Cerita di Balik Layar

eSPMI (Aplikasi Sistem Penjaminan Mutu Internal) merupakan produk teranyar dari Tim eCampuz yang baru berjalan sekitar 1 Tahun. Artikel kali ini akan mengulas Aplikasi SPMI bersama Mas Waskito Zamani, selaku product owner produk eSPMI, eSDM, eBeasiswa, dan eRiset. Kisahnya bermula dari pertengahan Agustus 2019, Kampus PPM Manajemen dinobatkan sebagai pemenang dari 2000 Perguruan Tinggi dalam evaluasi implementasi eSPMI oleh Kemenristek. Kebetulan, eSPMI di PPM Manajemen dikembangkan bersama oleh Tim eCampuz dan tim PPM Manajemen. 

Singkat cerita, banyak kampus mengalami kendala dalam mengimplementasikan SPMI secara manual. Dalam UU Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti no.62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, disebutkan bahwa untuk mengimplementasikan SPMI harus menggunakan metode PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) sesuai Standar Dikti. Dengan adanya 5 komponen standar tersebut kampus diharapkan dapat meningkatkan mutunya. Pekerjaan manual yang dilakukan oleh Kampus PPM Manajemen sebelumnya banyak mengalami kendala, terutama dalam pengumpulan dan pendokumentasian data. Sehingga hasilnya kurang maksimal. Selain itu, dengan berkembangnya jumlah program studi (prodi) maka akan semakin tinggi pula tingkat kesulitannya.

Merujuk pada Program Kampus Merdeka dari Mendikbud Nadiem Makariem, salah satunya mengatur mengenai akreditasi. Dimana setiap kampus harus memiliki lembaga yang dapat melakukan audit mandiri. Maka dari itu, wajib hukumnya menggunakan SPMI agar tiap perguruan tinggi dapat mengkaji akreditasinya. Apakah ada penurunan dari mutu dari kampus tersebut? Jika ada penurunan, maka auditor akan melaporkan hal tersebut ke dalam rapat atau pertemuan tinjauan manajemen. Semua prodi diundang dan dipaparkan hasil laporan setiap prodi. Sehingga dengan adanya SPMI, para dosen bisa meningkatkan mutu prodi secara tepat sasaran.

Apa yang dimaksud dengan eSPMI?

eSPMI merupakan sistem informasi berbasis web untuk memudahkan dalam proses pelaksanaan SPMI di Perguruan Tinggi. Jika SPMI dilaksanakan secara manual, biasanya akan berupa data-data file lembaran kertas yang dikumpulkan dalam suatu ruangan. Nah, dengan adanya eSPMI data-data tersebut tinggal dimasukkan ke dalam web dan dapat diunduh kapan saja. Menjadikan sebuah proses lebih efektif. Selain itu, ketika diadakan pemeriksaan, aplikasi eSPMI dapat memudahkan auditor dengan masuk ke dalam web dan mencari data. Otomatis data yang diinginkan akan tampil dengan cepat. Dengan demikian eSPMI dapat dianggap sebagai alat yang efisien serta tepat guna.

Apa saja manfaat dan kelebihan dari eSPMI?

1. Indikator standar mutu terdokumentasi dengan baik. 

Indikator Standar Mutu dengan jumlah banyak dan kompleks dapat didata dengan mudah serta tidak mengalami kerumitan ketika dibutuhkan revisi.

2. Pelaksanaan evaluasi diri program studi

eSPMI mempermudah perguruan tinggi dalam melaksanakan evaluasi diri program studi, berdasarkan indikator standar mutu. 

3. Audit mutu internal

Meliputi fitur untuk proses audit kelengkapan dan audit lapangan.

4. Perhitungan skor hasil evaluasi dan audit

Program studi dan LPM dapat dengan mudah melihat skor pada periode tertentu, asalkan didukung dengan data yang baik.

5. Membandingkan kualitas prodi

Dapat melihat kualitas program studi secara cepat, apakah terjadi tren penurunan atau peningkatan.

6. Mengetahui track record mutu suatu prodi

eSPMI dapat menyimpan history dari standar mutu program studi.

7. Terintergrasi dengan aplikasi atau data dukung

Bisa terhubung dengan aplikasi ataupun data dukung dalam setiap standar mutu.

Apa beda eSPMI dengan produk SPMI lainnya?

1. Standar Mutu 

Banyak produk selain eSPMI yang hanya mendukung AIPT/AIPTS. Serta hanya berkutat pada 1 (satu) dokumen dan disiapkan hanya saat akan ada moment akreditasi dan sebagainya. Membuat data di dalam aplikasi menjadi tidak dinamis. Hal ini berbeda dengan penggunaan eSPMI yang membuat data perguruan tinggi dapat tampil dinamis.

2. Lembaga Akreditasi

Dalam Program Kampus Merdeka, akreditasi perguruan tinggi dapat ditentukan oleh berbagai lembaga dan tidak melulu BAN-PT atau LAM-PTKes. Pada aturan baru Permendikbud no.5 Tahun 2020, disebutkan pula lembaga-lembaga akreditasi international yang diakui oleh Dikti. Maka diciptakan lah eSPMI untuk mengikuti perubahan aturan yang ada secara dinamis.

3. Fitur Action Plan

eSPMI mampu memberikan petunjuk mengenai apa saja mutu yang perlu ditingkatkan beserta budgetnya. Sehingga anggaran yang direncakan dapat direalisasikan tepat sasaran dengan capaian mutu maksimal.

Mengenal Lebih Jauh Fitur-fitur eSPMI

• Pembuatan periode di dalam eSPMI

Pelaksanaan SPMI berdasarkan sebuah siklus, di dalamnya terdapat periode-periode tertentu yang akan lebih mudah ditampilkan dalam tabel periode eSPMI. Hal ini sebagai salah satu langkah monitoring bagian mana saja yang belum terlaksana dan akan dilaksanakan. Sehingga pelaksanaan SPMI dapat tepat waktu.

• Pembuatan target program studi di eSPMI

Program studi (prodi) dapat membuat dan menentukan capaian besaran nilai target. Sehingga tiap prodi dapat mengukur pencapaian, apakah sudah sesuai target yang ditentukan atau belum.

• Arsitektur aplikasi dan integrasi

Aplikasi eSPMI memuat sistem informasi pelaksanaan SPMI serta akreditasi audit mutu eksternal (SPME), baik dari BAN-PT maupun lembaga lainnya. Apabila belum terdapat lembaga baru, maka cukup dimodifikasi dan ditambahkan (dinamis). eSPMI merupakan sebuah warehouse yang memungkinkan terjadi integrasi dengan sistem eksisting.

• Dashboard LPM

Melalui eSPMI dapat dilakukan pengecekan terhadap lembaga-lembaga akreditasi, standar program studi, dan perkembangan nilai mutu.

• Manajemen standar mutu dan indikator 

Inilah mengapa eSPMI disebut dinamis dan pengelolaannya mudah, karena standar mutu dikelola hanya dengan 1 modul yang sama. Apabila terdapat kesalahan hirarki, maka dapat dipindahkan ke hirarki yang lain. Selain itu, standar mutu dapat dipisahkan sesuai tingkatan, misalnya S1 dan S2.

• Manajemen penilaian mutu

Penilaian eSPMI bersifat sangat dinamis dan berpengaruh pada indikator penilaian. Misal, penilaian 0 sampai 4, maka terdapat 5 indikator. Jika penilaian 0 sampai 7, maka terdapat 8 indikator. Sementara itu, penilaian terdiri dari 2 tipe, pembulatan nilai atau pecahan desimal. Tolok ukur penilaian tergantung dari kebijakan kampus masing-masing.

• Dashboard program studi

eSPMI memuat evaluasi diri dan temuan data atau warning. Sehingga ketika akan melakukan akreditasi, perguruan tinggi dapat mempersiapkan data-data yang diperlukan dengan lebih matang. Selain itu, Perguruan Tinggi dapat melakukan pengecekan data belum terisi sebelum dimasukkan atau diinput ke dalam sistem. 

• Rekap evaluasi diri program studi

Melalui aplikasi eSPMI, perguruan tinggi dapat mengetahui apabila ada temuan dari notifikasi warning setiap program studi. Jadi, ketika pelaksanaan audit berlangsung kedua belah pihak telah mengetahui hal-hal yang menjadi pokok pembahasan.

• Daftar temuan

Pada tahap ini, eSPMI dapat difungsikan untuk pembuktian data temuan. Yaitu dengan melakukan pencarian secara menyeluruh.

• Action plan

eSPMI memiliki kapabilitas terhadap perwujudan sebuah Action Plan. Program studi diharapkan mampu bertanggung jawab penuh terhadap suatu kegiatan. Misalnya, dari sisi pengelolaan, pelaksanaan, target waktu, serta jumlah biaya yang harus dikeluarkan. Apabila kampus sudah memiliki aplikasi eBudgeting dan terintegrasi, maka temuan mengenai biaya akan otomatis muncul dan terekspos. Jika biaya yang muncul disepakati untuk dikerjakan, maka akan tercipta action plan perbaikan mutu dari kampus tersebut.

• Dashboard auditor

Melalui Dashboard Auditor, perguruan tinggi dapat mengetahui identitas auditor, jumlah evaluasi yang dilakukan serta durasi target. Para auditor dapat melakukan pengecekan untuk pertanyaan-pertanyaan tak terjawab. Sehingga dalam proses audit tidak memerlukan pencarian dan pembacaan ulang file dari awal, cukup dengan klik data yang akan dibahas.

• Desk evaluasi

Fitur Desk Evaluasi memungkinkan auditor untuk mengetahui bagian mana saja yang belum dievaluasi.

• Visitas prodi

Melalui Visitasi Prodi, perguruan tinggi dapat mengetahui mana saja hal yang akan diaudit dan dijadikan pertanyaan.

• Laporan Rekapitulasi Daftar Temuan

Inilah fitur yang selalu dibawa saat rapat manajemen perguruan tinggi, yaitu Laporan Rekapitulasi Daftar Temuan. Ketika para auditor datang, kampus bisa fokus kepada proses audit tanpa perlu repot mencari, membuka, dan membaca ulang hal-hal yang dipertanyakan. Semua auditor dapat membaca data temuan baru yang harus diperbaiki dan terlihat dengan mudah. Sehingga sebelum rapat dimulai, para auditor sudah mendalami topik pembahasan.

Baca juga : Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Digital Ringankan Tugas Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi

Kesimpulan

Dengan hadirnya eSPMI, perguruan tinggi dapat lebih menghemat anggaran dan waktu. Penganggaran dana lebih tepat sasaran untuk meningkatkan mutu kampus. Selain itu, kerumitan audit dapat diminimalisir dengan otomasi penyampaian data-data yang cepat dan akurat. Hal terpenting adalah peningkatan mutu akan labih maksimal. Simak videonya: Kupas Implementasi eSPMI di Perguruan Tinggi