Perguruan tinggi adalah salah satu infrastruktur penting yang memiliki banyak aset sarana prasarana untuk mendukung proses pendidikan tinggi di Indonesia. Kompleksitas pengelolaan aset sarana dan prasarana selalu menjadi tantangan bagi perguruan tinggi agar dapat dilakukan secara optimal.
Sistem informasi aset, atau eAset dari eCampuz hadir menjawab tantangan tersebut sebagai solusi masalah manajemen aset di perguruan tinggi Indonesia. Kemudahan, efektifitas dan efisiensi waktu ditawarkan oleh eAset sebagai solusi pengelolaan dan manajemen aset di institusi Anda. Fitur pengkodean aset dan format pelaporan sesuai dengan standar Peraturan Menteri Dalam Negeri No.17 tahun 2007 tentang bagaimana pengelolaan barang dan aset milik negara. Sistem informasi eAset sendiri sudah memiliki Hak Kekayaan Intelektual dengan kode EC00201704129.
Perlukah perguruan tinggi mempunyai Sistem Informasi Aset?
Aset atau sarana prasarana pendidikan tinggi di Indonesia menurut standar nasional pendidikan terdiri dari minimal tentang ruang belajar, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja dan sumber belajar lain untuk menunjang proses belajar. Sarana pendidikan meliputi alat pembelajaran, alat peraga, dll. Sementara prasarana dibagi menjadi dua kelompok yaitu prasarana bangunan, mencakup lahan dan bangunan gedung, serta prasarana umum mencakup air, listrik, jaringan telekomunikasi, transportasi, parkir, taman, drainase, dan sanitasi.
Pengelolaan aset sarana dan prasarana dituntut dilakukan secara dinamis dan sistematis sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan standar kualitas perguruan tinggi. Pengelolaan yang dimaksud ini meliputi proses perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penataan, penggunaan, pemeliharaan, penghapusan.
Berdasarkan jumlah cakupan dan proses yang harus dilakukan dalam mengelola aset dapat disimpulkan bahwa pengelolaan aset merupakan pekerjaan yang kompleks dan dinamis. Hadirnya sistem informasi dengan teknologi mutakhir membantu pengelola perguruan tinggi bekerja secara efektif dan efisien. Pekerjaan pengelolaan yang biasanya dilakukan secara manual seperti pendataan usulan barang, proses persetujuan, kodefikasi aset, dan hal-hal lainnya dapat dikerjakan di sistem agar ketika data tersebut dibutuhkan, pengelola aset lebih mudah untuk mendapatkannya. Selanjutnya dapat berfokus pada fungsi kontrol dan perencanaan strategi secara lebih optimal.
Layanan sewa/pinjam aset secara online
Jika perguruan tinggi mempunyai aset sarana prasarana yang ingin disewakan, proses pengajuan sewa dan pendataan dapat dilakukan langsung via Portal eAset. Pengelolaan dan penggunaan aset yang dimiliki kampus dengan menggunakan eAset juga dapat menjadi sumber penerimaan selain dari mahasiswa. eAset Memiliki fitur untuk melakukan peminjaman ruang maupun peminjaman aset yang bisa dilakukan oleh civitas kampus maupun publik. Pengelola aset dapat memantau aset perguruan tinggi yang disewakan, sampai dengan informasi besaran denda apabila ada denda keterlambatan yang dikenakan ke penyewa.
Fitur ini juga memfasilitasi peminjaman atau penyewaan gedung dan ruangan. Secara mandiri proses pinjam gedung atau ruang dapat dilakukan langsung melalui Portal eAset.
Inventory berbasis FIFO
eAset menggunakan sistem First In First Out dalam pengelolaan inventori, dimana barang yang masuk lebih dulu akan digunakan terlebih dahulu, sehingga mampu meminimalkan kerusakan inventori dalam gudang, dan laporan yang disajikan pun tepat antara jumlah stok dan fisiknya.
Kodefikasi aset dan barcode generator
Kodefikasi aset mampu merepresentasikan sebuah aset sesuai dengan kelompok dan jenis barangnya. Pengelompokan aset ini akan memudahkan dalam proses penyusutan aset yang biasanya dilakukan per kelompok aset. Bagi perguruan tinggi negeri, kodefikasi aset yang ada di eAset sudah menggunakan standar BAKUN (Bidang Akuntansi dan Keuangan Negara) yang sudah bersesuaian dengan data pada SIMAKBMN.
Setiap aset yang tercatat, dapat diidentifikasi dengan melalui scan barcode. Pemberian barcode memudahkan identifikasi dalam pengelolaan data aset. Fasilitas barcode generator sangat membantu pengelola aset untuk mengetahui detil informasi aset mulai dari tahun hingga unit kerja penanggung jawab aset tersebut.
Integrasi dengan eCampuz Super Apps lainnya
eAset mempunyai data yang terintegrasi dengan aplikasi lain yang ada di dalam eCampuz Suite. Sebagai contoh, data ruangan yang digunakan untuk kelas perkuliahan dapat dilihat jadwal maupun ketersediaan ruangannya. Data ruang diambil dari aplikasi eAset dan jadwal penggunaan untuk perkuliahan diambil dari eAkademik. Bagaimana dengan data aset yang berkaitan dengan laporan keuangan? Terdapat integrasi dengan aplikasi eFinansi yang dapat menyajikan laporan finansial aset mulai dari proses pengadaan barang, penyusutan, dan lainnya.
Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh bagaimana kemampuan eAset lainnya? Silahkan klik link di bawah ini 😉
