasi atau beasiswa, maka dari sistem ePembayaran dapat disesuaikan dan otomatis nominal akan berubah sesuai jumlah potongan.
Jika kampus menerapkan kebijakan pengisian KRS hanya bisa dilakukan bagi mahasiswa yang sudah membayar, aplikasi ePembayaran juga sudah bisa mengakomodir kebijakan tersebut. Sifat pembayaran yang terdapat dalam aplikasi ePembayaran bersifat fleksibel, menyesuaikan semua kebijakan pembayaran yang ada di kampus. Aplikasi tinggal diatur untuk menyesuaikan berbagai macam model kebijakan yang ada di kampus.
Sobat eCampuz, semua transaksi pembayaran mahasiswa telah terlaporkan dengan baik dan jelas di aplikasi ePembayaran. Ketika harus ada laporan pembayaran kepada pimpinan, operator keuangan cukup membuka laporan yang telah terekam di aplikasi ePembayaran. Laporan tersebut akan dipaparkan secara detail dan lengkap. Operator keuangan juga bisa mencari data keuangan mahasiswa dengan mesin pencari yang sudah disediakan aplikasi. Sistem eCampuz telah terintegrasi sehingga aplikasi ePembayaran juga mendukung untuk pelaporan pembayaran pada Feeder PDDIKTI.
Integrasi bank mitra merupakan topik yang selalu menarik untuk dibahas bersama klien-klien baru eCampuz. Begitu juga dalam artikel tersebut akan dijelaskan mengenai integrasi bank mitra saat proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), registrasi dan heregistrasi kampus. Tim eCampuz akan membantu pengguna aplikasi agar lebih memahami proses pengelolaan pembayaran kampus yang disediakan oleh aplikasi dan telah terintegrasi dengan sistem informasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Online SIMPONI milik Kementerian Keuangan (Kemenkeu) serta seluruh bank nasional di Indonesia. Setidaknya terdapat beberapa pertanyaan yang dapat menjawab persoalan-persoalan terkait proses eAdmisi hingga alur pembayaran registrasi saat proses PMB.
