Monitoring serapan anggaran merupakan tahap lanjut dari pengelolaan keuangan. Setelah melalui fase perencanaan anggaran adalah saat proses pemakaian dana sekaligus keperluan untuk usaha pemantauan selama kegiatan dilaksanakan. Dalam konteks pengelolaan keuangan di suatu perguruan tinggi, tahapan ini juga tak kalah pentingnya untuk dijalankan secara tepat dan efektif. Kegiatan akademik dalam periode tertentu dengan segala agenda yang berlangsung di dalamnya memerlukan fungsi manajemen yang mumpuni.
Untuk keperluan tersebut, pengembang sistem informasi manajemen pendidikan tinggi eCampuz telah menyediakan aplikasi yang berguna untuk kegiatan pengelolaan keuangan bagi staf di perguruan tinggi. Aplikasi eFinansi, fitur di dalamnya akan dapat membantu meningkatkan efektivitas dan juga akuntabilitas bagi operator di dalam kampus dalam mengelola dana yang ada, sekaligus memonitor serapan anggaran.
Baca juga: Perbandingan Pengelolaan Anggaran dan Keuangan Kampus Dengan dan Tanpa Sistem
Secara umum, dari pengalaman yang sudah pernah ditemui dalam melakukan asistensi manajemen perguruan tinggi, ada sejumlah masalah yang dapat ditemui dalam hal pengelolaan serapan anggaran-keuangan. Problem tersebut berkaitan dengan sistem pengelolaan data sekaligus kecocokannya dengan birokrasi yang dipersyaratkan oleh pihak kampus sendiri maupun pihak lain yang menjadi payung bagi operasional suatu perguruan tinggi.
Sejumlah masalah mengenai pengelolaan serapan anggaran biasanya disebabkan oleh dua hal berikut ini:
Pertama, tidak adanya alat bantu dalam mengelola serapan anggaran.
Proses pengelolaan manajemen kampus, termasuk aspek keuangannya tentu sudah dilakukan semenjak kampus berdiri. Jika suatu perguruan tinggi sudah berusia puluhan tahun, maka proses ini sudah dilakukan sejak lama. Di masa lalu, pengelolaan keuangan dilakukan secara manual. Lalu, secara gradual terdapat alat bantu seperti komputerisasi yang mempermudah pekerjaan ini.
Hal tersebut membuktikan adanya alat bantu untuk sistem manajemen keuangan kampus menjadi semakin penting untuk disediakan. Kebutuhan sistem manajemen keuangan sendiri menjadi semakin kompleks dan akan menyulitkan bagi kampus jika masih menggunakan perangkat yang konvensional.
Kedua, alat bantu pengelolaan serapan anggaran yang kurang mendukung pekerjaan.
Dengan adanya kebutuhan untuk menyediakan alat bantu dalam mempermudah proses pengelolaan keuangan dan serapan anggaran di perguruan tinggi, menjadikan hampir semua kampus menyediakan keperluan semacam alat bantu ini. Meski demikian, tidak semua kampus dapat dirasa melakukan hal yang efektif dari sisi operasional. Perangkat komputerisasi misalnya, jika yang digunakan hanya perangkat lunak yang berbasis desktop, maka akan berpotensi merepotkan karena bergantung pada keberadaan operator yang mengoperasikan. Akan dapat menjadi masalah juga jika terjadi ketidak sinkronan format atau data dengan sistem laporan dari yang dipersyaratkan oleh kampus atau pihak lain. Maka dari itu, diperlukan kemampuan operasional perangkat yang lebih dari itu. Setidaknya yang mempunyai kemampuan untuk membentuk jaringan yang terintegrasi antar perangkat.
Ada pula kampus yang dapat menggunakan sistem informasi manajemen keuangan lebih mutakhir dengan kemampuan serba bisa. Namun demikian, hal ini juga tidak serta merta menjadikan jaminan potensi masalah akan menjadi nihil. Jika misalnya skala kemampuan aplikasi tersebut melebihi dari kebutuhan, maka akan berpeluang membuat laporan keuangan menjadi lebih rumit untuk dioperasikan. Terlebih lagi, format laporan juga perlu disesuaikan dengan ketentuan yang ada. Kompatibilitas dengan kebutuhan menjadi hal yang perlu digaris bawahi dalam hal ini.
Baca juga: Integrasi Bank Mitra Saat Proses PMB, Registrasi, dan Heregistrasi Kampus
Tim eCampuz dengan Aplikasi eFinansi telah menghadirkan perangkat lunak yang rancangannya dicocokkan dengan kebutuhan perguruan tinggi, khususnya kampus-kampus di Indonesia. eFinansi dikembangkan dengan mempertimbangkan problem yang dapat muncul di lapangan terkait pengelolaan keuangan dan kebutuhan untuk melakukan monitoring. Aplikasi ini mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan sejumlah potensi masalah yang mungkin muncul dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas kerja pengelolaan keuangan di perguruan tinggi.
Ada pun fungsi yang dapat dilakukan eFinansi adalah sebagai berikut;
Memproses Data Keuangan yang Kompatibel dengan Kebutuhan Kampus
Pemrosesan data keuangan dalam struktur kampus memerlukan langkah-langkah tertentu serta dijalankan secara akurat. Selain itu, wajib dilaksanakan dengan penuh kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku. Proses birokrasi kampus dalam hal pengajuan dana bisa membutuhkan tahap yang bervariasi dan hal ini bisa disesuaikan melalui Aplikasi eFinansi.
Contohnya di perguruan tinggi negeri yang proses birokrasinya perlu mengikuti format tertentu. Proses pengajuan diawali dari membuat SPBy (Surat Perintah Bayar), kemudian dilanjutkan ke SPTB (Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja), lalu ke SPP (Surat Permintaan Pembayaran) hingga ke SPM (Surat Perintah Membayar), pada masing-masing tahap tersebut bisa langsung dikonversi ke bentuk print out sesuai format yang dipersyaratkan. Laporan atas masing-masing tahap yang dilakukan juga langsung masuk ke rekapitulasi data.
Mempermudah Fungsi Monitoring
Data dari setiap tahap pengelolaan keuangan yang terekam dan direkapitulasi dalam aplikasi eFinansi, dapat diolah lebih lanjut. Fungsinya adalah untuk proses pemeriksaan oleh pihak lain yang berwenang untuk memantau manajemen keuangan di perguruan tinggi.
Dari data tersebut, dapat dilihat seberapa banyak anggaran yang sudah terserap baik dalam bentuk nominal maupun persentase. Data-data ini pun dapat terpantau secara real time tanpa harus menghitung dan melaporkannya lagi secara manual. Proses monitoring bisa dilakukan kapan saja atau secara periodik jika dibutuhkan, tanpa harus meminta pihak lain dalam satu kampus untuk menyediakan data yang dibutuhkan.
Dengan Aplikasi eFinansi, proses pengelolaan keuangan selama masa tertentu dapat dilakukan sekaligus dan terekam dengan baik. Sejumlah kerumitan dan potensi ketidak cocokan dalam usaha mengatur proses perputaran dana di kampus dapat dieliminir, yaitu dengan alat bantu yang kompatibel dengan kebutuhan perguruan tinggi. Sobat eCampuz juga dapat menyaksikan dokumentasi video podcastnya di YouTube channel berikut ini.
