Di era 4.0 ini yang kita inginkan adalah kemudahan dan efisiensi dalam berbagai hal, terutama segala urusan yang bersifat klerikal. Kegiatan yang berulang-ulang alias bersiklus seperti kegiatan finansial/akuntansi dalam memenuhi tugasnya menyajikan laporan-laporan terkait, sudah sewajarnya berbasis komputer. Tugas manusia bukan lagi melakukan hal yang sama berulang kali melainkan menjadi kontrol dan mesinlah yang mengerjakan tugas tersebut. Aplikasi-aplikasi seperti MYOB, Zahir, dan Accurate belakangan sudah bukan barang baru di bidang finansial/akuntansi. Juga aplikasi eFinansi untuk spesifik pengelolaan anggaran dan keuangan Kampus. Tetapi tidak menutup kemungkinan eFinansi akan digunakan untuk organisasi bisnis—kita tidak akan tahu apa yang akan terjadi, bukan?
Aplikasi-aplikasi tersebut tentu mampu ‘meringkas’ beberapa tahapan dalam suatu siklus, tanpa menyalahi aturan main bidang keuangan. Aplikasi-aplikasi ini memangkas langkah misal tidak perlu lagi ada perhitungan selisih debet-kredit, secara manual, pada jurnal umum untuk pemostingan ke buku besar. Bahkan dengan rumus tertentu hal tersebut juga sudah dapat difasilitasi oleh excel. Aplikasi membantu bagian keuangan untuk menghasilkan buku besar sendiri, seperti yang pernah disinggung mengenai aplikasi eFinansi di sini.
Kita bisa membandingkan bagaimana jika proses-proses klerikal dalam pengelolaan anggaran dan keuangan kampus dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi eFinansi. Manual di sini tidak berarti menggunakan kertas dan pulpen, tapi bisa jadi dengan aplikasi seperti excel.
Pengajuan Target Penerimaan dan Rencana Anggaran
Proses keuangan tentu tidak terdiri dari proses akuntansi belaka. Kita mengenal proses penganggaran sebagai pintu gerbang. Perencanaan selama setahun rutin dibuat, yang oleh beberapa perguruan tinggi umumnya disebut sebagai rencana anggaran belanja atau rencana anggaran kegiatan. Perencanaan anggaran ini memperkirakan, selama satu tahun periode yang akan datang, kira-kira setiap unit dan fakultas akan mengadakan kegiatan apa saja dan berapa dana untuk masing-masing kegiatan tersebut. Dana untuk kegiatan per unit/fakultas dihitung berdasarkan barang/jasa detail belanja yang menjadi komponen pendukung pelaksanaan kegiatan.
Perencanaan ini biasanya disusun dan diajukan oleh bagian penganggaran unit/fakultas terkait menggunakan excel. File pengajuan dikumpulkan ke rektorat untuk proses peninjauan dan persetujuan oleh bagian berwenang, biasanya wakil rektor 2. Bolehlah kita bayangkan excel dari setiap unit/fakultas sudah menggunakan satu format seragam. Pekerjaan selanjutnya adalah bagian pusat akan menyatukan excel-excel tersebut sambil menunggu wakil rektor 2 mempunyai waktu untuk meninjau rencana anggaran setahun ke depan tersebut. Selama waktu menunggu, unit/fakultas mungkin saja memeriksa ulang file yang sudah mereka ajukan, di komputer mereka sendiri. File ini tentu berbeda dengan file yang sudah diserahkan ke bagian keuangan pusat. Perbaikan ini tentu pula harus disusulkan ke file yang sudah berada di tangan keuangan pusat. Satu-dua unit mungkin bisa diterima. Akan tetapi, siapa yang dapat menjamin koreksi hanya dilakukan oleh satu-dua unit. Bagaimana jika lebih dari dua unit yang melakukan koreksi, dan koreksi dilakukan lebih dari dua kali?
Kejadian yang sama mungkin saja terjadi di departemen/bagian yang berbeda, yaitu bagian perencanaan penerimaan unit/fakultas.
Koreksi sepele-tapi-makan-waktu-juga-ya semacam ini akan jauh lebih mudah jika pengajuan rencana anggaran/penerimaan menggunakan sistem. Ketika unit/fakultas melakukan perubahan kecil seperti mengganti nominal dari Rp500.000 menjadi Rp550.000, data pengajuan yang ada di tangan bagian pusat juga sudah ikut berubah. Dan ini yang akan bagian keuangan dapatkan ketika menggunakan aplikasi eFinansi. Koreksi-koreksi kecil dari unit/fakultas dapat terus dilakukan, sampai wakil rektor 2 mempunyai waktu duduk-duduk tenang minum teh sore hari sambil membuka gawai melihat aplikasi atau sambil berkumpul main golf bersama orang-orang penting direktorat keuangan untuk meninjau dan menyetujui rencana anggaran/penerimaan. (Baca juga: Kreatifitas Ekstra Unit Kerja Institusi Dalam Susun Anggaran)
Jurnal Koreksi dan Posting
Posting adalah proses pindah buku dari jurnal umum ke buku besar. Jika menggunakan cara lama, bagian keuangan perlu menghitung selisih debet-kredit suatu akun selama suatu periode, biasanya per bulan. Dari sederet panjang transaksi dalam jurnal kita memilih dan memilah masing-masing akun untuk dihitung saldonya. Jika menggunakan excel, kita dapat terbantu dengan membuat formula vlookup/hlookup di sheet buku besar, dengan data-data di sheet jurnal umum sebagai referensi.
Koreksi atau jurnal koreksi dilakukan jika terjadi kesalahan pencatatan transaksi. Kesalahan ini dapat berupa keliru mencatatkan nominal, keliru mencatatkan akun, keliru mencatatkan mekanisme debet/kredit, atau keliru mencatatkan dua transaksi yang hampir serupa. Langkahnya berupa menghapus pencatatan yang keliru, membuat saldo-saldo akun terkait kembali nol dengan cara mendebet akun kredit dan mengkredit akun debet. Langkah kedua adalah mencatatkan transaksi yang benar. Dan terakhir, mencatatkan jurnal koreksi.
Dengan aplikasi semacam eFinansi, proses posting dilakukan dengan langkah yang lebih sederhana. Tentu ada formula yang membantu proses ini, tetapi bagian keuangan tidak perlu pusing memikirkan bagaimana formulanya, seperti ketika menggunakan excel. Formula ini berjalan di balik satu tombol posting.
Jurnal koreksi dapat dihindari jika menggunakan eFinansi. Jurnal masih dapat diperbaiki jika ternyata ditemukan kesalahan, selama jurnal tersebut belum dikunci dengan persetujuan dari kepala bagian keuangan. Jika ternyata kesalahan baru ditemukan setelah jurnal diposting, maka adios! Tidak ada cara lain selain mencatat jurnal koreksi di menu tersedia.
Tutup Buku, Laporan Realisasi Anggaran dan Laporan Keuangan
Hal yang paling ditunggu-tunggu tentu saja hasil dari proses panjang selama setahun berkutat dengan jurnal dan buku besar: laporan keuangan. Apakah pekerjaan bagian keuangan sudah menjadi lebih ringan di akhir periode keuangan? Tentu tidak. PR terbesar justru ada di sini. Bagian keuangan masih harus menutup akun-akun nominal.
Ingat tentang aset netto atau akun ekuitas untuk organisasi nirlaba yang termaktub dalam PSAK 45? Karena organisasi nirlaba memiliki setidak-tidaknya tiga akun ekuitas (aset netto tidak terikat, aset netto terikat temporer, dan aset netto terikat permanen), maka jurnal penutup yang perlu dibuat juga terbagi menjadi pendapatan/beban terkait aset netto tidak terikat, pendapatan/beban terkait aset netto terikat temporer, dan pendapatan/beban terkait aset netto permanen.
Di aplikasi eFinansi, terdapat menu Tahun Pembukuan di mana bagian keuangan dapat melakukan buka dan tutup tahun pembukuan di situ. Pembukaan buku dilakukan dengan mengisi saldo awal masing-masing akun dan mengatur periode keuangan. Penutupan buku dilakukan sekali dengan memilih tombol untuk menutup buku, mirip proses posting. (Baca juga: Pelaporan Keuangan Universitas)
Sebelumnya kita membicarakan tentang proses perencaan anggaran/penerimaan di poin satu. Pada poin dua, pencatatan transaksi boleh dibilang sebagai pencatatan realisasi anggaran/penerimaan. Tentunya perencanaan-realisasi anggaran juga perlu dimonitor. Laporan yang diperlukan tidak lagi semata-mata laporan keuangan. Jika kita menggunakan excel akan ada banyak sekali sheet yang digunakan untuk membuat laporan realisasi dan laporan keuangan. Kita tentu butuh sheet-sheet untuk mencatat perencanaan dan sheet-sheet realisasi anggaran yang terdiri dari sheet jurnal umum, buku besar, jurnal penyesuaian, dan neraca lajur. Di aplikasi eFinansi, laporan realisasi anggaran/penerimaan dan laporan-laporan keuangan tersedia di satu menu-menu laporan. Laporan realisasi sudah dapat diakses setelah pencatatan realisasi anggaran/penerimaan sudah melalui proses persetujuan kepala bagian keuangan.
Dapatkan kemudahan pengelolaan Anggaran dan Keuangan Kampus dengan eFinansi
