Mengapa pelaporan Feeder Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) menjadi momok bagi sebagian besar perguruan tinggi? Mari kita ulas dalam artikel ini. Sesuai amanat peraturan perundangan yang diberlakukan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi sejak beberapa tahun silam, tiap perguruan tinggi di Indonesia memerlukan pelaporan data mengenai mahasiswa yang dapat diakses secara terintegrasi melalui server dari lembaga tersebut. Karena itulah, pengelolaan data yang dipegang oleh kampus ini menjadi sangat perlu untuk diperhatikan agar kegunaannya dapat terjaga.
Meski demikian, masih ada sebagian staf administrator di beberapa kampus yang dapat kerepotan dalam mengelola data mahasiswa. Sebabnya adalah karena memang data yang dimiliki belum lengkap diterima dari pihak mahasiswa atau permasalahan ada di tahap berikutnya yaitu ketika data tersebut belum secara lengkap disampaikan ke server PDDIKTI.
Baca juga: Pentingnya Data Sebagai Bagian dari Pengelolaan Perguruan Tinggi
Alasannya bisa beragam dan masalah penyampaian data ini terkadang muncul di momen-momen tertentu saat data tersebut diperlukan untuk kepentingan yang lebih spesifik. Untuk itu, sebagai sistem informasi manajemen perguruan tinggi, eCampuz mencoba menganulir kemungkinan kejadian semacam itu utamanya yang terkait dengan pengelolaan data melalui sejumlah fitur aplikasi. Setidaknya ada beberapa masalah yang terkadang dialami oleh pihak administrator kampus mengenai data ini yang dapat dihindari dengan pengelolaan data yang lebih terintegrasi melalui eCampuz.
Menghindari Pengulangan Pengisian Data
Data mengenai mahasiswa beserta aktivitas akademik yang terekam dalam server PDDIKTI seringkali dijadikan basis informasi utama untuk menjalankan kebijakan mengenai pengelolaan perguruan tinggi itu sendiri. Dari data tersebut, Dirjen Dikti sebagai regulator pengelola perguruan tinggi di Indonesia dapat menentukan langkah-langkahnya dalam mengatur kebijakan untuk suatu institusi pendidikan. Dengan demikian, maka proses penyampaian data yang lengkap ini menjadi sangat penting.
Beberapa data utama mengenai informasi personal mahasiswa dan data lainnya terkadang tidak dapat terlaporkan dengan baik. Salah satu penyebabnya adalah pihak administrator perguruan tinggi sendiri belum menyampaikannya secara lengkap. Memang, pada beberapa kolom pengisian data mahasiswa, ada beberapa elemen yang belum wajib. Walau begitu, bisa jadi di waktu-waktu selanjutnya elemen data yang masih belum wajib saat dilakukan pengisian itu bisa berganti status menjadi wajib. Ketika hal itu terjadi dan data yang sebelumnya wajib terlanjur belum diisi, maka pihak staff administrator kampus akan mengalami kerumitan untuk membuka data untuk mengisikan kembali informasi tersebut.
Untuk menghindarinya, di sistem informasi eCampuz segala macam data tersebut sudah diwajibkan untuk diisi. Ketika terjadi perubahan kewajiban penambahan elemen data wajib, pihak kampus tidak perlu mengulang langkah pengisian data mahasiswa lama.
Apabila suatu saat ada kebijakan dari regulator yang membutuhkan data mahasiswa, misalnya ada situasi di mana akan diberikan pemberian bantuan dengan melibatkan nama mahasiswa dalam jumlah yang banyak, maka pihak Dikti akan membutuhkan data yang diambil dari PDDIKTI. Ketika data yang diperlukan oleh regulator itu hingga menyentuh informasi yang lebih spesifik, saat ada data yang masih kurang ketika ditampilkan akan meminta pihak kampus untuk melengkapi. Langkah tersebut tentunya akan menghabiskan banyak waktu dan energi dari pihak staf administrator kampus itu sendiri.
Karena itulah, proses penyampaian data menjadi penting untuk dilakukan secara lengkap sedari awal data tersebut dimasukkan. Usaha ini diperlukan untuk menjaga efektivitas penyampaian data itu sendiri. Selain itu, dibanding dari sumber yang lain, data yang sudah tercantum di direktori PDDIKTI akan dapat lebih diutamakan oleh pihak pemegang kebijakan itu sendiri.
Baca juga: 8 Langkah Mudah Install PDDIKTI Feeder di Linux
Diuntungkan dengan Sistem Pengelolaan Data yang Terintegrasi
Boleh jadi ada yang membayangkan jika proses pemasukan data untuk kemudian diteruskan ke PDDIKTI secara lengkap akan merepotkan pihak administrator kampus. Sebenarnya hal ini tidak selalu terbukti. Data-data mengenai mahasiswa ini juga bisa didapat dari mahasiswa sendiri. Data yang diisikan dalam sistem admisi kampus juga bisa dipakai untuk diteruskan ke sistem Forlap Dikti.
Sistem informasi eCampuz dapat dimanfaatkan untuk keperluan pengolahan data tersebut. Data yang tercantum dalam sistem admisi yang diisi oleh mahasiswa sendiri dapat diteruskan ke PDDIKTI. Pihak administrator kampus hanya perlu melakukan pemeriksaan untuk memeriksa validitas data.
Pendampingan Dalam Proses Pengelolaan Data
Selama menggunakan eCampuz, pihak perguruan tinggi akan mendapatkan pendampingan mengenai pengelolaan data. Bagi kampus yang sudah terbiasa melakukan pengisian data secara baik dan berkelanjutan, maka proses ini dapat dilalui dengan pemindahan data secara relatif mudah.
Akan tetapi, terkadang dapat ditemui ada perguruan tinggi yang dalam sistem penyampaian datanya masih terdapat kekurangan terutama diperiode yang lama. Agar keberlangsungan kegiatan akademik tidak terganggu, proses pendampingan ini perlu dibarengi dengan langkah perbaikan laporan di periode sebelumnya dan juga pembiasaan untuk melaporkan data secara lebih akurat serta lengkap. Tentunya hal ini juga membutuhkan kerjasama antara pihak pengembang dan dari pihak kampus sendiri.
Kesimpulan
eCampuz sebagai sistem informasi manajemen perguruan tinggi menjanjikan pengelolaan data mahasiswa yang lebih efektif. Sejumlah masalah yang dapat ditemui dalam manajemen data mahasiswa dapat dihindari bahkan kebutuhan terkait keberadaan data tersebut bisa disiapkan saat sewaktu-waktu dibutuhkan. Administrator kampus tidak perlu mengulang langkah pengumpulan data ulang jika sedari awal proses pengambilan data sudah disiapkan dan dilakukan secara matang.
Baca juga: 4 Model Pelaporan Kampus ke Feeder DIKTI