Latar Belakang Hadirnya eFeeder

Dalam mengelola data mengenai kegiatan akademik dan kemahasiswaan, staf operator atau administrator kampus akan berhadapan dengan berbagai informasi yang perlu digarap. Jumlahnya bisa dibilang tidak sedikit dan membutuhkan ketelitian sekaligus waktu yang bisa dibilang tidak singkat untuk menatanya. Terlebih lagi, jika jumlah mahasiswanya cukup besar.

Akan dapat menjadi lebih kompleks apabila dihadapkan dengan kewajiban untuk melaporkan sejumlah data tersebut ke PDDIKTI (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi) yang dikelola oleh Dirjen Dikti sebagai regulator institusi pendidikan yang ada di Indonesia. Dibutuhkan usaha untuk membuat efektivitas dari pelaporan data ini tetap terjaga karena apabila hal tersebut tidak dilakukan, maka dikhawatirkan akan dapat mengganggu proses pemasukan data itu. Salah satu langkahnya adalah dengan menggunakan aplikasi eFeeder dari sistem informasi manajemen perguruan tinggi eCampuz.

Data yang dibutuhkan oleh PDDIKTI bentuknya beragam. Mulai dari data akademik hingga kemahasiswaan, bahkan termasuk biaya studi. Secara umum, data dari pihak kampus yang perlu dilaporkan ke pihak stakeholder Dirjen Dikti ini dibedakan menjadi dua, yaitu data Master dan data Transaksional. Data Master sendiri adalah data yang relatif statis dan kecenderungan berubahnya relatif lebih minim dibanding data transaksional yang dapat berganti dalam kurun waktu tertentu. Dengan menggunakan eFeeder, pihak kampus akan dapat melaporkan data semacam ini secara lebih cepat dan mudah dengan berbagai karakteristiknya.

Baca juga: Tantangan Implementasi ePembayaran Terintegrasi dengan Bank di Perguruan Tinggi

Melaporkan Data Akademik dengan Lebih Sederhana

Data-data akademik yang perlu dilaporkan bentuknya meliputi berbagai informasi. Salah satunya program kurikulum dari tiap program studi. Dokumen kurikulum perlu dimasukkan ke pangkalan data Dikti secara manual maupun otomatis. eFeeder menjalankan otomasi dari pelaporan dokumen kurikulum ini. Cara pelaporannya pun dapat dilakukan dengan praktis karena data dari format yang biasanya diolah di spreadsheet Microsoft Excel bisa langsung diambil melalui eFeeder dan kemudian diteruskan ke PDDIKTI.

Penggunaan eFeeder untuk pelaporan data kegiatan akademik ini juga dapat memudahkan saat terjadi pergantian kurikulum di angkatan berikutnya. Pergantian kurikulum baru bisa dilaporkan tanpa merubah data dari kurikulum sebelumnya yang sudah diberlakukan di mahasiswa angkatan yang lebih lama. Jadi, kedua data kurikulum dapat tetap terekam dan berlaku untuk mahasiswa di tiap angkatan yang berbeda.

Data terkait kegiatan akademik yang lebih rinci seperti daftar mata kuliah bisa langsung dimasukkan. Parameter perhitungan nilai juga bisa secara otomatis tercantum di dalamnya.

Satu Data Mahasiswa Bisa Dipakai Seterusnya

Data lain yang diminta untuk dilaporkan ke PDDIKTI adalah data tentang mahasiswa yang belajar di suatu perguruan tinggi. Pihak kampus perlu melaporkan secara detail mengenai data tiap-tiap mahasiswa yang terdaftar.

Untuk meningkatkan efektivitas proses pelaporan data ini agar tidak menyita banyak waktu, penggunaan aplikasi eFeeder memungkinkan data yang terekam sejak awal bisa dipakai untuk waktu dan keperluan selanjutnya. Misalnya, biodata yang ditulis oleh mahasiswa sendiri sejak masa PMB (Pendaftaran Mahasiswa Baru) bisa diteruskan ke database kampus setelah dilakukan seleksi untuk diterima. Data tersebut juga dapat diteruskan ke PDDIKTI. Dengan demikian, staf administrator kampus tidak perlu meminta data serupa kepada mahasiswa yang menyita waktu saat akan melakukan pelaporan.

eFeeder dari eCampuz juga akan merekam dan melaporkan data secara lengkap meskipun data tersebut belum diklasifikasikan sebagai data yang wajib untuk diisi di PDDIKTI. Hal ini penting untuk mengantisipasi perubahan kebijakan ataupun jika suatu saat data yang belum wajib diisi tersebut kemudian diperlukan untuk dilaporkan. Contohnya, ketika ada program pemberian bantuan. Staf kampus tidak perlu meminta data ulang kepada mahasiswa.

Pun jika memang diperlukan data tambahan yang diperlukan di momen tertentu atau memang ada data mahasiswa yang masih berpeluang untuk berubah, staf operator atau administrator bisa meminta kepada mahasiswa untuk mengisikan secara mandiri. Selain itu, bisa ditentukan data mana saja yang bisa diubah oleh mahasiswa dan mana yang tidak.

Melaporkan Data Lainnya

Ada pula data lain yang perlu dilaporkan ke PDDIKTI seperti biaya studi. Jumlah tagihan yang dibebankan kepada mahasiswa dapat pula sekaligus diteruskan ke regulator saat diwajibkan diberitahukan ke sana. Dengan proses pengolahan data yang lebih sederhana, proses pelaporan data dari kampus ke PDDIKTI melalui eFeeder akan mempercepat pekerjaan tersebut. Staf administrator hanya bertugas memvalidasi data yang sudah masuk alih-alih memasukkannya secara manual dari awal ketika data itu dibutuhkan.

Selain itu, data yang lengkap dan tunggal juga memudahkan proses koordinasi. Setidaknya beberapa bagian dari manajemen kampus seperti panitia PMB, Bagian Akademik, Bagian Kemahasiswaan hingga Bagian Keuangan bisa berbagi data yang sama. Selain memudahkan bagi staf administrator kampus, pemanfaatan eFeeder juga dapat berguna bagi PDDIKTI untuk mendapatkan data yang lebih akurat secara lebih cepat. eCampuz dengan eFeeder sendiri sudah mendapatkan tanggapan positif dari pihak operator PDDIKTI.

Baca juga: eFeeder, Sebuah Solusi Digital dan Layanan Berkelanjutan