Istilah masterplan dan blueprint kampus masih sangat asing terdengar sejak ditetapkan 4 (empat) tahun yang lalu melalui Permenristekdikti Nomor 62 tahun 2017 tentang Tata Kelola Teknologi Informasi di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Bahkan belum ada lagi kabar pembaharuan melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Riset dan Teknologi, pasca dilakukan merger. Masterplan Teknologi Informasi dan Komunikasi (Masterplan TIK) atau Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi (RITIK) nampaknya masih lebih populer dikenal di kalangan Pendidikan Tinggi. Tidak jarang juga muncul persepsi bahwa blueprint sebagai sebuah dokumen yang sia-sia, karena tidak akan menjadi rujukan pada akhirnya. Stigma inilah yang harus sedikit demi sedikit dihilangkan. Mengingat TIK hari ini sudah menjadi keniscayaan untuk tidak diterapkan dalam agenda kampus dalam menyampaikan layanan terbaiknya. Pandemi juga memaksa organisasi pendidikan tinggi untuk concern dan terus berinovasi agar generasi muda (mahasiswa dan mahasiswi) bisa tetap belajar walaupun dalam keterbatasan tatap muka.
Baca juga: Tips Menjaga Keamanan Data dan Informasi Kampus
Pentingnya blueprint kampus bagi sustainability TIK di perguruan tinggi, akan coba dikupas sedikit dalam artikel ini. Sering kali kampus merasa hanya dengan aplikasi atau sistem informasi sudah sangat cukup untuk memberikan layanan terbaik bagi mahasiswa, dosen, tenaga pendidik dan para stakeholder kampus. Namun faktanya, sistem informasi yang dikembangkan secara sporadis tanpa perencanaan yang matang akan membawa bencana dikemudian hari. Fenomena belanja TIK yang menjulang tinggi, namun tidak dibarengi dengan membaiknya layanan di kampus adalah bukti nyata tidak adanya perencanaan terstruktur, serta kejelasan roadmap.
Perguruan tinggi sering kali masih latah, ikut-ikutan dan tidak membuat perencanaan atau grand design blueprint kampus yang apik serta feasible. Terlalu konseptual seperti menurunkan dari paper dan jurnal internasional tanpa mempertimbangkan kemampuan finansial serta sumber daya manusia tersedia, hanya akan menjadi bumerang dan efek bola salju yang mengerikan. Sudah saatnya kampus memetakan keperluan dengan kondisi terkini dan sasaran strategis yang akan dicapai pimpinan. Mengapa harus mempertimbangkan sasaran strategis? Agar inisiatif TIK ini tidak dianggap sebagai misi pihak-pihak tertentu yang tidak kongruen terhadap kejelasan visi dan misi pimpinan.
Dalam sebuah RITIK Perguruan Tinggi, blueprint kampus sangat diperlukan agar pendekatan operasional mampu menjadi aktivitas nyata yang mendukung capaian dan tujuan strategis. Penyelarasan RITIK di kampus dengan Rencana Strategis (Renstra) pimpinan aktif sudah menjadi harga mati serta harus menjadi perhatian banyak institusi pendidikan. Melalui blueprint kampus akan semakin jelas pula desain arsitektur setiap domain yang ada dalam implementasi TIK. Diantaranya terkait dengan sistem informasi, data, infrastruktur, sumber daya manusia, tata kelola dan layanan-layanan penting yang menjadi tugas pokok dan fungsi dari institusi pendidikan tinggi.
Baca juga: 3 Ciri Kampus Menjalankan Pengelolaan BLU Dengan Benar
Tanpa berpanjang lebar, berikut tips dari eCampuz dalam menyusun blueprint kampus agar investasi tidak sia-sia:
1. Pastikan Renstra pimpinan sudah terdokumentasi dan terpublikasi
Berdasarkan pengalaman, berbagai dokumen strategis di kampus sering kali tidak mudah untuk dikonsumsi dan ditemukan. Pun tidak jarang yang masih dalam wujud hardcopy. Ini bisa menjadi salah satu indikasi dan penyebab gagalnya penyelarasan strategi dengan aksi yang dilakukan kedepannya. Maka pastikan setiap artefak dalam kajian seputar TIK tersimpan dalam repository tunggal dan dapat dilihat oleh para pihak berkepentingan.
2. Pastikan di internal kampus terdapat personil yang mengawal implementasi
Banyak kajian tentang blueprint kampus yang didetailkan dari RITIK dan sudah diselaraskan dengan Renstra, tetapi tidak berjalan cukup baik. Ternyata setelah diinvestigasi lebih lanjut, kampus tidak mempersiapkan personil yang berdedikasi dan memadai untuk mengawal implementasinya. Perlu dilakukan review secara berkala dalam interval minimal 1 tahun sekali, terhadap apa yang sudah direncanakan serta bagaimana implementasinya.
3. Pastikan ada aturan atau kebijakan yang memayungi (landasan hukum)
Tidak jarang implementasi diyakini oleh pelaksana karena adanya titah yang jelas dan instruksi sebagai bukti perhatian pimpinan atas sebuah program kerja. Seperti Peraturan Rektor atau dokumen instruksi sejenisnya, mampu menjadikan blueprint dan bahkan masterplan TIK berjalan dengan baik. Selain itu, perlu juga dilakukan improvement dari waktu ke waktu sehingga investasi TIK yang dilakukan tidaklah sia-sia.
Semoga 3 tips diatas bisa menjadi catatan penting sebelum perguruan tinggi merencanakan menyusun blueprint kampus-nya. Agar manifestasi RITIK kampus dapat terwujud dan tidak dianggap sebagai kajian yang sia-sia. Selamat mencoba! Apabila perguruan tinggi Anda ingin mendapatkan asistensi lebih lanjut dapat menuju kepada laman eCampuz Services.
