Tantangan Implementasi ePembayaran Terintegrasi dengan Bank di Perguruan Tinggi

Kumpulan Realita di Lapangan

Dalam implementasi sistem pembayaran online mahasiswa yang terintegrasi dengan perbankan, pihak kampus perlu memperhatikan beberapa hal agar penggunaan ePembayaran dapat berjalan lancar. Berikut ulasan singkatnya sebelum memasuki tahapan implementasi.

Pertama, kejelasan rumusan aturan dalam pembayaran itu sendiri. Pada kampus negeri, variasi pembayaran cenderung hampir sama karena menggunakan sistem pembayaran UKT. Sehingga sistem aplikasi lebih mudah mengakomodasi. Namun, hal tersebut berbeda dengan yang pernah dialami Tim eCampuz. Terdapat perbedaan rumusan antara satu program studi (prodi) dengan prodi lainnya dalam satu perguruan tinggi. Misalnya, prodi umum memiliki rumusan pembayaran mahasiswa dengan batasan pendapatan orang tua 8 juta rupiah. Namun, ada salah satu prodi yang memiliki batasan lebih dari 8 juta rupiah.

Begitu juga dengan kampus swasta yang memiliki berbagai variasi dalam pembayaran. Misalnya, terdapat potongan pembayaran atau diskon, pembayaran melalui mekanisme beasiswa, perbedaan biaya tiap prodi, dan lain-lain.  Tentu saja berbagai variasi pembayaran tersebut, salah satunya akan menjadi hambatan ketika diakomodir ke dalam sebuah sistem. Selain itu, ada hal seperti peraturan kenaikan tarif yang tentu saja tidak dapat dihindari. Maka dari itu, diperlukan adanya kejelasan aturan pembayaran biaya dari mahasiswa kepada pihak kampus.

Kedua, sejauh apa kerja sama antara pihak kampus dengan bank telah terjalin? Dan seperti apa komitmennya? Poin-poin tersebut patut ditelusuri lebih lanjut oleh kampus yang akan mengimplementasikan sistem ePembayaran. Karena terkadang pihak bank tidak dapat memberikan solusi kemudahan pembayaran terintegrasi bagi mahasiswa. Atau bank dapat memberikan solusi, namun lebih cocok untuk model bisnis korporasi bukan model bisnis perguruan tinggi.

Ketiga, pemahaman yang baik dari tim operator atau pengguna terhadap sistem pembayaran. Sehingga aplikasi dapat diimplementasikan secara maksimal oleh kampus. Student body sebuah kampus turut andil dalam besaran tim operator sebuah sistem. Bisa jadi tiap fakultas memiliki seorang operator, namun ada juga kampus dengan tim operator terpusat di kantor pimpinan kampus atau rektorat. Apapun bentuk pembagian tim operator, ada risiko masing-masing yang harus dihadapi. Kampus dengan operator disetiap fakultas menghadapi risiko adanya perbedaan aturan pembayaran dengan pusat. Sedangkan bagi tim operator pusat, risiko berada pada banyaknya data mahasiswa yang harus dikelola.

Implementasi

Selama ini dalam mengimplementasikan aplikasi pembayaran, terdapat aturan-aturan dari pihak kampus yang minim terjadi perubahan. Seringnya terjadi perubahan justru pada bagian admisi dan registrasi mahasiswa. Karena pada bagian itulah penentuan tarif pembayaran mahasiswa diberikan oleh pihak kampus. Misal, pada pendaftaran mahasiswa baru, potongan biaya dari kampus melalui referral dan biaya formulir pendaftaran.

Ketika kampus ingin mengimplementasikan aplikasi pembayaran; Bagaimana kesiapan bank yang akan mengelola keuangan digital?

Apabila sistem pembayaran mahasiswa sudah terintegrasi dengan pihak bank, kampus akan beranggapan pembayaran dapat dilakukan dari mana pun (termasuk ind*maret dan alf*mart). Bahkan ada anggapan transaksi dapat dilakukan langsung melalui aplikasi. Anggapan tersebut tidak sepenuhnya betul, karena fasilitator pembayaran virtual account adalah dari pihak bank. Apakah bank mengadakan kerja sama dengan ind*maret, alf*mart, ataupun aplikasi lain yang ingin diimplementasikan pihak kampus? Maka dari itu, diperlukan kerja sama antara bank dan aplikator, agar aplikasi dapat terintegrasi sesuai kebutuhan.

Jika kampus ingin mempercepat penerapan aplikasi pembayaran. Maka kunci utamanya adalah kesiapan kerja sama antara tim teknis dari aplikasi di kampus dan tim teknis dari bank sebagai implementer. Kemudian dari pihak kampus hanya fokus pada bagian administrasi MoU dengan mitra bank.  Tim eCampuz membutuhkan waktu untuk implementasi sistem berkisar antara 1 minggu (tercepat) hingga 3 bulan (terlama). Perbedaan durasi waktu tersebut terjadi karena standar teknis implementasi aplikasi yang berbeda, tergantung kesepakatan.

Standar teknis aplikasi yang dimaksud adalah dari sisi aplikator atau dari pihak bank selaku implementer. Beberapa bank memiliki kesiapan lebih baik, sehingga menawarkan standarnya. Contohnya, virtual account. Hal ini berpengaruh pada kecepatan pengerjaan implementasi. Karena tim teknis aplikator hanya mengerjakan beberapa penyesuaian dengan persyaratan dari pihak bank.

Realitanya, beberapa bank belum memiliki standar implementasi. Untuk menghadapi hal tersebut, tim eCampuz akan menawarkan penggunaan standar koneksi Host to Host (H2H) kepada pihak bank. Tim teknis bank hanya perlu melakukan penyesuaian. Apabila bank telah memiliki pengalaman serupa, maka proses pengerjaan implementasi akan jauh lebih cepat.

Sejauh ini beberapa bank yang telah terintegrasi dengan standar implementasi H2H tim eCampuz adalah Bank BNI, Bank Mandiri, dan Bank BTN. Selain itu, saat ini tim eCampuz tengah mengembangkan varian standar baru, yaitu 3 standar virtual account (VA) yang dimiliki berbagai bank. Faktanya, tidak semua bank memiliki standar VA sendiri. Misalnya, VA pada bank daerah. Untuk itu, tim eCampuz tetap melaksanakan proses investigasi kesiapan pihak bank dalam menjalankan standar implementasi pembayaran mahasiswa.

Baca juga: Model Integrasi Pembayaran dengan Bank

Pendapat Kampus Mengenai Implementasi ePembayaran

Dengan mengimplementasikan aplikasi ePembayaran, pihak kampus lebih cepat menerima data-data pembayaran dari mahasiswa. Termasuk data mengenai banyaknya uang pendaftaran yang telah masuk ke rekening kampus atau yayasan. Selain itu, mekanisme pembayaran online dapat memudahkan mahasiswa dari luar daerah agar tidak perlu datang jauh-jauh datang ke kampus hanya untuk membayarkan uang kuliah. Uang pembayaran lebih cepat diterima kampus dan minim terjadi kesalahan perhitungan data keuangan. Dengan demikian data-data tersebut dapat menjadi salah satu acuan bagi kampus untuk berpromosi.

Suka dan Duka Implementasi ePembayaran

Proses implementasi yang cepat merupakan salah satu kebahagiaan. Tim eCampuz senang apabila pihak kampus dapat segera menggunakan aplikasi ePembayaran. Namun, ada pula duka yang dirasakan oleh tim, seperti perbedaan data keuangan antara pihak bank dengan kampus atau data tagihan bank tidak muncul. Tentu saja hal tersebut merupakan resiko bagi Tim eCampuz.

Apa penyebab terjadinya perbedaan data maupun tagihan tidak muncul?

1. Miss-komunikasi. Penggunaan aplikasi ePembayaran merupakan pengalaman pertama bagi beberapa kampus, terkadang ada beberapa langkah atau setting tarif yang terlewat. Hal ini dapat segera diperbaiki melalui konsultasi intensif bersama application specialist Tim eCampuz.
2. Antrian pembayaran bank dan kapasitas server. Misalkan, pada satu waktu aplikasi hanya dapat melakukan pembayaran untuk 1 mahasiswa. Namun pihak bank mengeksekusi lebih dari batasan yang telah ditentukan tersebut. Di sisi lain, pengguna tidak terlalu memahami kapasitas server yang dimiliki. Sehingga transaksi pembayaran menjadi macet.
3. Jaringan atau bandwidth. Masalah lain yang berkaitan dan umum terjadi adalah kemampuan jaringan yang dimiliki kampus dan koneksi integrasi dengan bank. Hal ini dapat semakin parah apabila kampus tidak memiliki tim IT yang cukup mumpuni. 

Saran dan Masukan Agar Hal di Atas Tidak Terjadi

Pertama, tentu pihak kampus juga harus pintar dalam memilih mitra bank ketika ingin mengimplementasikan sistem. Apakah bank tersebut sudah berpengalaman dalam implementasi sistem atau belum? Kedua, pihak bank dalam melayani pembayaran kampus jangan hanya mengandalkan kantor cabang. Karena belum tentu kantor cabang sebuah bank menguasai implementasi sistem. Ketiga, membuat grup percakapan (helpdesk) antara pihak kampus, bank, dan aplikator. Agar apabila terjadi kendala dalam pembayaran, dapat segera ditangani bersama dan menelusuri letak permasalahannya.

Kesiapan Infrastruktur

Standar infrastruktur bagi bank semuanya hampir sama, cukup baik bahkan bisa dikatakan lebih baik daripada pihak kampus. Karena bank dapat dianggap memiliki standar infrastruktur industri. Jarang ditemui masalah pada infrastruktur bank, justru yang harus menjadi perhatian utama adalah kesiapan infrastruktur kampus. Pembeda dari tiap-tiap bank adalah ketersediaan layanan helpdesk. Faktanya, ada bank yang menyediakan layanan helpdesk secara khusus untuk menangani kemunculan masalah teknis. Namun, ada juga bank yang hanya mengandalkan tim marketing. Hal ini membuat penanganan kendala sangat lamban, bahkan pihak kampus atau Tim eCampuz harus menunggu selama 24 jam agar masalah dapat ditangani. 

Keunggulan Pembayaran Online

1. Memudahkan mahasiswa dalam melakukan pembayaran. Karena dapat dilakukan dimana saja dan kapan pun selama masa periode pembayaran. Mahasiswa tidak perlu datang ke kampus atau teller bank hanya untuk mengantri pembayaran. 
2. Memudahkan kampus dalam mengelola pemasukan dan pengeluaran keuangan. Kampus memperoleh data keuangan lebih cepat dan lebih valid. Selain itu, kampus tidak perlu mengumpulkan dan menghitung uang, sehingga meminimalkan potensi human error atau pun menghindari transaksi dengan uang palsu.

Kenapa harus menggunakan aplikasi ePembayaran dari eCampuz?

Banyak manfaat ketika kampus memutuskan untuk menggunakan aplikasi ePembayaran dari eCampuz, antara lain: 

1. Support dengan berbagai varian pembayaran mahasiswa. Mulai dari Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), kenaikan biaya pembayaran tiap periode, dan lainnya. Sehingga memungkinkan untuk mengatur penyesuaian terhadap tarif pembayaran sesuai kebijakan kampus.
2. Memiliki standar implementasi H2H. Sebanyak 8 bank telah bekerja sama untuk melaksanakan implementasi menggunakan standar H2H, baik bank negeri maupun swasta. Dengan standar tersebut, koneksi dengan lebih dari 1 bank dapat dilakukan. Artinya, dapat melakukan pembayaran ke bank mana pun hanya dengan 1 proses pembayaran.
3. Mendukung standar VA yang ditawarkan oleh bank. Tim eCampuz sampai saat ini telah bekerja sama dengan bank yang memiliki 4 variasi standar berbeda.

Baca juga: Asiknya PMB Online Pakai eCampuz

Nah, demikian ulasan mengenai implementasi aplikasi ePembayaran. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang membutuhkan referensi tentang pembayaran mahasiswa secara online.